Van mbo-roostermaker naar key user bij Universiteit Twente

Van mbo-roostermaker naar key user bij Universiteit Twente

Omix Young Professional Liset Onnink is een mooi voorbeeld hoe multi-inzetbaar, wendbaar en zelfstandig deze jonge Omix-talenten zijn. Van het mbo-opleidingscentrum Zadkine in Rotterdam waar zij het roosterproces van maar liefst vijf opleidingen in goede banen leidde, stapte ze over naar de Universiteit Twente, waar ze zich nu als key user SIS inzet voor twee faculteiten. We volgden Liset van Rotterdam naar Enschede.

Tekst: Edith de Wit
Fotografie: Lilian van Rooij
Gepubliceerd in april 2019

ROC Zadkine

Liset: “De opdracht bij het ROC Zadkine was mijn eerste opdracht als Young Professional. Ik kwam terecht in een leeromgeving die heel anders was dan ik kende. Zadkine heeft veel verschillende opleidingen, zoals: Horeca, Travel & Leisure, Gezondheidszorg, Welzijn & Sport, Beauty & Fashion en Business. Je loopt hier tussen kapsters, techneuten en handelaren. Iedere opleiding heeft zijn eigen cultuur. Dat geldt voor de studenten maar ook voor de docenten. Ze vormen echt een afspiegeling van de maatschappij en het werkveld. Deze diversiteit geeft voor mij een extra sfeer aan de school. Ik heb voor vijf van deze opleidingen het rooster gemaakt. Roosteren voor een mbo is een leuke uitdaging omdat je te maken hebt met praktijklokalen. Je kunt niet zomaar elke les in elk willekeurig lokaal roosteren. Je moet echt kijken wat er nodig is. Toen ik begon bij Zadkine, heb ik eerst gekeken wat er lag en wat we konden doen om samen tot een zo goed mogelijk rooster te komen. Ik ben niet iemand die meteen aandringt op veranderingen; het begint wat mij betreft met praten en dan verder denken. Communicatie is erg belangrijk, benoemen wat je ziet, observeren zonder meteen te oordelen.

Liset Onnink, over haar opdracht bij het ROC Zadkine
“Roosteren voor een mbo is een leuke uitdaging omdat je te maken hebt met praktijklokalen. Je kunt niet zomaar elke les in elk willekeurig lokaal roosteren. Je moet echt kijken wat er nodig is.“

Ik heb een fijne tijd gehad bij Zadkine. Ik heb zelf veel geleerd en ik heb hen ook kunnen helpen. Toen ik in december wegging, lagen er goede roosters voor de tweede periode. Daarnaast heb ik een nieuwe vaste roostermaker ingewerkt en heb ik aan roostermakers van alle locaties nog verdiepende trainingen mogen geven op het gebied van technisch plannen in het roosterprogramma. Nu weten ze nog beter hoe ze met die functionaliteit in Xedule kunnen werken. Inzicht in de onderwijsplanning zorgt voor een betere, tijdige afstemming met het onderwijs en levert zo uiteindelijk weer betere roosters op.”

Zonder rooster, geen les

Hans Jaap Abma: “In de zomervakantie was een van onze roostermakers ziek geworden. Hierdoor begonnen we het schooljaar meteen met stress, want zonder rooster, geen les. Ik heb het uitzendbureau ingeschakeld waar wij normaal gesproken mee werken, maar zij konden ons niet helpen aan een gekwalificeerde roostermaker. Gelukkig kon Omix dat wel en kwam Liset kort daarop bij ons werken. Liset bracht de gouden combinatie mee: haar opleiding onderwijskunde en haar praktische kennis van ons roosterprogramma Xedule. Ze begreep de vragen van de onderwijsteams, dacht met hen mee en durfde ook aan te geven als bepaalde wensen vanuit het onderwijs voor knelpunten in het rooster zouden zorgen.

Wat ik vooral knap vond is dat Liset zich als beginnende professional zo goed staande heeft weten te houden, ook als ze werd geconfronteerd met kritiek. Ondanks haar jeugdige leeftijd kwam ze niet over als junior. Met haar open en rustige werkwijze heeft ze voor verbinding gezorgd tussen onze ondersteunende dienst en de onderwijsteams. Het onderwijs voelde zich door haar gehoord. Nu zeggen ze nog wel eens: ‘hè, we missen Liset’. In de drie maanden dat Liset bij ons werkte, heeft ze een verschil kunnen maken. Het is haar zelfs gelukt om een andere roostermaker in te werken. Dat vind ik verbazingwekkend voor iemand die zo kort in dienst is.”

Hans Jaap Abma, Manager Algemene Ondersteuning Zadkine
“Met haar open en rustige werkwijze heeft ze voor verbinding gezorgd tussen onze ondersteunende dienst en de onderwijsteams. Het onderwijs voelde zich door haar gehoord. Nu zeggen ze nog wel eens: hè, we missen Liset.”

