Saxion heeft twaalf academies met elk een eigen aanbod van master- en bacheloropleidingen, Ad’s, studieroutes en cursussen in onder meer de richtingen Economie, Management, ICT, Techniek, Zorg, Welzijn en Onderwijs. In 2023 en 2024 stapte de hogeschool opleidingsbreed gefaseerd van het Learning Management System (LMS) Blackboard over naar Brightspace. De onderwijsinstelling deed voor een belangrijk deel van de implementatie van het nieuwe systeem een beroep op de expertises van Omix Beter Onderwijs. In samenwerking met Saxion-deelprojectmanager Dorine Koopman en hoofdprojectleider Robert van ’t Sant speelden Omix-consultants Aimée Muller en Lisanne van Brouwershaven een hoofdrol in het proces. Aimée en Robert vertellen.
Vandaag de dag kan geen enkele onderwijsinstelling nog zonder digitale leeromgeving (DLO), ofwel LMS. Essentieel voor alle belanghebbenden van alle opleidingsrichtingen binnen Saxion: studenten, docenten en onderwijsondersteunende personeelsleden binnen de gehele opleiding, die dit dagelijks voor allerhande onderwijsactiviteiten gebruiken en raadplegen. Blackboard was ruim tien jaar de digitale applicatie, maar de licentie ervan liep af. Saxion was verplicht een aanbestedingsprocedure te starten waaruit Brightspace qua wensen en eisen als beste naar voren kwam.
Het Saxion Teaching Learning Center (TLC) – een intern adviserend en uitvoerend team van onderwijsprofessionals – was nauw bij het onderzoek naar gebruikersbehoeften van het nieuwe systeem betrokken, zoals: toegankelijke rapportagemogelijkheden voor studenten die een zo goed mogelijk inzicht in de eigen cursusvoortgang geven, beschikbaarheid van adaptieve leertechnologieën binnen het LMS, en mogelijkheid studenten in groepen in te delen.
Daarnaast onderzocht Saxion TLC de totstandkoming van een uniform coursetemplate voor alle academies. Studenten ervaarden bij aanvang van veel nieuwe cursussen vaak dat het LMS voor de bijbehorende cursusomgeving steeds anders was ingericht, met veel zoekwerk en frustratie als gevolg. Tenslotte was er behoefte aan verbetering van (integratie met) bestaande toetsingsapplicaties, een nieuwe plagiaatscanner, videoplatform en tools voor samenwerken en peerfeedback. Het TLC stelde het gebruik centraal. Voor verschillende opleidingen was specifieke invulling vereist, maar overzichtelijkheid, gebruiksvriendelijkheid en uitstraling moest eenduidig voor alle gebruikers blijven. Een hele opgave, vooral omdat er zoveel verschillende mensen bij zijn betrokken.
Robert: “Als projectleider was mijn grootste uitdaging het voorkomen van onrust. Er moet een evenwicht zijn in het meenemen van de gehele organisatie, met precies genoeg informatie op het juiste moment, zodat iedere doelgroep of persoon voldoende is geïnformeerd. Dat lukt natuurlijk niet altijd direct en vraagt specifieke, extra communicatie. Met name rondom plagiaatdetectie hebben we behoorlijk wat onrust gehad. Daar hebben we alle middelen ingezet die we hadden.”
Voor een zo soepel mogelijke implementatie van Brightspace vormde het projectmanagement van Saxion een centraal projectteam, decentrale projectteams per academie en een stuurgroep. Het centrale projectteam, samengesteld uit specialisten met ervaring in zowel techniek als in het onderwijs had een spilfunctie. Het richtte zich voor uitvoering ervan op vier pijlers: Techniek; Inrichting; Onderwijs & Kwaliteit, onder meer bestaande uit TLC-professionals; en Migratie & Support. Van hieruit is Brightspace systematisch in vier fasen geïmplementeerd: ontwerp, bouw, uitrol en nazorg. Omix speelde hierbinnen een doorslaggevende rol met hoofdverantwoordelijkheid voor Migratie & Support tijdens alle vier fases en nadruk op support in de laatste twee.
