De andere aanpak van bruggenbouwer Elaine bij de HAS

De andere aanpak van bruggenbouwer Elaine bij de HAS

Elaine Westerveld is 26 jaar. Na haar studie bestuurskunde begon ze ruim twee jaar geleden als Young Professional bij Omix. In die twee jaar heeft ze voor negen verschillende onderwijsinstellingen gewerkt en zich in een sneltreinvaart ontwikkeld. Eerst als roostermaker, maar inmiddels geeft ze leiding aan een team roostermakers en is ze adviseur onderwijslogistiek bij HAS Hogeschool. We spreken met Elaine en met haar opdrachtgever Patricia de Cocq, opleidingsdirecteur Toegepaste Biologie en projectleider Planning & Roostering.

Tekst: Edith de Wit
Fotografie: Lilian van Rooij
Gepubliceerd in april 2019

Elaine: “Voordat ik bij HAS kwam had ik bij acht andere onderwijsinstellingen gewerkt. Hierdoor had ik al een goed beeld van de concrete uitdagingen bij planning en roostering en ook hoe het onderwijsjaar in elkaar zit, met zijn pieken en dalen. Dat heeft me inzicht gegeven in het hele onderwijsproces, niet alleen het roosteren zelf. Dat ik deze ervaring meeneem is echt een voordeel. Ik merk dat ook in de projectgroep Planning & Roostering, waarvan ik deel uitmaak. Er wordt regelmatig naar mij gekeken en aan mij gevraagd hoe er bij andere onderwijsinstellingen met bepaalde uitdagingen wordt omgegaan en of de oplossingen die we hier bedenken ook werkbaar zijn in de praktijk.

De afgelopen tijd heb ik vooral ook geleerd dat als je iets wilt verbeteren, de uitdaging vooral zit in het meekrijgen van mensen in de verandering. Gelukkig kan ik goed luisteren, want daarmee begint het. Zo ontdek je wat iemand belangrijk vindt en hoe je hem of haar het beste verder kunt helpen. Je moet eerst het vertrouwen verdienen. Daarnaast is het belangrijk dat je om je heen kijkt en je afvraagt wat er beter kan. Vervolgens moet je ook de moed hebben om je hierover op een positieve manier uit te spreken, altijd met het belang van de organisatie voor ogen. En ten slotte helpt het als je stressbestendig bent en je je niet gauw uit het veld laat slaan als dingen anders gaan dan je verwacht.

Stijle leercurve

Iedere Young Professional begint als roostermaker. Door de steile leercurve die we doorlopen, kunnen we al gauw meer rollen goed invullen. Zo kunnen we bijvoorbeeld een team aansturen, zoals ik nu doe, of een adviserende rol hebben, maar je kunt ook denken aan het begeleiden van implementatietrajecten van nieuwe systemen of processen. Als generalisten met een brede blik kunnen Young Professionals een brug bouwen tussen onderwijs en onderwijsondersteuning. Ze kunnen dan ook goed ingezet worden in de rol van onderwijs- of opleidingscoördinator.”

Patricia de Cocq: “Begin van dit schooljaar hadden we problemen om onze roostering op orde te krijgen; we liepen achter de feiten aan. Elaine heeft ons toen als roostermaker geholpen om daar doorheen te komen. Het was een chaotische situatie, waarbij de emoties soms hoog opliepen. Elaine is iemand die de kalmte kan bewaren en steeds op een constructieve manier zoekt naar oplossingen, uitgaande van een gemeenschappelijk doel. Zij heeft geholpen om de rust weer terug te brengen.

Elaine Westerveld, Omix Young Professional

“Er wordt regelmatig naar mij gekeken en aan mij gevraagd hoe er bij andere onderwijsinstellingen met bepaalde uitdagingen wordt omgegaan en of de oplossingen die we hier bedenken ook werkbaar zijn in de praktijk.”

Om te voorkomen dat we ieder jaar met deze chaos geconfronteerd worden en om te zorgen voor een efficiënter en stabieler plannings- en roosterproces, zijn we gaan kijken waar het nu precies misging. Elaine heeft daar een heel heldere kijk op. Er was sprake van een situatie waarbij er ten aanzien van het rooster vrijwel geen randvoorwaarde of richtlijn voor het onderwijs was. Iedere docent kon vragen wat hij of zij wilde. Al deze verzoeken werden over de schutting gegooid, met de opdracht aan de roostermakers om er iets moois van te maken. De roostermakers zagen dit ook als hun taak en vonden het moeilijk om aan te geven dat het op deze manier bijna een onmogelijke opgave was geworden. Elaine heeft een andere aanpak. Zij communiceert duidelijk als ze ziet dat bepaalde wensen vanuit het onderwijs voor knelpunten in de roostering zorgen. Door te beschrijven wat ze ziet gebeuren en door vragen te stellen heeft ze ervoor gezorgd dat er bij de opleidingen meer bewustzijn is ontstaan over hun eigen rol en hun invloed op het rooster.

Patricia de Cocq opleidingsdirecteur Toegepaste Biologie, HAS

“Het is mooi om te zien dat zij als Young Professional door haar kennis en aanpak op een natuurlijke wijze senioriteit uitstraalt.”

Toen we midden in de roosterproblematiek zaten, ging ik iedere dag zelf aan het werk bij de roostermakers. Nu zorgt Elaine voor de dagelijkse operatie van het roosterproces en helpt ze mee om ook ons planningsproces beter in te richten. Het is mooi om te zien dat zij als Young Professional door haar kennis en aanpak op een natuurlijke wijze senioriteit uitstraalt. We hebben nu iedere vrijdag een lunchwandeling waarbij ze mij bijpraat en waarin ik haar kan coachen in haar nieuwe leidinggevende en adviserende rol. Zo helpen we elkaar verder.”