De rol van secretaris examencommissie

Ik vind het de taak van een Young Professional iets extra’s te leveren

De Spil. Spin in het web. Het Brein. Helicopterview. Termen en uitdrukkingen die onlosmakelijk zijn verbonden met de rol van secretaris examencommissie. Twee Omix Young Professionals, Renée Goosen (27) en Femke Goossens (27), hebben deze rol bij de Technische Universiteit Eindhoven (TUE) tijdelijk vervuld. Renée bij de faculteit Elektrotechniek en Femke bij Bouwkunde.

Tekst: Henk-Jan Winkeldermaat
Fotografie: Punkmedia
Gepubliceerd in februari 2021

“In eerste instantie kreeg ik als secretaris examencommissie beide faculteiten onder mijn hoede”, vertelt Renée. “Ik ben ambitieus, ik kan heel wat aan, maar dit bleek een overschatting te zijn: dit moesten twee fte’s worden. Femke kwam in de tweede maand om Bouwkunde van me over te nemen.” Eind februari 2020.

De functie van een secretaris examencommissie is een specialistische tak van sport binnen de onderwijslogistiek. De Champions League op het gebied van Kwaliteit en Toetsing. Femke en Renée zitten ruim een halfjaar – in coronatijd – bij de TUE. Binnen korte tijd hebben ze niet alleen de werkzaamheden in hun eigen faculteiten op orde, maar schrijven ze ook aan een adviesrapport voor alle acht faculteiten van de TUE.

“De Champions League op het gebied van Kwaliteit en Toetsing.”

Renée en Femke zijn beiden bevlogen Young Professionals. Renée is onderwijskundige, Femke socioloog, en allebei met een hart voor onderwijs.

Renée: “Ik heb onderwijskunde gestudeerd in Groningen, en mijn master in Nijmegen gedaan. Bij mij gaat het om hoe we leerlingen kunnen ontwikkelen zich later op de arbeidsmarkt staande te houden. Binnen het onderwijs is sprake van telkens nieuwe ontwikkelingen. Die vernieuwing trekt me erg aan.”

Femke heeft een master Stadsociologie met specialisatie onderwijs en heeft een andere insteek. “Ik werk in het onderwijs omdat ik de socialisatie gedachte interessant vind. Omgevingsfactoren zijn van invloed op het ontwikkelpad van mensen en kunnen voor ongelijkheid zorgen.  Onderwijs is een plek waar iedereen doorheen moet. Hier zie ik dan ook een mogelijkheid tot het creëren van meer gelijke kansen. Wanneer ik een steentje bijdraag aan het realiseren van beter onderwijs, kan ik indirect bijdragen aan meer gelijke kansen”. 

“Onderwijs is een plek waar iedereen doorheen moet. Hier zie ik dan ook een mogelijkheid tot het creëren van meer gelijke kansen.”

De examencommissie is een orgaan dat kijkt naar alle vragen rondom examens, fraude, en studentenverzoeken. Eigenlijk alle regels die vastgelegd zijn in het examenreglement per faculteit waar de studenten en de opleiding zich aan moet houden.

De rol van de secretaris examencommissie is spin in het web. Hij weet alles van de regels, het beleid, de landelijke ontwikkeling en de jurisprudentie. Van alle kanten komt informatie en die moet gecommuniceerd worden naar de commissievoorzitter.

Femke: “Die voorzitter is meestal een professor, en heeft het best druk. Als secretaris dien jij daarom alles goed in de gaten te houden. Je bent als enige fulltime met de examencommissie bezig. Met alle vragen, verzoeken, nieuwe ontwikkelingen over het examineren en de borging van kwaliteit.”

Een Omix Young Professional heeft meer te bieden dan een gangbare uitzendkracht of intercedent. Zo hebben Renée en Femke voor de examencommissies van alle acht faculteiten een adviesrapport geschreven. Daar is niet om gevraagd, dit gebeurt op eigen initiatief.

Renée: “Dit hebben we zelf geïnitieerd en dat is denk ik ook wel de meerwaarde van een Young Professional. Wij zitten diep in deze materie en willen graag dat de mensen die ons werk na ons overnemen in de meest optimale situatie het werk kunnen voortzetten. Zonder het wiel opnieuw te hoeven uitvinden. Zo’n adviesrapport helpt daar enorm bij. Niet alleen voor de secretaris, maar voor de hele commissie, en over de hele breedte van de universiteit.”

Renée: “In een evaluatiegesprek kwam naar voren dat de rol van secretaris nu meer kaders heeft gekregen. Diegene die het van ons over heeft genomen stapt nu op een heel andere manier in deze rol. Met templates en werkwijzen die er eerst niet waren. Het is nog steeds in ontwikkeling, maar de eerste stappen naar een efficiënte structuur zijn hiermee gezet.

“We leggen de lat als Young Professionals wel hoog. Ik kreeg van collega’s te horen dat ze al zo tevreden waren over hoe goed het proces nu loopt. Dat wij allebei dachten: ‘goed loopt? Dit kan nog veel beter!”

Femke: “We leggen de lat als Young Professionals wel hoog. Ik kreeg van collega’s te horen dat ze al zo tevreden waren over hoe goed het proces nu loopt. Dat wij allebei dachten: ‘goed loopt? Dit kan nog veel beter!’ Als wij niet binnen twee dagen op een e-mail hebben kunnen reageren, voelden we ons al vervelend, maar dan bleek de termijn van een maand om terug te mailen heel gangbaar te zijn.”

Renée: “Ik vind de TUE echt een leuke organisatie. Het fijne van de mensen bij de faculteit waar ik werkte is dat ze heel open en behulpzaam waren en ze je veel ruimte gaven om vragen te stellen. Soms was het onduidelijk bij wie je moest zijn en wie je om advies moest vragen, maar iedereen was heel makkelijk te benaderen.”

Femke vult aan. “Bij mij kwamen mensen soms met verhalen over processen die ze onhandig vonden, om vervolgens aan me te vragen: ‘Ja, misschien kunnen jij en Renée daar ook eens naar kijken?’ Haha, dat is toch een mooi compliment.”