Jacky Nijhof, Beleidsmedewerker Student Affairs & Logistics Universiteit Twente
“De komst van Liset voelde als een verademing. Een lang inwerktraject was niet nodig; ze was al getraind en wat ze niet wist maakte ze zichzelf in korte tijd eigen.”

Universiteit Twente

Jacky Nijhof: “Liset is hier vlak voor kerst gekomen. We benaderden Omix omdat we geconfronteerd werden met ziekte van een van onze key users van het Osiris SIS systeem. Dat is een belangrijke spilfunctie tussen functioneel beheer en de opleiding. De key user is degene die alle ins en outs van het systeem kent, en die ook de taal van het onderwijs spreekt. Zo kunnen wensen vanuit het onderwijs goed worden vertaald in het systeem, waardoor uiteindelijk de gewenste informatie, op de gewenste manier uit het systeem gehaald kan worden door de opleiding. Het goed lopen van een dergelijk systeem is belangrijk voor bijvoorbeeld de examenprogramma’s en het studentenvolgsysteem.

De komst van Liset voelde als een verademing. Een lang inwerktraject was niet nodig; ze was al getraind en wat ze niet wist maakte ze zichzelf in korte tijd eigen. Liset ging niet zitten afwachten, maar zocht meteen het contact met de mensen van de opleiding om te vragen naar hun wensen en ideeën en ook naar de afspraken die er lagen. We zijn nu een paar maanden verder en ze weet van de hoed en de rand. Liset denkt altijd een stap vooruit. Voordat ik het idee heb dat iets onze aandacht vraagt, heeft zij het vaak al opgepakt.

Voordeel van werken met een Young Professional

Een ander groot voordeel van werken met een Young Professional als Liset is dat zij alles nog met een onafhankelijke blik bekijkt en mij als leidinggevende kan voorzien van objectieve informatie over de stand van zaken. Ik kan de situatie herijken: hoe doen we het, hebben we meer mensen nodig, of: kunnen we zaken handiger aanpakken dan we nu doen? Dat is waardevolle informatie waar ik op kan sturen. Ik ga me er hard voor maken om Liset nog wat langer bij ons te houden, want we staan voor een onderwijsvernieuwing die ook veel impact zal hebben op de ondersteunende diensten. Weer een interessant leerproces voor haar en een periode voor ons waarbij we haar hulp heel goed kunnen gebruiken.”

Liset: “Ik had op een maandag mijn laatste dag bij Zadkine in Rotterdam en ben direct op dinsdag hier begonnen. Dat was een hele overgang en niet alleen in afstand. Ik had daar geroosterd en ging hier aan de slag met het SIS, waar ik nog weinig ervaring in had. Gelukkig kreeg ik de eerste week begeleiding van een Omix-collega en had ik snel door op welke knoppen ik moest drukken. Het systeem kent echter veel functionaliteiten en iedere faculteit heeft zijn eigen specifieke inrichting van het systeem. Ik wil altijd zeker weten dat wat ik doe klopt. Daarom ben ik snel in gesprek gegaan met de faculteiten die ik zou gaan ondersteunen als key user. Zo had ik in korte tijd voor mezelf duidelijk hoe de situatie was en kon ik goed mijn werk doen.

Liset Onnink, over haar opdracht bij Universiteit Twente
“Ik ben snel in gesprek gegaan met de faculteiten die ik zou gaan ondersteunen als key user. Zo had ik in korte tijd voor mezelf duidelijk hoe de situatie was en kon ik goed mijn werk doen.”

De setting is hier heel anders dan bij het ROC Zadkine. Daar zat ik op een plek midden in het gebouw en werd ik dagelijks omringd door de studenten. Hier zitten we op een aparte ondersteunende afdeling en heb ik minder zicht op onze uiteindelijke doelgroep, de studenten. De cultuur binnen een academische organisatie is ook heel anders dan bij een mbo-instelling. Die verschillen in cultuur en dynamiek vind ik leuk. Ik houd van de afwisseling en nieuwe uitdagingen. Inmiddels heb ik al veel leuke, nieuwe mensen ontmoet en ik heb het SIS systeem door en door leren kennen. Daarnaast heb ik ook mezelf weer beter leren kennen. Zo heb ik gemerkt dat ik door mijn enthousiasme en nieuwsgierigheid geneigd ben om alle mogelijkheden te benoemen, wat bij nader inzien niet altijd handig is. Nu laat ik niet meer meteen het achterste van mijn tong zien. Niet alles wat mogelijk is in een systeem is ook wenselijk en werkbaar in de praktijk. Maar ik blijf wel denken in mogelijkheden, houd mijn open blik en vorm mijn eigen mening. Deze houding werkt het beste voor mij en ook voor mijn opdrachtgevers.”