Hoe slim organiseren leidt tot minder werkdruk

Hoe slim organiseren leidt tot minder werkdruk

Drie jaar geleden kreeg de bacheloropleiding Verpleegkunde van Hogeschool Utrecht een nieuw onderkomen aan de Heidelberglaan, hartje campus. Met 1850 studenten en 110 medewerkers is de opleiding de grootste bachelor binnen de hogeschool. De opleiding is volop in ontwikkeling, ook op het gebied van onderwijslogistiek. We praten met opleidingsmanager, Marleen Schultz en Omix Young Professional, Ruben Huisman, sinds een jaar gedetacheerd bij de bacheloropleiding, eerst als roostermaker en nu als onderwijscoördinator. Hoe werken Marleen en Ruben aan beter onderwijs?

Tekst: Edith de Wit
Fotografie: Lilian van Rooij
Gepubliceerd in oktober 2018

Slim organiseren

Marleen: ”We hebben in vier jaar tijd een enorme groei doorgemaakt. Het aantal studenten en medewerkers is in die tijd nagenoeg verdubbeld. De numerus fixus van de opleiding is losgelaten, waardoor er, in plaats van 450 startende studenten, het afgelopen schooljaar zo’n 800 eerstejaars waren en dertig nieuwe docenten. Tegelijkertijd is er op niveau van de hogeschool ook veel gebeurd. Alle opleidingen zijn nu ondergebracht op De Uithof. Dit betekent dat de beschikbare ruimte met meer opleidingen gedeeld moet worden. Een flinke uitdaging, maar door de aard en opzet van onze bachelor hadden we ons onderwijs eigenlijk al efficiënt georganiseerd. In tegenstelling tot de meeste bacheloropleidingen loopt hier iedere student ieder jaar stage. Er is echter maar een beperkt aantal stageplaatsen. Dat moesten we dus al slim organiseren. Van de eerstejaarsstudenten loopt groep één stage in de tweede periode, groep twee in de derde periode en groep drie in de vierde periode. In de jaren daarna duurt de stage een halfjaar en verdelen we de studenten over twee groepen die elkaar spiegelen. Door groepen zo te splitsen is de druk op onze lokalen automatisch veel gelijkmatiger. Het is bij ons niet zo dat alle studenten van een bepaald jaar allemaal tegelijk op stage of op school zijn.“

Lessen in de avonduren

”Daarnaast hebben wij binnen onze bachelor speciale lokalen waarin de studenten verpleegtechnische vaardigheden leren“, vervolgt Marleen haar verhaal. “Deze praktijklokalen zijn relatief duur en het is belangrijk dat ze zo efficiënt mogelijk worden gebruikt. Daarom hebben wij ervoor gekozen om ook in de avonduren les te geven. Iedere docent geeft één avond in de week les. Dat is voor ons vakgebied niet zo raar; verpleegkundigen werken ook niet van negen tot vijf. Door deze maatregel wordt de beschikbare ruimte optimaal benut.“

Nieuwe methode voor inzetplanning

Ruben: “Ik ben hier in mei 2017 begonnen in de rol van roostermaker. Dat was net in de periode dat er een nieuwe aanpak van de onderwijsplanning was geïntroduceerd. Tot dat moment planden de manager en de onderwijscoördinator, op aangeven van de cursuscoördinatoren, de lessen voor alle docenten. In 2017 namen de docenten deze taak met behulp van zelfplanning over. Deze nieuwe aanpak had twee doelen: docenten meer autonomie geven bij het invullen van hun takenplaatje en het plannings- en roosteringsproces soepeler laten verlopen. In deze nieuwe werkwijze bepalen de docenten zelf en met elkaar welke lessen ze willen geven.”

Marleen: ”Voorheen zag je dat de cursuscoördinatoren naar eigen voorkeur en inzicht uren gingen verdelen over docenten. De ene docent kreeg te veel
uren, de ander te weinig. Docenten zagen ook niet van elkaar wie welke lessen kreeg toebedeeld. Voor de vakantie hadden ze wel enig idee wat ze komend studiejaar zouden gaan doen, maar omdat de planning roostertechnisch niet mogelijk was, werd het uiteindelijke rooster toch heel anders. De onderwijscoördinator had een hele bepalende functie, terwijl eigenlijk de docenten zelf verantwoordelijk zouden moeten zijn voor de verdeling van de lessen.“

Veranderde rol voor docenten en onderwijscoördinator

Marleen: “Bij de nieuwe aanpak hebben we het complete onderwijs op grote posters met een planning op lesniveau in beeld gebracht. Op deze posters konden de docenten zelf aangeven welke lessen ze wilden geven. Na twee weken hebben we alles in de planning opgenomen en gekeken waar de hiaten zaten, of voor welke lessen te veel gegadigden waren. Dan volgde de tweede ronde en konden de docenten overleggen om de planning alsnog rond te krijgen. Ik vond het mooi om te zien dat ze dan voor de poster stonden en samen bespraken hoe ze dit gingen aanpakken. Een beetje geven en nemen.”

Ruben: “We hadden afgelopen jaar niet alleen te maken met die nieuwe aanpak van de inzetplanning, maar ook met dertig nieuwe docenten. Op een bestand van 110 medewerkers is dat enorm. Voordeel daarvan was dat zij meteen meegingen in het nieuwe systeem. Voor hen was het wel lastiger omdat je als beginnende docent nog niet zo goed weet welke lessen je het beste liggen. De rol van de onderwijscoördinator is veranderd, die is veel meer coachend geworden. De beslissing over wie, welke les doet ligt nu bij de docenten zelf.”

Steeds leren en verbeteren Marleen: “Een bijkomend voordeel van deze verschuiving is dat er meer ruimte komt voor de persoonlijkheid van de docent. Vroeger hadden we het uitgangspunt dat iedere docent alle lessen moest kunnen geven, omdat dat gemakkelijker voor de planning was. Dat criterium hebben we losgelaten. Docenten kiezen zelf wat ze leuk vinden. Als ze dat willen kunnen de docenten eens een les doen die ze nog niet eerder hebben gegeven. Daarin worden ze dan getraind. Het is een stimulans voor docenten om ook zelf te blijven leren en ontwikkelen. En als iemand toch het liefst steeds dezelfde lessen verzorgt, kun je je afvragen waarom dat een probleem zou zijn. Door de nieuwe aanpak is de werkdruk ook minder geworden. Als je alle lessen moet kunnen verzorgen, moet je veel meer verschillende lessen voorbereiden.”

Ruben: ”Ik zit al met al nog maar een jaar bij deze opleiding maar ik heb hier al zoveel geleerd! Hier heerst echt een cultuur van het samen steeds beter willen én gaan doen. Vorig jaar zaten we nog in een overgangsfase, maar zelfs toen liep het roosterproces al soepeler dan de jaren daarvoor. Dit jaar merk ik dat iedereen al wat meer gewend is aan de nieuwe manier van werken. Doordat de planning goed wordt doordacht en besproken, weten docenten beter waar ze aan toe zijn en is het werk voor de roostermaker een stuk plezieriger geworden. Ook voor hen betekent de nieuwe aanpak een vermindering van hun werkdruk. Het zou een mooie, volgende stap zijn als we de planning, die we nu dus nog handmatig laten invullen op de posters, kunnen digitaliseren. Maar het voordeel van de posters is dat deze heel goed de complexiteit van het onderwijs zichtbaar maken. Deze manier van planning zorgt ervoor dat alle docenten een goed overzicht hebben van hoeveel onderwijs er plaats gaat vinden en maakt ze bewust van de enorme puzzel die de inzetplanning en roostering is.”