Examencommissies in het Hoger Onderwijs in ‘coronatijd’.

Examencommissies in het hoger onderwijs in ‘coronatijd’.

Aan het begin van de coronacrisis kwamen examencommissies in het hoger onderwijs voor vele nieuwe vraagstukken te staan. Om maar eens enkele voorbeelden te noemen: Hoe kunnen we op korte termijn de kwaliteit van toetsen waarborgen die op afstand worden afgenomen? Hoe gaan we om met afwezigheid? Communiceren we een niet bindend studieadvies bij een opgeschort BSA? Welke eisen stellen we aan bachelor studenten die onder de zachte knip willen doorstromen naar onze masteropleiding? Hoe gaan we om met uitgestelde stages en wanneer geven we ook goedkeuring voor stages vanuit huis?

Dit soort nieuwe vraagstukken stonden niet alleen op de agenda aan de start van de coronacrisis, maar zijn ook nu nog de dagelijkse praktijk van examencommissies. Veel besluiten uit de crisistijd, kunnen gevolgen hebben voor de hele studieloopbaan van de student, alsmede voor de gehele onderwijsorganisatie. De normaal zo keurig vastgestelde studentstromen, waar in tal van onderwijsprocessen aan vast wordt gehouden, zijn doorbroken. Dit vraagt op veel gebieden om nieuwe procedures en processen.

Tekst: Renée Goosen
Gepubliceerd in september 2021

De rol van de examencommissie

De examencommissie borgt de kwaliteit van examinering binnen een opleiding. Het is de verantwoordelijkheid van de examencommissie dat elk diploma dat wordt afgegeven van dezelfde waarde is. De examencommissie handelt binnen de kaders van de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW), het Onderwijs- en Examenreglement (OER) en het Examenreglement (ER). Studenten en docenten kunnen bij de examencommissie een verzoek indienen waarover de examencommissie een besluit neemt. Ook besluit de examencommissie bij onregelmatigheden in examinering. Om tot een weloverwogen besluit te komen wint de examencommissie advies en informatie in van verschillende partijen zoals studentdecanen, studieadviseurs, beleids- en kwaliteitsadviseurs of onderwijsjuristen. Betrokkenen worden gehoord indien dat nodig, gewenst of voorgeschreven is. Ook de jurisprudentie speelt een belangrijke rol bij het nemen van een besluit; er wordt gekeken naar wat is besloten in een soortgelijke situatie waar de examencommissie eerder mee te maken heeft gehad. De secretaris van de examencommissie is hierbij een belangrijke spin in het web; deze verzamelt de benodigde informatie en adviezen, duikt in de jurisprudentie, en geeft op basis hiervan advies tot welk besluit de informatie leidt. Ook borgt de secretaris de uitvoerbaarheid van de besluiten van de examencommissie. Een geordende administratie is onmisbaar voor het bekleden van deze adviesfunctie.   

Invloeden van de coronacrisis

In de coronacrisis komt de examencommissie voor nieuwe uitdagingen te staan om enerzijds de kwaliteit van de examinering te blijven borgen en anderzijds zoveel mogelijk continuïteit voor studenten te blijven bieden zodat zij zo min mogelijk studievertraging oplopen. Zo moet de omslag naar veelal digitaal toetsen in een rap tempo gemaakt worden, hetgeen ook aanpassing van het toetskader en -beleid vereist. Wanneer digitaal toetsen niet mogelijk is, moeten alternatieve toetsvormen door de examencommissies worden goedgekeurd. Tegelijkertijd moeten studenten een gelijke kans krijgen met of zonder corona, terwijl het diploma dat zij behalen in coronatijd evenveel waard moet blijven als voor- en na coronatijd. De examencommissie komt voor nieuwe casussen te staan om over te besluiten, maar krijgt ook nieuwe kaders en regelingen vanuit bijvoorbeeld de overheid en onderwijsinstelling waarbinnen zij moet besluiten. Dit vergt van de secretaris om nauwkeurig overzicht over de aangepaste en nieuwe regelingen te houden. Ook moet de secretaris steeds goed in de gaten houden hoe de mogelijke besluiten toepasbaar en uitvoerbaar zijn bij de betreffende opleiding.

