Vooruitkijken met Young Professionals

Vooruitkijken met Young Professionals 

Zo nauwkeurig als hij z’n woorden kiest, zo overtuigend is hij over het vroegtijdig inzetten van Omix Young Professionals binnen onderwijsinstellingen. Lukas Appeldoorn, senior consultant bij Omix, helpt scholen bij het implementeren van nieuwe studentinformatie- en studentvolgsystemen SIS en SVS. En hij doet dat samen met de Young Professionals van Omix. “Als je echt wilt verbeteren als school moet je vooruitdenken. Wanneer je te laat in actie komt, loop je al snel achter de feiten aan.”  

Tekst: Henk-Jan Winkeldermaat
Fotografie: Punkmedia
Gepubliceerd in juni 2020

Stel je werkt als functioneel beheerder al jaren op school met een systeem dat je op je duimpje kent. Waar je blind op vaart, maar waar inmiddels ook de nodige haarscheurtjes in zijn gekomen. Om bij te blijven, komt het moment dat afscheid moet worden genomen van het oude systeem en het nieuwe zal moeten worden omarmd. Dat geeft soms stress. “En dat is niet nodig” vindt Lukas Appeldoorn. “Je hebt je handen vol aan de dagelijkse gang van zaken. Als je dan geen hulp hebt bij een complexe implementatie van een nieuw SIS of SVS, dan hol je jezelf voorbij. De Young Professionals van Omix kunnen je in zo’n situatie ontzorgen. Het liefst ruim voor de grote piekbelasting.” 

Eerst maar eens, wat is een Omix Young Professional? 

“Een Omix Young Professional is een bevlogen twintiger met een hart voor onderwijs. Ze komen net uit de academische schoolbanken en zijn door Omix getraind om ingezet te worden bij onder andere de implementatie van nieuwe onderwijssystemen. Omix Young Professionals zijn slim, oplossingsgericht, kunnen makkelijk verbanden leggen en doorzien snel wat er aan de hand is.”  

Het is dus belangrijk ze op tijd in te zetten? 

“Er valt veel te winnen als scholen zich pro-actief opstellen. Dus dat ze Omix erbij betrekken juist als het nog niet druk is. Dan is er ook meer ruimte om deze Omix’ers beter in te werken. In alle rust. Wanneer de druk dan gaat toenemen wordt de beheerder vrijgespeeld om zich vol bezig te houden met de implementatie. De Young Professional neemt dan zijn dagelijkse taken over.”  

“Je hebt je handen vol aan de dagelijkse gang van zaken. Als je dan geen hulp hebt bij een complexe implementatie van een nieuw SIS of SVS, dan hol je jezelf voorbij.”

Hoe ziet zo’n implementatietraject eruit? 

“Je hebt vier stromen die het project vormen: de techniek, waarbij er nog iets gemaakt moet worden en getest; de conversie, waarin gegevens van de afgelopen jaren uit het oude systeem van het ene formaat worden omgezet naar het nieuwe formaat in het nieuwe systeem; de rapportages, de output die uit het systeem komt waarmee je inzicht geeft in hoe de processen verlopen en op welke plekken je moet bijsturen. En als vierde stroom de functionele inrichting, het menselijke traject. Hoe gaan we als medewerkers nu werken in het nieuwe systeem?” 

Wat is jouw relatie als senior met de Young Professionals? 

Als Young Professionals bij Omix binnen komen krijgen zij in de eerste weken een aantal basistrainingen waaronder functioneel beheer. Vervolgens komt de Young Professional bij een onderwijsinstelling te werken waar ze van seniors snel de kneepjes van het vak leren. “In mijn rol als senior consultant werk ik tijdens projecten samen met Young Professionals zodat zij uiteindelijk door kunnen groeien tot expert in de SIS inrichting van die school. Dit doen wij bij Omix in zogenoemde ‘Omix Squads’. Hierin werken consultants van juniors tot seniors samen aan diverse projecten en implementaties. Eenmaal doorgegroeid tot expert traint de Young Professionals zelf weer nieuwe collega’s. Een soort sneeuwbaleffect.” 

“Binnen een Omix Squad help ik Young Professionals bij het krijgen van het overzicht in een complexe situatie. Op bepaalde momenten schiet de druk erg hard omhoog. Dat hoort erbij. Er kunnen altijd onverwachte dingen gebeuren, het is dan belangrijk dat je hier snel zicht op krijgt en goed kan anticiperen. Bijvoorbeeld voor het live gaan van een nieuw systeem zijn gebruikers vaak nog onzeker over het werken hiermee. Omix Young Professionals kunnen deze mensen geruststellen dat ze nog niet alles hoeven te weten en dat zij er zijn om hen op weg te helpen en de zaken op te lossen wanneer er iets optreedt.”  

In welke situaties komt de meerwaarde van een Young Professional naar boven? 

“Als de functioneel beheerder zich wil gaan richten op het nieuwe systeem, is het fijn dat de dagelijkse gang van zaken gewoon doorgaat. De Young Professional voert de dagelijkse werkzaamheden uit en ontlast hiermee de beheerder.  Of na een tegenslag binnen het project – als bijvoorbeeld gegevens handmatig moeten worden overgezet, terwijl de verwachting was dat dat automatisch zou gebeuren – moet er meer haast worden gemaakt om die ontstane vertraging in te halen. Dan is het fijn als er een Omix Young Professional klaar staat, waardoor je zelf weer wat meer ruimte hebt. En als eenmaal de processen vast staan, moeten ze worden uitgerold naar de docenten. De Young Professionals kunnen docenten trainen, instructies schrijven, vragen beantwoorden en tegenvallers opvangen. Juist omdat het zo’n druk legt op de organisatie is het fijn om wat extra rust in de bouwen. 

Het blijft mooi om met Young Professionals te werken. Niet alleen leren zij door te werken met ervaren professionals, maar ook als senior in het vak kunnen Young Professionals jou nieuwe inzichten geven. Een goede manier van wederzijdse kennisdeling”