Slim verhuizen naar een nieuw SIS

Slim verhuizen naar een nieuw SIS

Een nieuw studenteninformatiesysteem (SIS) kan veel gebruikersgemak opleveren. Het is zaak om tijdig en met voldoende mankracht te beginnen met de verhuizing en inrichting. Een slim verhuisplan helpt daarbij. 

Tekst: Maartje de Gruyter
Gepubliceerd in juni 2020

Verhuizen naar een ruime villa

De overstap naar een nieuw studenteninformatiesysteem (SIS) kan je zien als de verhuizing van een doorzonwoning naar een prachtig ruime villa. Het brengt meer mogelijkheden met allerlei voordelen en gebruikersgemak. Een fijn vooruitzicht, maar net als bij een verhuizing zou je de eerste niet zijn die onderschat wat een opgave het is om dat comfort te realiseren. Want als je na een dag lang klussen in het nieuwe huis de zoveelste doos weer opzij moet schuiven om in de keuken ook nog iets te kunnen koken kan je je afvragen: wie heeft dit bedacht?!

Terug naar het onderwijs. De onderwijslogistieke medewerkers die gewend zijn aan het informatiesysteem waarmee zij voor de student een soepel studievolgsysteem garanderen, gaan verhuizen naar een nieuw systeem. Zogezegd een nieuwe villa die ongekend veel ruimte biedt. Maar het nieuwe gebouw moet nog compleet worden ingericht en in veel gevallen zal zelfs de best mogelijke inrichting nog moeten worden uitgedacht en gepland. 

Een flinke klus

De ervaring van Omix-adviseurs bij het implementeren van een nieuw SIS bij mbo- en hbo-instellingen leert dat wie met een nieuw SIS gaat werken dat prima kan leren. Maar vanwege de uitgebreide mogelijkheden die het biedt is dat wel een flinke klus. Het gebruikersgemak dat het straks biedt aan de voorkant rolt er niet zomaar uit. Aan de achterkant moeten veel parameters worden ingesteld en data worden ingevoerd. Dat moet slim en consequent gebeuren. 

Daar komt bij dat medewerkers al hun andere gangbare taken ernaast moeten blijven uitvoeren. En wanneer wil je het nieuwe systeem beschikbaar stellen voor de studenten? Veel mbo’s staan in de startblokken voor die verhuizing of zitten er zelfs al middenin. Wilt u dat al uw studenten hun examenprogramma vanaf oktober via het nieuwe studenteninformatiesysteem kunnen inzien en er dus optimaal gebruik kan worden gemaakt van Osiris? Dan heeft u met tussentijdse onderbreking door vakanties zo’n 4 à 16 weken te gaan om de verhuizing voor te bereiden en tijdig te realiseren. 

Het gebruikersgemak dat het straks biedt aan de voorkant rolt er niet zomaar uit.”

Leermomenten van collega’s

Handig om bij uw eigen verhuizing rekening te houden met de leermomenten van collega’s die u voorgingen:

  1. Wie zijn beschikbaar om al het verhuiswerk te verrichten?
  2. Zijn de medewerkers voorbereid en erop toegerust om de voorkomende werkzaamheden te verrichten?
  3. Hebben medewerkers de tijd om naast hun dagelijkse werkzaamheden de extra klussen te verrichten?

De ‘verhuizers’ van Omix – professionals in onderwijsondersteuning en advies – zetten een aantal praktische problemen op een rij die zijn kennen uit de praktijk van scholen die hun examenprogramma al overhevelden naar het nieuwe studenteninformatiesysteem Osiris. Plus oplossingen uiteraard.

Jeroen – senior consultant SIS & onderwijsplanning: ‘Relatief eenvoudig is het invoeren van het cursusaanbod. Dat is ieder jaar nieuw en dat invoeren in het nieuwe examenprogramma Osiris is niet moeilijk. Maar de behaalde resultaten van studenten in voorgaande jaren moeten ook verwerkt worden in Osiris, net als de nog te realiseren opdrachten en examens. Het overzicht moet voor hen als gebruikers duidelijk zijn. De rubriek ‘overig’ in het studievoortgangsoverzicht moet zo leeg mogelijk zijn, anders worden studenten onzeker en dat heeft zijn weerslag op het gehele onderwijsproces. Het is geen kwestie van copy paste voor de 900 studenten die je onderwijs biedt. Voor elke student moeten alle resultaten uit EduArte ingevoerd worden in Osiris én gecheckt worden.’

Fenna – trainee bij Omix Young Professionals is momenteel bij een ROC betrokken bij de inrichting van Osiris. Medio oktober zullen de studenten te maken krijgen met een examenprogramma, is de planning. Fenna: ‘Steeds meer onderwijsinstellingen stappen over op Osiris omdat het erg gebruiksvriendelijk is en veel mogelijkheden biedt. Maar om dat werkend te krijgen moeten functionaliteiten worden gebruikt die de nieuwe gebruikers aan de áchterkant – de administratief medewerkers – nog niet kennen. Anders gezegd: omdat het systeem complex is, is de leercurve steil. De vraag is dus hoe je hiermee omgaat als organisatie. Wil het lukken het met de mensen die we in huis hebben, moeten we hen vrijmaken of eventueel versterking organiseren om in het voorgenomen tijdsbestek de deadline te halen?’

Rob – senior consultant SIS: ‘Wie in acht weken wil overschakelen heeft naar schatting vier FTE’s nodig om circa duizend examenprogramma’s in te regelen in Osiris. Daarbij zijn mensen van verschillende niveaus nodig. Want niet alleen data invoeren moet secuur gebeuren, borging is ook van belang. Als de gegevens in het systeem niet kloppen kan bijvoorbeeld de studieloopbaanbegeleider er straks niks mee. Vanuit mijn rol als SIS-consultant is het dankbaar om met schoolbesturen mee te kijken naar de manier waarop zij de regie over dit nieuwe systeem kunnen krijgen. Je hebt abstractievermogen nodig om te werken met dit nieuwe systeem. Als opleiding wil je het nieuwe instrument immers niet enkel gebruiken om data te registreren. Zodra je overzicht hebt en begrip voor het grote geheel kan je sturen en het nieuwe systeem met al zijn uitgebreide functies effectief benutten.’

Wilt u sparren over uw verhuizing naar Osiris? Omix staat voor u klaar.