Paula doorloopt een steile leercurve bij de Haagse Hogeschool

Paula doorloopt een steile leercurve bij de Haagse Hogeschool

In november 2017 startte Paula Dun bij de Haagse Hogeschool als assistent van een senior Omix adviseur. Nu, bijna twee jaar later verlaat ze Den Haag voor een nieuwe uitdaging als procesmanager bij Fontys Hogescholen. Samen met haar opdrachtgever bij de Haagse Hogeschool, projectleider Pieter Gremmen blikken we terug op de afgelopen twee jaar.

Tekst: Edith de Wit
Fotografie: Lilian van Rooij
Gepubliceerd in oktober 2019

Pieter vertelt over de beginfase van het project: “Toen Paula hier binnenkwam waren we al bijna een jaar bezig met een groot project om het roosterproces te verbeteren. Doel was om de studenttevredenheid met het rooster te verhogen. We hadden net de inventarisatiefase afgerond waarbij we in kaart hadden gebracht wat studenten belangrijk vonden ten aanzien van het rooster. Daarvoor hadden we een aantal workshops georganiseerd. Ook was ik bij andere hogescholen langs gegaan om te kijken hoe zij het roosteren georganiseerd hadden. Deze inventarisatiefase resulteerde in een plaat met daarop twaalf wensen van studenten; een idee van hogeschool Saxion dat wij hebben overgenomen. Die twaalf wensen hadden o.a. betrekking op de voorspelbaarheid en stabiliteit van het rooster. Deze twaalf wensen hebben als uitgangspunt gediend voor het programmaplan dat we vervolgens hebben opgesteld. Het was toen al wel duidelijk dat dit geen eenvoudige klus zou worden. Omdat we zelf niet de noodzakelijke onderwijslogistieke kennis in huis hadden hebben we aan Omix gevraagd om ons hierin te ondersteunen.”

Ontwerp

Paula werd als Young Professional ingevlogen om een senior Omix adviseur te assisteren. “Ik had daarvoor al verschillende opdrachten gedaan op het gebied van planning en roostering. Voor mij was het een mooie stap om na het meer operationele werk nu bezig te gaan met procesontwikkeling. In de onderwijslogistiek grijpen veel verschillende processen in elkaar. Als je een goed en stabiel rooster wilt realiseren, moet je niet alleen het roosterproces zelf bekijken maar naar alle onderdelen van de keten, bijvoorbeeld de inzetplanning, om mogelijke knelpunten al in een vroeg stadium te kunnen ondervangen. Uiteindelijk zijn we de hele planningsketen opnieuw in kaart gaan brengen, zes hoofdprocessen, vanaf curriculumontwikkeling tot en met de uiteindelijke roostering. We hebben hiervoor workshops georganiseerd en proof of concepts ontwikkeld, waarbij we steeds zowel mensen van het onderwijs als van de ondersteuning hebben betrokken.” Pieter voegt toe: “In deze fase hebben we niet alleen gekeken naar de proceskant, waar Paula zich voornamelijk mee bezighield, maar ook met de noodzakelijke veranderingen op het gebied van onze organisatiestructuur en de geautomatiseerde ondersteuning.”

“We hebben een implementatieorganisatie opgezet om deze verandering goed te begeleiden en uiteindelijk te borgen in de organisatie.”

Implementatie

Pieter vervolgt: “De ontwerpfase duurde ongeveer een halfjaar. Toen we de gewenste situatie in kaart hadden gebracht konden we beginnen met de implementatie. We wilden dat meteen hogeschoolbreed doen. Geen sinecure, een dergelijke grootschalige operatie vraagt om een meerjarenplan. We zouden overgaan op andere processen, een ander computersysteem en het voormalige roosterbureau moest worden omgevormd tot een team onderwijsplanning, dat duidelijk een andere rol kreeg en waarvoor we ook nieuwe mensen moesten aannemen. We hebben een implementatieorganisatie opgezet om deze verandering goed te begeleiden en uiteindelijk te borgen in de organisatie.” Wat betekende dit alles voor de rol van Paula? “Mijn collega was inmiddels niet meer beschikbaar voor deze opdracht en omdat ik al had meegedraaid bij de procesontwikkeling kon ik vanuit dat perspectief meedenken over het implementatieplan, dus bij het omzetten van het ontwerp naar werkelijkheid. Er werden toen mensen gezocht voor de rol van implementatiebegeleider en daar heb ik toen mijn hand voor opgestoken.” Pieter vult aan: “Ik vond Paula nog te licht en onervaren voor een senior rol op het gebied van verandermanagement, maar ik wilde haar wel de kans geven om zich te ontwikkelen. We hebben uiteindelijk gekozen voor een mix van interne en externe, ervaren en minder ervaren implementatiebegeleiders, verdeeld over alle 43 opleidingen. Paula was daar één van en ik kan zeggen dat ze het er heel goed van heeft afgebracht. Wat zo prettig was, was dat Paula ook praktische ervaring had op het gebied van planning en roostering. We waren overgestapt op Xedule als nieuw pakket voor planning en roostering en zij had daar al uitgebreid ervaring mee opgedaan. Daardoor was zij de smeerolie in het hele proces en was inzetbaar op verschillende fronten, als planner, Xedule-expert en
implementatiebegeleider. In een jaar tijd heeft zij zich ontwikkeld tot senior.”

Evaluatie en borging

Het nieuwe studiejaar is begonnen en ‘the proof of the pudding is in the eating’. Hebben alle inspanningen er daadwerkelijk toe geleid dat het rooster is verbeterd? “Natuurlijk zijn er in het begin van het jaar altijd hick-ups, maar er is minder hectiek dan voorgaande jaren,” zegt Pieter. “De implementatie heeft wel veel van de medewerkers gevraagd. Onze organisatie was niet gewend aan het uniformeren van processen. En daarbij komt nog dat we in plaats van te roosteren in blokken van tien weken, nu per semester roosteren. Veel veranderingen dus, maar ik vind dat we met zijn allen al heel ver zijn gekomen. Om ervoor te zorgen dat de nieuwe processen goed ingesleten raken, en er geen geitenpaadjes ontstaan, heeft iedere faculteit een eigen procesmanager. Het is niet zo dat we nu klaar zijn. Het onderwijs blijft in beweging en we moeten als onderwijsorganisatie steeds weer evalueren hoe het gaat en wat er beter kan. Met de nieuwe opzet hebben we hiervoor de voorwaarden geschapen en we hebben als organisatie veel geleerd.” En Paula, wat heeft zij geleerd? “Door de kansen die ik hier heb gekregen, heb ik niet alleen meer bagage als onderwijslogistiek professional maar ben ik ook gegroeid als persoon. Ik ben zelfverzekerder geworden over mijn kennis en expertise. Dat ik nu bij Fontys als procesmanager aan de slag kan, is mede dankzij de ervaringen die ik de afgelopen twee jaar bij de Haagse Hogeschool heb mogen opdoen.”