Onmisbare stappen voor een soepele implementatie

Onmisbare stappen voor een soepele implementatie

Inbedding informatiesystemen vaak onderschat

Een goede voorbereiding draagt bij aan beter onderwijs. Informatiesystemen zijn een belangrijk onderdeel voor het goed organiseren van onderwijs. De basis hiervoor bestaat uit onderwijsplanningssystemen, zoals Xedule, en het leerling- of studentenvolgsysteem, bijvoorbeeld Osiris. Het implementeren van een nieuw informatiesysteem wordt meestal voorafgegaan door een Europese aanbesteding. Bij een dergelijke aanbesteding moet er een goede balans gevonden worden tussen euro’s en kwaliteit. Helaas wordt de hoeveelheid tijd, energie en geld die nodig is voor een succesvolle inbedding van het informatiesysteem vaak onderschat. Dit staat een naadloze overgang in de weg.

Tekst: Rudi ter Riet
Fotografie: Lilian van Rooij
Gepubliceerd in oktober 2019

Grote impact op gebruikers

Het implementeren van een nieuw informatiesysteem heeft een grote impact op alle gebruikers. Er verandert veel in de dagelijkse handelingen voor student, docent, onderwijsondersteuner en management. Om deze verandering goed te kunnen managen is een aantal voorbereidingen nodig:

  • het creëren van een klimaat voor succes;
  • het creëren van een breed draagvlak en verankeren van de implementatie;
  • het vertrouwd maken met de verandering onder de gebruikers.

Succesklimaat

Voor het creëren van het juiste klimaat zijn de verschillende factoren van belang bij een implementatie. Allereerst is het belangrijk een solide projectleider met een pragmatische en mensgerichte aanpak aan te stellen. Daarnaast is de beschikbaarheid van inhoudelijke deskundigheid op het gebied van zowel het oude als het nieuwe informatiesysteem en de ondersteunende administratieve processen een succesfactor. Dit om het inrichten van het systeem, waarbij ook nadrukkelijk rekening wordt gehouden met de uitzonderingen binnen de organisatie, goed te laten verlopen. Tot slot is van belang dat vanaf de start van de implementatie het (functioneel) beheer wordt meegenomen in de verandering. Het beheer vormt de ruggengraat van een succesvol gebruik van het informatiesysteem.

Ownership binnen de organisatie

Draagvlak creëren betekent ervoor zorgen dat je van tevoren ondersteuning en goedkeuring binnen de organisatie verwerft voor plannen die je wilt gaan uitvoeren of beslissingen die je wilt gaan nemen. Geef mensen de mogelijkheid om te kunnen meedenken, meebeslissen en te kunnen wennen aan het idee van de verandering en zorg dat ze zich betrokken voelen bij het proces. Creëer een gevoel van ‘ownership’. Dit betekent een gecoördineerde communicatie en het managen van de verwachtingen: Wat betekent het voor mij als gebruiker?
Implementaties van nieuwe informatiesystemen in het onderwijs zorgen er vaak voor dat een gedeelte van de gebruikers van registreerder naar regisseur promoveren. Dit vergt veel HRM-aandacht, omdat de rollen goed moeten worden vervuld.

Gebruikers vertrouwd maken

Als het gaat om het implementeren van informatiesystemen, zijn er twee oriëntatiepunten: de techniek en de gebruikers. Het is een tijdrovend proces, maar het trainen en begeleiden van de gebruikers is een keyfactor. Dit geldt zowel voor het gebruiken van de applicatie zelf, als de processen er omheen. De gebruikers, de administratieve processen en de systemen moeten optimaal op elkaar worden afgestemd en vastgelegd. Stap voor stap moeten de gebruikers vertrouwd gemaakt worden met de nieuwe werkwijze. Calculeer daarom bij het implementatieproces ook de hulp van professionals in om het werken met het nieuwe informatiesysteem te optimaliseren. Daarbij gaat het niet alleen om kennis van techniek van de applicatie, maar ook om de cultuur van de onderwijswereld en de samenhang met de onderwijslogistieke processen op het gebied van aanmelden, toelaten, inschrijven en studievolg.

Aan het eind van het optimalisatietraject is de zelfredzaamheid van de gebruikers zo goed ontwikkeld dat ze voldoende deskundig zijn om zelfstandig met het nieuwe systeem te kunnen werken. Als de administratie op deze manier wordt ondersteund staat niets meer in de weg om aan het einde van het proces naadloos over te gaan naar het nieuwe systeem. 