Aimée: “Omix-collega Lisanne en ik zijn vanuit onze expertises voor het deelproject Migratie & Support gevraagd. In samenspraak met deelprojectmanager Dorine Koopman waren wij voor het op cursusniveau overzetten van inhoud uit het oude LMS naar Brightspace verantwoordelijk. Daarvoor stuurden we een aanvankelijk grote groep student-assistenten aan die dit voor alle academies gingen verzorgen. We moesten bedenken hoe zij dit het beste konden doen; hoe we student-assistenten op migreren en eerstelijns support gaan inwerken; nadenken over het uitwerken van een functionele handleiding die bij de eerstelijns support kan worden gebruikt; knelpunten in het proces signaleren en oplossen; een manier vinden waarop we de voortgang van het verzette werk konden monitoren en hoe we (later) enkele student-assistenten ruimte geven voor specialisaties op specifieke functionaliteit.
De uiteenlopende beschikbaarheid van de student-assistenten was echt een uitdaging. We leerden dat we het efficiëntst werkten met een kleinere groep die meer uren op het project inzetbaar was, met grotere betrokkenheid als gunstig gevolg. Het migratiebestand waarin zij hun voortgang stapsgewijs bijhielden werd een essentiële tool. Daaruit werd bijvoorbeeld duidelijk welke keuzes zijn gemaakt, wat was afgerond en klaar voor controle van de betreffende academie, of wat nog moest gebeuren. Dit werd aan moduleverantwoordelijken per mail teruggekoppeld waarna via een Teams-overleg of fysieke afspraak verder werd overlegd. Wij stuurden hierbij aan op duidelijke communicatie, termijnen waarbinnen reactie werd verwacht en wat de gevolgen waren als reactie uitbleef. De keuze voor flinke inzet op student-assistenten voor het migratieproces bleek de juiste: grote hoeveelheden cursusinhoud konden naar de coursetemplate worden overgezet.
Ondertussen verzorgde het team Onderwijs & Kwaliteit (TLC) basistrainingen voor docenten van alle academies en werden handleidingen en helpteksten opgesteld zodat zij zo snel mogelijk hun weg in Brightspace konden vinden. Wij richtten ons nadat de migratie grotendeels was afgesloten met de student-assistenten vooral op het stuk support en nazorg. Zij hebben eerstelijns ondersteuning verleend met zo veel mogelijk beantwoorden van gebruikersvragen en daarmee het functioneel beheer tijdens de fasen van livegang ontzorgd. Daarbij toetsten we ook de nieuwe AI chatbot, die met input van gebruikersvragen alle inhoud uit de geschreven handleidingen doorzoekt, filtert en passende antwoorden genereert.”
Na inrichting van Brightspace en diverse tests verliep de uitrol in twee fases. Voor enkele opleidingen en de gehele sector Zorg & Welzijn van de deeltijdacademie kon de livegang al snel (september 2023) plaatsvinden. Met evaluatie van de eerste gebruikerservaringen met deze ongeveer tweehonderd onderwijseenheden was zodoende tijdens de bouwfase nog bijstelling mogelijk voor de uiteindelijke instellingsbrede livegang bij de start van het studiejaar 2024-2025 in september 2024.
Aimée: “Het migratieproces leverde de student-assistenten veel kennis van het nieuwe systeem. Dit gaf hen een voorsprong op de docenten die vanaf september 2024 met het systeem moesten werken. Zij konden bij eerstelijns support voor zowel docenten als studenten via mail of telefoon echt hun waarde bewijzen en daarmee de overstap naar het nieuwe systeem vergemakkelijken. Ons supportteam kreeg heel veel vragen over keuzes die in de ontwerp- en bouwfase waren gemaakt. Waarom was een bepaalde functionaliteit zo ingericht? Waarom werkte een bepaald proces binnen dit systeem anders dan ze gewend waren? Wanneer nodig planden student-assistenten een video-belafspraak in zodat er tijd en aandacht voor een specifieke vraag was, en de mogelijkheid gezamenlijk het systeem te bekijken en handelingen te laten zien. Hier ligt de nadruk op de menselijke kant. Behalve technische ondersteuning vanuit ons moesten we ook de inhoudelijke meerwaarde van het systeem met gebruikers communiceren. Dit was een taak waarin het centrale projectteam en de decentrale teams gezamenlijk optrokken.”
De samenwerking tussen Saxion en Omix is uitstekend verlopen, Robert van ’t Sant kijkt heel tevreden op het project terug.
