Roosters maken, hoe moeilijk kan het zijn?

Roosters maken, hoe moeilijk kan het zijn?

Roosters maken, vroeger kon het ‘erbij gedaan’ worden door een docent, maar die tijden zijn voorbij. Het is een specialistisch vak geworden dat een belangrijke rol speelt in de kwaliteitsbeleving van het onderwijs. Een ‘gatenkaasrooster’ is geen reclame voor het onderwijsinstituut en werkt bovendien demotiverend voor de studenten, de docenten én voor de roostermaker. Een goed rooster maken is dus belangrijk, maar niet zo eenvoudig en ook niet alleen de verantwoordelijkheid van de roostermaker. Voor dit artikel keken we naar het mbo, waar schaalvergroting, de verschillende niveaus en leerwegen, de keuzedelen en persoonlijke leerroutes het roosteren complexer dan ooit maakt.

Tekst: Denise Schutte en Paula Dun
Fotografie: Lilian van Rooij

Dynamisch puzzelen

Om tot zo goed mogelijke roosters te komen, buigen teams van roostermakers zich dagelijks over soms schijnbaar onoplosbare puzzels. Roosteren kun je het beste vergelijken met een puzzel maken, waarbij de afzonderlijke stukjes steeds veranderen van vorm. Een soort van dynamisch puzzelen dus; als je hier een stukje verandert, past daar een ander stukje niet meer. Het is schuiven, combineren en misschien wel het belangrijkst: anticiperen. Veel roostertechnische uitdagingen kunnen worden ondervangen als docententeams meteen al bij de start van hun curriculumontwikkeling de roostermaker aanhaken. Niet zodat deze aan de docenten kan vertellen wat er allemaal niet mogelijk is, maar om mee te denken en te adviseren over hoe het gewenste curriculum daadwerkelijk gerealiseerd kan worden met de beschikbare ruimte, tijd en mensen.

Het rooster is vaak een bron van frustratie en soms lijkt het wel een scheldwoord geworden. Dat kan en moet beter.

Onderwijslogistiek: een nieuw vakgebied

Doordat het mbo zoveel complexer is geworden, is er een groeiende behoefte aan professionals die het onderwijsproces in goede banen kunnen leiden. Goed onderwijs werkt immers alleen als het ook goed georganiseerd is. Er is een nieuw vakgebied ontstaan: onderwijslogistiek. Hieronder verstaan we al die ondersteunende processen die het primaire onderwijsproces soepel laten verlopen, vanaf de aanmelding tot en met de diplomering. Denk hierbij aan de studentenadministratie, aan het studievolgsysteem, aan de onderwijs- en inzetplanning en aan de roostering.

Roostering is dus slechts een onderdeel van alles wat gedaan moet worden om ervoor te zorgen dat studenten en docenten goed onderwijs kunnen krijgen en geven. En omdat het volgordelijke processen zijn, beïnvloeden de beslissingen die vooraan in de keten genomen worden, de mogelijkheden aan het einde van de keten. Wordt er klassikaal lesgegeven of in kleine groepen? Wanneer moet de stage worden ingepland? Welke docenten zijn wanneer beschikbaar? Dit zijn allemaal keuzes die gemaakt worden bij het ontwerpen en plannen van het onderwijs. De roostermaker staat helemaal achteraan in de rij en het komt regelmatig voor dat de organisatorische knelpunten van bepaalde keuzes pas zichtbaar worden als de roostermaker aan de slag gaat.

Erkennen van elkaars expertise

De complexiteit van het roosterproces wordt niet altijd zo ervaren door docenten. Zij willen bijvoorbeeld alleen maar dat er een uurtje wordt verschoven, hoe moeilijk kan dat zijn? Dat is een begrijpelijke houding omdat docenten in tegenstelling tot roostermakers niet het totaalplaatje in beeld hebben. Dat is ook niet hun werk. Maar het is wel belangrijk dat roostermakers en docenten elkaars expertise erkennen en begrip hebben voor de belangen over en weer. Ga als docent eens naast de roostermaker zitten en kijk wat het gevolg is van een schijnbaar simpele roosterwijziging voor collega-docenten en studenten. En ga als roostermaker eens praten met de docenten. Wat is heel belangrijk voor hen en waarom? Welke wensen zijn misschien minder belangrijk? Waar zit de flexibiliteit?

Systemen als ondersteuning, niet als oplossing

Nieuwe softwarepakketten, zoals Xedule, kunnen onderwijsinstellingen helpen om hun onderwijslogistiek op orde te brengen en om het onderwijs en ondersteunende processen meer met elkaar te verbinden. Als je allebei in hetzelfde systeem werkt, wordt de volgordelijkheid van de verschillende processen inzichtelijker en kunnen potentiële organisatorische uitdagingen al eerder gesignaleerd worden. Hoewel deze nieuwe systemen het gemakkelijker maken om onderwijs en onderwijslogistiek op elkaar af te stemmen, is het invoeren van een nieuw systeem alleen niet de oplossing. Het maken van een goed rooster dat werkbaar is voor alle betrokkenen blijft mensenwerk.

Van scheldwoord naar gezamenlijke uitdaging

Het rooster is vaak een bron van frustratie en soms lijkt het wel een scheldwoord geworden. Dat kan en moet beter, maar dat vraagt wel wat van roostermakers en van docenten. Een belangrijke voorwaarde is een open, positieve houding; ja, het is een complex geheel; ja, er verandert steeds weer iets; nee, niet alles is mogelijk, maar veel is wel mogelijk. Door elkaar steeds op te zoeken, vragen te stellen en op te trekken als team wordt het maken van een goed rooster een joint effort van docenten, planners en roostermakers. Je hebt elkaar simpelweg nodig om te komen tot een goed doordacht geheel.