Procescoördinator studievolg

Werkzaamheden van een procescoördinator

Procescoördinatoren zijn verantwoordelijk voor het managen van veranderingen, het doorvoeren van wijzigingen en de gevolgen daarvan voorspellen, overzien en in de juiste banen leiden. Ze zijn de sturende schakel tussen het proces en de mensen. Zij zetten hun analytische vermogen in om voorspellingen te doen over de gevolgen van een verandering in het curriculum. Bovendien zijn zij tijdelijk inzetbaar om terugkomende knelpunten in het proces glad te strijken en de workflow te bevorderen. Vanaf het curriculum tot en met het afstuderen sijpelen de effecten van een wijziging door. Met kennis van het gehele onderwijslogistieke landschap worden door de procescoördinator verbanden gelegd en het effect inzichtelijk gemaakt.

Concrete cases: wat doet een procescoördinator?

We zijn het met je eens; functies als procescoördinator kunnen soms vaag aandoen. Om je een beter beeld te geven van wat een procescoördinator exact doet, schetsen we drie concrete cases.

1. Coördineren van curriculumwijziging

Een hogeschool wil van het derde jaar van een bepaalde opleiding enkel vakken aanpassen. Eén vak wordt verwijderd, twee vakken worden uitgebreid en één keuzevak wordt toegevoegd. Een procescoördinator wordt ingeschakeld om dit proces in goede banen te leiden. Hij of zij neemt de volgende taken op zich.

Analyse
De procescoördinator onderzoekt welke impact deze curriculum wijziging heeft op de roosterplanning, docentbezetting en studielast.

Communicatie
Hij maakt afspraken over deze wijziging met het curriculumteam, de docenten en de planners.

Implementatie
Hij zet een proces op waarin docenten van de benodigde nieuwe materialen worden voorzien, de keuzevakken tijdig worden toegevoegd aan het SIS (studenteninformatiesysteem) en studenten worden geïnformeerd over de wijzigingen.

Bewaking
Tot slot controleert de procescoördinator of alle stappen correct en op tijd worden uitgevoerd en adviseert bij eventuele knelpunten tijdens of na het doorvoeren.

2. Stroomlijnen afstudeerproces

Een universiteit krijgt op regelmatige basis klachten van studenten dat het maanden duurt voordat hun scriptie wordt beoordeeld, waardoor ze hun diploma niet op tijd ontvangen. De rol van een procescoördinator kan als volgt worden vormgegeven.

Analyse
De procescoördinator brengt in kaart waar de vertraging ontstaat. Dat kan bijvoorbeeld bij een tekort aan beoordelaars of bij onduidelijkheid over deadlines zijn.

Communicatie / implementatie
Hij ontwerpt een oplossing en communiceert deze naar de betrokkenen. Zo’n oplossing is bijvoorbeeld te vinden in: deadlines vastleggen voor inlevering en beoordeling, systeem opzetten dat automatisch beoordelaars toewijst aan afstudeerders, reminder-mails instellen voor beoordelaars.

Bewaking
Na implementatie meten of de doorlooptijd is verbeterd en of de klachten zijn verminderd. Is dat niet het geval, dan zal de procescoördinator opnieuw naar een oplossing moeten kijken.

Ontbreekt een procescoördinator in jouw team?

Staat jouw onderwijsinstelling voor een grote verandering binnen het curriculum, of voorzie jij dat het curriculum binnenkort dient te worden vernieuwd om alles uit de studenten te halen? Zorg ervoor dat met deze wijzigingen in het gehele onderwijslogistieke proces rekening wordt gehouden. Neem contact op met Omix om de juiste procescoördinator voor studievolg in het proces te introduceren, zodat alle gevolgen van de wijzigingen overzien worden.