“De examencommissie komt voor nieuwe casussen te staan om over te besluiten, maar krijgt ook nieuwe kaders en regelingen.”

Veranderingen in studentstromen

Om de continuïteit in studie zoveel mogelijk te behouden gaan examencommissies veelal soepeler om met gebruikelijke regels rondom volgordelijkheid en eisen, wanneer dit geen afbreuk doet aan de kwaliteit van het onderwijs en toetsing. Een voorbeeld is het verlenen van toestemming om het afstuderen en stage om te draaien wanneer daar een geldige reden voor is. De sluiting van bedrijven maakt het vaak lastiger om een passende stage te vinden met voldoende begeleiding, waardoor sommige studenten de stage al dan niet vrijwillig hebben uitgesteld. Een ander voorbeeld is het toestaan van alternatieven of vrijstellingen voor verplichte practica onderdelen die niet aangeboden kunnen worden door de coronamaatregelen. Ook is op veel onderwijsinstellingen de eis dat de bachelor compleet afgerond moet zijn voordat studenten aan de master mogen beginnen versoepeld. Dit noemt men de zogenoemde ‘zachte knip’ in plaats van de ‘harde knip’. Om studievertraging te voorkomen, mogen studenten die hun bachelor nog net niet hebben afgerond, maar wel aan bepaalde eisen voldoen, alvast aan hun master beginnen. De bachelor moet dan wel binnen een vastgestelde tijd afgerond zijn, om met de master door te mogen gaan. Dit betekent echter dat deze studenten tijdens hun master nog hun bachelor moeten afronden en hier rekening mee moeten houden in hun studieplanning. Ondanks de inspanningen en aangepaste regelingen heeft de coronacrisis voor veel studenten toch studievertraging tot gevolg. De oorzaken zijn divers; van persoonlijke omstandigheden als ziekte, tot uitstel van studieplannen in het buitenland. Daarnaast is het niet ondenkbaar dat studenten ook na de coronacrisis nog de nodige naweeën in hun studiepad zullen ondervinden. Denk aan psychische gevolgen, moeite om de normale gang van zaken weer op te pakken. Maar ook opgelopen studievertraging, een mogelijke verandering in gemiddelde resultaten, of studieonderdelen die nog ingehaald moeten worden. Dit is een greep uit talloze voorbeelden die veranderingen in studentstromen met zich mee brengen.

(Bindend) Studie Advies

Een belangrijke regeling uit maart 2020 die een verandering in studentstromen teweeg brengt is de afspraak van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met de Vereniging van Universiteiten (VSNU), de Vereniging Hogescholen (VH), het Interstedelijk Studenten Overleg (ISO) en de Landelijke Studenten Vakbond (LSVb) over uitstel van het Bindend Studie Advies (BSA) wanneer studenten door de coronacrisis niet aan de benodigde studiepunten voldoen. Hierdoor kregen studenten uit cohort 2019-2020 een opgeschort advies en zullen aan het einde van 2020-2021 het definitieve advies krijgen. Dit blijkt nu echter nog steeds tijdens de ‘coronatijd’ te zijn. In de politiek is al langer discussie over het bindende karakter van het studie advies. Volgens de WHW is een studieadvies aan het einde van de propedeutische fase verplicht (art. 7.8), maar het hoeft niet bindend te zijn en een afwijzing om de studie voort te zetten tot gevolg te hebben. Het is wellicht interessant voor examencommissies om te bekijken hoe groot het percentage studenten is dat door het opgeschorte advies is verdergegaan in het tweede jaar, en hoeveel procent van de studenten die eigenlijk een negatief BSA zou hebben ontvangen, de studie succesvol afrond.

