Onderwijslogistiek in de basis

Onderwijslogistiek in de basis

Het zichtbare gedeelte van de onderwijsijsberg is bij iedereen bekend, maar wat er achter de schermen gebeurt is voor velen onbekend terrein en ligt onder het spreekwoordelijke wateroppervlak. Voordat (en nadat) docenten lessen kunnen geven aan studenten, wordt er achter de schermen van het onderwijs enorm veel werk verricht. Deze werkzaamheden vallen onder het begrip ‘onderwijslogistiek’. Wat? Onderwijslogistiek? Juist ja, onderwijslogistiek. Werkzaamheden die onmisbaar zijn voor het onderwijs, maar vaak onzichtbaar zijn voor het grote publiek. Maar wat bevindt zich allemaal in het verborgen gedeelte van die grote onderwijsijsberg?

Tekst: Jorn de Reus en Ellen Coerdes
Gepubliceerd in september 2021

Als student sta je waarschijnlijk niet stil bij de vele zaken waar de onderwijslogistiek zich mee bezig houdt.

Je weet dat er een rooster wordt gemaakt (hoopt dat deze voordelig uitpakt) en dat jouw studievoortgang ergens wordt genoteerd zodat jij je diploma kan halen. Studentadministratie heb je slechts nodig wanneer een cijfer verkeerd in het systeem wordt gezet en je doet een beroep op de examencommissie als je bijvoorbeeld vrijstelling voor een bepaald vak wilt of voor andere bijzondere omstandigheden. Ook docenten hopen op een gunstig rooster, maar ze zijn zich evengoed niet altijd bewust van de complexiteit van het plannings- en roosterproces dat hieraan voorafgaat.

Afgezien van het daadwerkelijke onderwijs zelf is roosteren misschien wel het meest concreet in het plaatje van de onderwijslogistiek. Iedereen is ermee bekend, het is de laatste schakel die ervoor zorgt dat het onderwijs daadwerkelijk op een plek en tijd kan plaatsvinden. Een roostermaker houdt niet alleen rekening met de essentiële informatie over de vakken, lestijden en locaties, maar ook met de wensen van docenten, eventuele afwijkende studiedagen, last-minute wijzigingen en randvoorwaarden voor de studenten. Het vak van een roostermaker is zo simpel nog niet, en er gaan vaak weken voorbij voordat er een betrouwbaar rooster is. Het verzamelen van alle informatie in de weken voorafgaand aan het roosteren noemen we het plannen. Die werkzaamheden alleen zijn soms al zo uitgebreid, dat er een aparte vacature voor is.

Het verzamelen van alle informatie in de weken voorafgaand aan het roosteren noemen we het plannen.

Die werkzaamheden alleen zijn soms al zo uitgebreid, dat er een aparte vacature voor is. Maar niet alleen de planner of roostermaker houdt zich bezig met het mogelijk maken van onderwijs. Het zogenoemde onderwijslogistieke model laat nog tal van andere belangrijke elementen zien. Zo begint het onderwijs bij een curriculum, een abstract idee van wat het onderwijs moet inhouden. Dan worden er regels en voorwaarden opgesteld door de examencommissie in het onderwijs –en examenreglement (de OER). Hierna vullen coördinatoren, docenten en andere belanghebbenden de onderwijscatalogus in met concrete vakken en modules. Pas hierna kan het roosterproces van start gaan. En dan is het jaar nog niet eens begonnen! Feitelijk gaat het bij onderwijslogistiek dus om allerlei processen die een rol spelen vanaf het moment van oriënteren en aanmelden van een student tot aan de uiteindelijke diplomering. Tussen deze uiteinden in bevinden zich onder andere toelating, toetsing, evaluatie, cijferregistratie, managementinformatie en onderwijsontwikkeling.

Het onderwijs is, misschien wel meer dan ooit, in beweging: de roep van studenten om individuele leerroutes en flexibilisering wordt steeds luider en het onderwijs wordt steeds vaker (soms noodgedwongen) online gegeven. Dit heeft niet alleen gevolgen voor studenten en docenten, maar ook zeker voor professionals in de onderwijslogistiek. Immers, elke (beoogde) nieuwe onderwijsvorm vereist verandering in de organisatie en logistieke processen van onderwijs. Elk schakeltje van het onderwijslogistieke model hangt samen met andere schakels die constant invloed op elkaar uitoefenen. Het onderwijs en de logistiek hiervan is nooit af en altijd in beweging. Het topje van de onderwijsijsberg is zichtbaar aan het veranderen, mede mogelijk gemaakt door de bulk die onder water ligt.