Een goede roostermaker vraagt dóór

Een goede roostermaker vraagt dóór

Maaike van der Muil werkt via Anna Ontzorgt voor vier à zes scholen als roostermaker op afstand. Vanaf haar eigen werkplek buiten de school maakt en onderhoudt zij sinds mei 2019 het jaarrooster van Pantarijn, een vmbo in Rhenen met 240 leerlingen. Wanneer we aan schoolleider Herman Bremer vragen waarom dit goed werkt, zegt hij: ‘Maaike is goed in doorvragen.’

Schoolleider bij Pantarijn Herman Bremer: ‘Doorvragen hoort bij haar functie, maar Maaike doet dat grondig. Ze begint al in maart uit te vragen voor het nieuwe jaar: “Heb je de vak-keuzes voor het vierde jaar al gemaakt?” “Hoeveel uur wil je inroosteren voor welke vakken?” “Hoe verwacht je dat de doorstroom zal zijn?” Met hoeveel eerstejaars leerlingen moet ik rekening houden en hoe wil je de groepen samenstellen?”

Anna Ontzorgt roostermaker Maaike van der Muil: ‘Als een docent aangeeft maandag vrij te willen heb ik al wel informatie, maar in een vorm die nog op minstens drie manieren valt te interpreteren. Want wil deze docent komende maandag vrij? Of elke maandag? Of misschien een keer per maand op maandag? Dus dan vraag ik door. Zo nodig net zo lang tot mij helemaal helder is wat iemand bedoelt. Dit is een eenvoudig voorbeeld, een rooster maken is complex omdat je met veel verschillende mensen, onderdelen en locaties hebt te maken. Al die factoren moet je zo goed mogelijk op elkaar afstemmen en daarnaast zijn er nog individuele voorkeuren. Ik houd erg van dat gepuzzel en ik wil graag iedereen tevredenstellen. Dat is mijn uitgangspunt, al lukt dat in de praktijk natuurlijk nooit helemaal.’

Communiceren

Herman: ‘Omdat Maaike mij zo gedetailleerd om informatie vraagt, kan ik haar vragen in één keer doorzetten naar de verschillende collega’s op school. Ik fungeer als sleutelpost, de input van het team zet ik weer door naar Maaike. Zij vat het geheel samen door te zeggen ‘als ik het goed begrijp zit het zus en zo’. Dan weet ik al dat ze op het goede spoor zit. Zodra zij voldoende data heeft gaat zij bouwen. Tussendoor vraagt ze soms om toelichting, al is dat steeds minder nodig omdat ze onze school, de behoeften en eigenaardigheden al goed kent.

Maaike: ‘Ik ben vorig jaar een paar keer op de school geweest om kennis te maken. Verder werk ik op afstand. Het meeste contact gaat via de mail, zo wisselen we informatie en bestanden uit. Als ik iets mis om een planning in te vullen kan ik Herman via een appje gewoon even de ontbrekende informatie vragen. Als ik na drie berichten nog niet beet heb en kan daardoor niet verder, bel ik even en leg ik voor wat ik nodig heb. Dat werkt goed. Herman is druk, maar soms kan ik niet wachten om door te kunnen en dat begrijpt hij. Als er eens iets ingewikkelds is bellen we om samen helder te krijgen wat ik nodig heb.’

Puzzelen

Herman: ‘Om onze leerlingen zoveel mogelijk keuze te bieden en om stages in te roosteren, voeren wij tijdens het schooljaar vier tot zes roosterwijzigingen door. Die wijzigingen blijken niet ingrijpend dankzij het grondige werk van Maaike bij aanvang van het schooljaar. Ik kan erop vertrouwen dat zij alles meeneemt wat ertoe doet. Maar daarnaast is er nog de menselijke factor van interpretatie door iedereen die met het rooster moet werken. Maaike geeft helder bij mij aan dat als ze bijvoorbeeld bepaalde wensen van een docent in het rooster doorvoert, de consequentie kan zijn dat een klas twee tussenuren heeft. Zij vraagt mij dan “Moet ik dit doorzetten of moet ik stoppen?” Het kan gebeuren dat ik haar vraag de hele exercitie opnieuw uit te voeren. Maaike zoekt altijd naar mogelijkheden, kan een zaak telkens weer op een andere manier bekijken en zoekt actief naar alternatieven. Als het niet lukt dan kijkt ze hoe ze het anders kan aanvliegen. Als bepaalde wensen echt niet tot een aanvaardbaar rooster leiden geeft ze dat ook aan.’

“Maaike zoekt altijd naar mogelijkheden, kan een zaak telkens weer op een andere manier bekijken en zoekt actief naar alternatieven.”

Op afstand

Herman: ‘Toen wij als team aangaven dat we twee klassen gezamenlijk één vak wilden geven, ontstonden roostercomplicaties. Maaike wierp de vraag op: “Wie maakt nou de klassensamenstellingen?” Ze gaf aan dat als we meer zouden vertrouwen op wat het roosterprogramma Zermelo voorstelt, de roosterindeling soepeler zou zijn. Op basis van zulke inhoudelijke argumenten kan zij mij overtuigen.’ Maaike geeft op haar beurt aan dat Herman goed kan luisteren.

Herman: ‘Elkaar vinden in contact vind ik belangrijk. Maaike durft aan te geven waar de schoen wringt. Ik kan het op punten soms niet met haar eens zijn, maar daarmee trek ik haar expertise niet in twijfel. Ik moet vaak kiezen uit twee kwaden, als ik de complicaties van een bepaalde keuze maar voorgelegd krijg door haar. Bijvoorbeeld: een wijziging zorgt voor een gat in het rooster, maar dan lukt het wel om elke groep aan zijn sporturen te krijgen. Met deze informatie kan ik een passende beslissing nemen.

Een voordeel van een roostermaker van buiten onze school is dat zij geen sociale druk voelt om collega’s te pleasen. Ik ben blij dat zij niet alleen een goede puzzelaar is, maar vooral ook de juiste stukjes pakt om mee te puzzelen.’

Pantarijn biedt in Rhenen praktijkonderwijs met veel aandacht voor persoonlijke talentontwikkeling www.pantarijn.nl/Rhenen

Onderwijsinstellingen kunnen dag- en jaarroostering overlaten aan externe betrouwbare roostermakers van Anna Ontzorgt, onderdeel van Omix Beter Onderwijs. Meer informatie over roostering op afstand, ga naar www.annaontzorgt.nl