Vivianne had meer te bieden dan ik me kon wensen

‘Vivianne had meer te bieden dan ik me kon wensen’

Voordat ze in september 2019 als projectsecretaris bij de Hogeschool Arnhem Nijmegen (HAN) kan starten, heeft Vivianne Weijnen (26) al bijna een jaar bij de HAN rondgelopen als procescoördinator. Als ambitieuze Omix Young Professional maakt ze indruk op haar projectleider Richard Lens, die haar met veel vertrouwen snel weet los te laten in haar tweede complexe opdracht: de implementatie van Xedule bij de rest van de HAN-academies. “Vivianne is expert in planning en roostering, maar als onderwijskundige had ze meer te bieden dan ik me had kunnen wensen.”

Tekst: Henk-Jan Winkeldermaat
Fotografie: Punkmedia
Gepubliceerd in september 2020

In eerste instantie wordt Vivianne bij de HAN binnengehaald als procescoördinator met ruime ervaring op het gebied van plannen en roosteren. “Ik kende niet alleen Xedule, maar ook de roostersoftware Untis waar de HAN toen nog mee werkte. In mijn eerste project heb ik veel ervaring opgedaan met de werkwijze van de HAN en Richard heeft me toen gevraagd bij het tweede project als een spin in het web te gaan werken, in de rol van projectsecretaris.”

“Ik kende de cultuur bij de HAN, dat was fijn, ik kende Richard natuurlijk, maar wist niet wat ik kon verwachten in mijn nieuwe functie als projectsecretaris. Na een maand intensief samenwerken, overleggen en goed luisteren bij gesprekken die Richard had, wisten we precies wat we aan elkaar hadden en kon ik zelfstandig mijn route uitstippelen. De lijntjes naar Richard waren kort, dus als ik ergens tegenaan liep was het snel opgelost. En daarnaast inspireerden wij elkaar.”

“Ik wist niet wat ik kon verwachten van de functie projectsecretaris”

“Vivianne had drie rollen, ze was naast projectsecretaris ook trainer en intermediair bij de club Functioneel Beheer. Het grote voordeel van Vivianne is dat zij inhoudsdeskundig is. Dat betekent dat als ik haar een vraag stel zij ook weet welke vervolgvraag ze moet stellen. Als ze van mij een taak kreeg, kwam ze terug met een uitgewerkt plan, compleet met de effecten en de impact ervan.”

Richard geeft daar graag een voorbeeld van: “We hadden de structuur op de rit en zijn toen gaan nadenken over de vervolgfase. De opmerking van Vivianne was dat we ketengericht moesten gaan denken. Met het inschrijven van het onderwijs aan het begin van die keten en het rooster op het einde. Wil je een tijdig en stabiel rooster krijgen, moet je zorgen dat je je processen in die keten goed op orde hebt.”

“Wil je een tijdig en stabiel rooster krijgen, moet je zorgen dat je je processen in die keten goed op orde hebt.”

“In die wetenschap heeft Vivianne een opzet gemaakt over hoe de volgende fase er uit kan zien.” Richard Lens heeft van nature al een enthousiaste persoonlijkheid, maar wil nu bijna gaan staan. Want hier zit de kern van Vivianne’s kracht: “Ze heeft in korte tijd eigenlijk een plan van aanpak in elkaar gezet, een tool om verandering door te voeren op onderwijslogistiek gebied, een tool waar alle academies in de toekomst naar eigen inzicht mee uit de voeten kunnen. En waarmee de verschillende academies met hun verschillende ambities kunnen aanhaken. Een dashboard met knoppen, waaraan kan worden gedraaid en waaruit een optimale route volgt.” 

De Raad van Bestuur heeft het vertrouwen uitgesproken om met dit plan van aanpak het nieuwe systeem na implementatie verder te gaan optimaliseren in de interne organisatie. Dat betekent dat Richard, Vivianne en het team om hun heen de missie hebben volbracht. 

“Als spin in het web heb ik me hier bij de HAN heel goed gevoeld.”

Vivianne had net voor de lockdown haar karwei afgemaakt en was inmiddels al begonnen aan een nieuw avontuur, bij Avans in Breda. Op de vraag naar haar verdere ambities weet ze niet een-twee-drie een antwoord, maar “het leuke aan Omix is dat ik veel diverse opdrachten kan doen binnen verschillende instellingen. En daarmee steeds meer ervaring krijgt op een heel breed gebied binnen het onderwijs. Die ervaring vind ik erg waardevol voor mijn eigen ontwikkeling en loopbaan. Ik voel me in ieder geval erg op mijn plek in de wereld van onderwijslogistiek”

Later in het gesprek wil ze nog even terugkomen op haar ambities. “Ik vond de combinatie van het onderwijskundige met de logistiek en het trainen erg interessant. Dat is ook wel wat ik later in mijn loopbaan zoek. Dus niet één gebied, maar breder. Als spin in het web heb ik me hier bij de HAN heel goed gevoeld.”

En leidinggeven, zie je dat ook zitten?

“Ik denk dat als ik leiding wil geven dat wel vanuit een basis is waarin ik expertise heb opgedaan. Dat ik vanuit de praktijk weet wat er binnen mijn team speelt, omdat ik zelf dat werk ook heb gedaan. En dat ik zo mijn team kan inspireren, met veel empathie.”

“Dienend leiderschap heet dat” zegt Richard, terwijl hij de grote bos bloemen pakt voor Vivianne. “Het is je van harte gegund.”