Robert: “Een team van circa vijftig verschillende student-assistenten moest zo’n tweeduizend cursussen van twaalf academies vertalen naar Brightspace, We wisten vanaf het begin dat Dorine, deelprojectleider Migratie & Support, voor deze enorme migratie ondersteuning nodig zou hebben. Zij had ook het managen van de relaties met de academies als belangrijke focus; met Aimée en Lisanne van Omix hebben we vooral de operatie gaande gehouden. Zij hebben de ‘migratiefabriek’ opgestart, laten draaien en vervolgens weer langzaam afgebouwd. Een verantwoordelijk proces van aansturing van student-assistenten, kwaliteitscontrole en voortgangsmeting. De samenwerking van Aimée en Lisanne die samen een volle, vijfdaagse werkweek vulden, zorgde voor continuïteit, ook bij ziekte of tijdens vakantie. Ik heb er eerlijk gezegd weinig omkijken naar gehad.
Alles is uiteindelijk binnen beschikbare tijd en budget vrijwel precies uitgevoerd zoals we het hebben bedacht. Daar ben ik als projectleider trots op. Er was zelfs nog tijd om Saxions eerste stappen op het gebied van een AI Chatbot en een archiveringstool te zetten. En ook dat er uiteindelijk geen paniek of onrust voorafgaand aan de livegang is geweest en er maar heel weinig wij-zij-spanning was tijdens de uitvoering van het project tussen centraal project en de academies. Iedereen ging voor hetzelfde resultaat: het implementeren van een beter LMS dan we hadden en waarmee we weer kunnen vooruitkijken.”
En hoewel de wensen voor functies van Brightspace op papier duidelijk waren, nam het werk aan de implementatie soms een onverwachte wending.
Robert: “Een verrassende uitwerking tijdens het migratieproces was de niet geplande aanschaf van een archiveringstool. Hierdoor konden we de Blackboard-licentie eerder stopzetten dan we hadden gedacht. Dit heeft veel geld bespaard. Een bijkomend voordeel was dat we daarmee geautomatiseerd, dus zonder tussenkomst van student-assistenten, cursusinhoud van het vorige LMS naar Brightspace konden overzetten. Een ideale toepassing voor archivering van cursusmateriaal dat alleen nog beschikbaar moet blijven voor studenten die moeten herkansen. Als gevolg hiervan kon het totaal aan cursussen sneller naar Brightspace worden gemigreerd..”
Voor alle betrokken partijen is het uiteraard interessant van het proces te leren en anderen te kunnen adviseren bij een vergelijkbare omslag van het ene naar het andere LMS of een compleet nieuwe invoer voor onderwijsinstellingen die nog geen LMS hebben. Wat was een belangrijk leerpunt en wat zou je anderen die voor eenzelfde soort opgave staan willen aanraden?
Robert: “Werk met centrale en decentrale projectleiders (per academie, faculteit of school) die de verantwoordelijkheid nemen te zorgen dat het binnen hun organisatie wordt opgepakt. Deze projectleiders staan dicht bij het onderwijs, de organisatie en docenten. Ze hebben een eigen academie-specifiek projectplan geschreven. Dit zorgt ervoor dat het binnen de eigen academie ook als een eigen project wordt gevoeld, en biedt ruimte aan bijvoorbeeld eigen aanvullende kwaliteitsdoelstellingen. Neem de academieprojectleiders daarin serieus: ondersteun ze, informeer hen tijdig en volledig en benut hun kennis bij adviezen en beslissingen die je wilt nemen, of dat nu direct te maken heeft met de projectuitvoering of communicatie of met het gebruik van het LMS in relatie tot het onderwijs. Dit principe werkt eigenlijk altijd bij grote projecten waar veel decentraal werk gedaan moet worden op een relatief diep niveau in de decentrale organisatie.
De implementatie van een LMS is geen ICT-project, het heeft ICT-elementen, maar moet vooral het onderwijs ondersteunen. Daarin was de samenwerking met Saxion TLC heel belangrijk. Die heeft veel rust en structuur aan de onderwijsinhoudelijke kant gebracht. Door het gebruik centraal te stellen en dat voor ogen te houden creëer je ook een toekomstvisie uitgaande van het geven van goed onderwijs aan je studenten. Ik vertrouw er ook op dat de digitale leeromgeving van Saxion vanaf nu op een goed fundament verder kan worden uitgebouwd.”
Meer weten?
Oprichter Omix
Contact opnemen
Terug naar overzicht