Sleutelpositie voor stuurgroep

Tot slot is governance, oftewel het bestuur en de beheersing van het project, essentieel. De stuurgroep vormt een sleutelpositie. Vaak wordt vergeten om in de stuurgroep alle drie de stakeholders vertegenwoordigd te laten zijn: de opdrachtgever van de implementatie, de echte gebruiker en de leverancier. De stuurgroep moet ook zorgen voor de kwaliteitsbewaking en de borging van het project, bij voorkeur ondersteund door de projectleider.

Het blijft mensenwerk

De ontwikkelingen op het gebied van onderwijsplanningssystemen en het Leerling/Studenten Informatie Systemen zijn in rap tempo gegaan. De taken van de studentenadministratie zijn meegegroeid. Was de studentenadministratie in de jaren 80 nog vooral bezig met het registreren en verwerken van allerhande data, nu is die rol uitgegroeid tot functioneel applicatiebeheerder die gebruikers ondersteunt, begeleidt en traint. Van administratief medewerker tot key user die alle ins en outs van het systeem kent en vooral ook de taal van het onderwijs spreekt.
“Zo kunnen wensen vanuit het onderwijs goed worden vertaald in het systeem, waardoor uiteindelijk de gewenste informatie, op de gewenste manier uit het systeem gehaald kan worden door de opleiding”, zegt Jacky Nijhof, beleidsmedewerker Student Affairs & Logistic van de Universiteit Twente elders in deze uitgave van De link. Hoe veelzijdig de nieuwe informatiesystemen ook zijn, het functioneel beheer dat leidt tot een succesvol gebruik ervan blijft mensenwerk.

Opkomst Studenten Informatie Systemen

Studenten/Leerlingen Informatie Systemen hebben de afgelopen 20 jaar een enorme vlucht genomen. Inmiddels zien we alweer de vierde SIS-generatie opkomen.

Alles via de studentenadministratie
Tot ver in de jaren tachtig van de vorige eeuw was het de studentenadministratie die alles wat met de student en zijn studie te maken had registreerde. Elk briefje, elk formulier, iedere adreswijziging, tentamenuitslag etc. werd netjes ingevuld en verwerkt, en vervolgens keurig opgeborgen in mappen en archiefkasten.

Eerste SIS-generatie
Eind jaren tachtig, begin jaren negentig worden de eerste Studenten Informatie Systemen in gebruik genomen. Deze eerste SIS-generatie richt zich nog vooral op het registreren van resultaten en de bijbehorende studiepunten. Meer is in feite ook nog niet nodig. Lessen worden klassikaal gegeven, wie aan het eind van het jaar niet aan de norm voldoet, mag niet naar het volgende jaar en oog voor individuele voortgang is binnen het onderwijs nog ver te zoeken.

Tweede SIS-generatie
De tweede SIS-generatie zien we in de jaren negentig ontstaan. Het onderwijs verandert. Studenten kunnen meer individuele keuzes maken. Daarop moet het Studenten Informatie Systeem worden aangepast. De nadruk ligt meer op het individuele studieprogramma van de student. In de nieuwe generatie informatiesystemen kan de student zelf een aantal gegevens invoeren en beheren.

Derde SIS-generatie
De individualisering en de vraag naar modulair en flexibel onderwijs groeit. Zo ook de mogelijkheden door internet. Studenten kunnen 7 dagen per week 24 uur bij hun gegevens en kunnen via self-servicecomponenten alles via internet beheren. Docenten voeren rechtstreeks de resultaten van toetsen in en beheren zelf hun onderwijseenheden. Mentoren, studieadviseurs en studieloopbaancoaches kunnen, samen met de student, met behulp van het SIS het individuele studieprogramma van de student en de resultaten volgen.

Vierde SIS-generatie
De sky lijkt de limit. Flexibilisering en individualisering in het onderwijs vieren hoogtij. De nieuwste SIS-generatie, aangeboden via een portal met diverse applicaties en services, faciliteert de student op alle fronten bij flexibel onderwijs. Maatwerk pur sang dus. Dat brengt tegelijkertijd een nieuwe uitdaging met zich mee: hoe kan je dat maatwerk en de daarbij behorende koppelingen zo standaardiseren, documenteren en optimaliseren dat het organiseerbaar, doceerbaar, studeerbaar en vooral ook betaalbaar blijft. Moet er in het applicatielandschap ruimte zijn voor iedere specifieke wens van elk domein en elke faculteit, of wordt er, om het beheersbaar te houden, gezocht naar uniformiteit en naar een landschap met zoveel mogelijk standaardkoppelingen?