‘Coronatijd’

De coronacrisis is nog niet voorbij, maar wanneer kunnen we straks zeggen dat deze voorbij is? Is dat wanneer alles weer bij het ‘oude normaal’ is? Hoewel het eindpunt van de coronacrisis niet duidelijk aan te geven zal zijn, staat wel buiten kijf dat de doorwerkende kracht van maatregelen in de gaten gehouden moet blijven worden. Want ook ná de coronatijd kunnen de regelingen getroffen in de coronacrisis nog invloed hebben op het studieprogramma van studenten. Examencommissies zullen dus voorlopig nog met uitzonderingen te maken blijven krijgen waarvan de oorzaak bij de coronacrisis ligt. Bij corona gerelateerde regelingen is het daarom van belang om duidelijk vast te stellen in welke periode of voor welke cohorten deze gelden. Wanneer een student een studie onderbreekt door corona gerelateerde redenen en deze weer oppakt na coronatijd, kan de examencommissie immers ook nog jaren later te maken krijgen met destijds genomen corona-regelingen in het studieprogramma van de student. Hier ligt een essentiële taak bij de secretaris van de examencommissie om de aangepaste en nieuwe corona-gerelateerde regelingen, verzoeken, communicatie en besluiten goed vast te leggen en scherp in het vizier te blijven houden. Wanneer dit afwijkingen in een studieprogramma tot gevolg heeft, moet de examencommissie bij het laten slagen van de examenkandidaat namelijk duidelijk hebben waar die afwijkingen vandaan komen en of er toestemming voor is verleend.

Gevolgen voor de onderwijslogistiek

Veranderingen in studentstromen hebben grote implicaties voor de lopende onderwijsprocessen, die daar vaak nog niet op zijn ingericht. Denk aan inhaallessen van uitgevallen practica zodra het weer mag, overlappende colleges voor studenten die hun bachelor afronden terwijl ze hun master volgen, een run op stageplaatsen zodra het weer kan, aangepaste inschrijvingseisen, administratie van behaalde studiepunten, aanwezigheidsbeleid, organisatie van een bulk aan uitgestelde diploma-uitreikingen, onvoorspelbaarheid in groepsgroottes en instroom van buitenlandse studenten, en ga zo maar door. Meer studenten zullen van de gebaande studiepaden zijn afgeweken, terwijl de voorspelbaarheid van studentstromen voor deze processen normaal juist zo’n belangrijke basis vormt. Het vooruit kunnen kijken, cruciaal voor de onderwijslogistiek, wordt lastiger. De veranderingen in studentstromen vragen dat er voorlopig nog aandacht moet blijven voor de implicaties op allerlei onderwijslogistieke processen. Het vraagt om aanpassingen in deze processen en procedures, en soms zelfs om een inrichting van een compleet nieuw proces. Er zullen voorlopig wellicht nog verschillende scenario’s uitgewerkt moeten worden. Een belangrijke rol die voor de secretaris van de examencommissie is weggelegd, is om vooruit te kijken naar de gevolgen van besluiten op de processen in de onderwijslogistiek. Zo kan de examencommissie dit meenemen in hun overwegingen en is er besef van de implicaties van gemaakte keuzes. Vervolgens ligt de kracht van een goede secretaris om processen bij te stellen of vorm te geven die de besluiten van de examencommissie tot een goede uitvoer laten komen en dit goed af te stemmen met de uitvoerders van het proces. Dit vergt inzicht van de secretaris in de onderwijsprocessen binnen de instelling en het vertalen van de besluiten van de examencommissie naar een praktische uitvoering zoals bedoeld.

Toekomstperspectief

Er is veel aandacht voor structurele veranderingen in het onderwijs als gevolg van de coronacrisis. Welke lessen zijn geleerd? Denk hierbij aan het blijven aanbieden van online onderwijs en thuiswerken. Een hierboven beschreven gevolg voor het hoger onderwijs is dat er verschillende studentstromen zijn ontstaan, doordat het onderwijs in feite flexibeler werd op gebieden dat het kon. Worden deze regelingen die het onderwijs flexibeler maken weer teruggedraaid als de coronapandemie voorbij is, of blijven de studentpaden flexibeler en meer aangepast aan de individuele student, daar waar het kan? Het kan voor opleidingen zeker interessant zijn om na te denken welke lessen er zijn geleerd in flexibilisering van onderwijs en welke behoefte daar eigenlijk aan is.