Eigenaarschap is belangrijk en dat hebben ze alle drie genomen!
“Wij zijn een echte drie-eenheid. Ooit noemde iemands ons de K3 van Studenten Administratie!” Fenna van Engelen wordt oorspronkelijk voor een korte ondersteuning op algemeen onderwijslogistiek binnengehaald bij Aventus in Apeldoorn, maart 2020, maar al snel blijkt ze alle eigenschappen en kennis te hebben om mee te helpen bij de implementatie van een nieuw studenten informatiesysteem Osiris. Nieuw in de zin dat Aventus als een van de eerste niet-HBO of -WO instellingen dit systeem implementeert. Samen met mede Omix’ers Ina de Goeij en Lisa Venhoeven, die later worden ingevlogen, wordt Fenna ingezet voor dit grote implementatieproject.
“Een heel grote uitdaging.” Renate Uiterweerd is teamleider studentenadministratie bij Aventus: “Osiris is een van de meest gebruikte studenten informatiesystemen (SIS) van Nederland. Een systeem dat inspeelt op de behoefte van studenten om zelf in de lead te zijn en om zelf controle te hebben over hun eigen leerpad. Osiris is een programma dat oorspronkelijk voor het hoger beroepsonderwijs en wetenschappelijk onderwijs is ontwikkeld. Als lid van een cluster van 8 MBO’s is Aventus een van de eerste MBO-instellingen in Nederland die Osiris gaan implementeren. Om dit succesvol te kunnen laten verlopen is Osiris aangepast, zodat het ook voor het MBO passend is.”
Fenna vult aan: “Osiris is een prachtig programma. Alleen is het MBO niet te vergelijken met HBO en WO. Het MBO heeft te maken met andere wet- en regelgeving, maar nog veel belangrijker: Osiris is eigenlijk bedoeld voor de zelfstandige student die zijn of haar eigen leerpad kiest, zoals op het HBO en WO het geval is. De MBO-student heeft meer en andere begeleiding nodig. MBO niveau-4 studenten zitten wel tegen die zelfstandigheid aan, maar de niveau-1 studenten hebben echt een-op-een begeleiding nodig om het optimale uit hun studie te kunnen halen.”
Omdat er veel haken en ogen zitten aan de implementatie en er meer handen nodig zijn dan verwacht, worden Omix’ers Ina en Lisa er in januari 2021 bij betrokken. En dat blijkt een goede beslissing. Lisa: “Fenna zat al ruim driekwart jaar bij Aventus en kende het team en reilen en zeilen van de instelling al door en door. Erg prettig, omdat zij ons als nieuwe toevoeging snel op vlieghoogte kon brengen. Wij kwamen wel nieuw, maar konden al heel snel bij Fenna aanhaken. Ik heb het een beetje gevoeld dat we in het begin ‘onder de vleugels’ van Fenna mee konden liften en daarna met elkaar goed hebben kunnen sparren over het project. Renate hield daardoor haar handen vrij voor haar eigen werkzaamheden en heeft ons de kans geboden uit te zoeken wat voor ons alle drie goed werkt. Renate heeft ons echt gestimuleerd het stuk te pakken wat bij onze kwaliteiten past en waarbinnen wij nog wilden groeien. Bij Omix zitten Ina en ikzelf nog in het traineeship traject, dus dit was een mooie kans om stappen te maken binnen onze ambities. Die kans hebben wij gekregen en zeker goed benut.
Ina voegt hieraan nog toe: “Je ziet echt dat wij een goede balans en verdeling gevonden hebben binnen het project. Waar Fenna al de eerste stappen in de inrichting van Osiris had gezet, met later een focus op het in kaart brengen van de processen voor alle stakeholders, heeft Lisa zich echt gefocust op de trainingen en het contact met het onderwijs. Ikzelf heb meer de technische aspecten van het project opgepakt en veel met functioneel beheer geschakeld. Hierbij lag mijn rol in het optimaliseren van het diplomeringsproces. Voor studenten een belangrijk stuk natuurlijk, aangezien de waardedocumenten hun laatste stap richting de arbeidsmarkt zijn. Vanuit technisch oogpunt een leuke casus om dit in Osiris in te richten en er daarmee voor te zorgen het diplomeringsproces soepel verloopt. Vanuit drie verschillende rollen hebben wij gezamenlijk een grote toegevoegde waarde gehad binnen de implementatie.”
De ‘K3 van Studentenadministratie’ heeft elkaar niet alleen aangevuld op het gebied van kennis en expertise, maar ook op het gebied van persoonlijke ontwikkeling. Door veel met elkaar te sparren hebben zij elkaar zowel geholpen met inzichten in hun specifieke onderdelen in het project, als een spiegel voorgehouden op het vlak van persoonlijke groei. Lisa: “Door onze samenwerking hebben wij elkaar echt versterkt, we konden elkaar goed vinden en het proces verliep ook heel natuurlijk.” Ina is het daar mee eens: “Onder Fenna hebben we een goede start gemaakt, waar Renate als coach ons naar een nieuw niveau heeft gebracht. Na de start zijn wij uitgevlogen in onze eigen expertises, om het maar even symbolisch te houden. Dit vormde een mooie drie eenheid met toegevoegde waarde voor het project.”
Renate tot slot: “Fenna kwam in eerste instantie voor een andere rol, maar was precies de goede match qua kwaliteit en kennis voor de fase waarin we zaten met het Osiris-project. Ze gaat onderzoekend en heel procesmatig te werk en is goed in het vertalen van techniek naar de gebruiker. Op het moment dat ik merkte dat we extra kennis en capaciteit nodig hadden voor het project, kwamen Ina en Lisa ons versterken. Ook zij hadden weer hun eigen kwaliteiten. Ina vanuit haar systeemkennis en inzicht in de behoefte van de gebruikers en Lisa bracht het onderwijs en de logistiek samen met haar communicatieve vaardigheden en natuurlijke schakelvermogen tussen alle verschillende partijen. Daarbij worden kwaliteiten versterkt wanneer je verantwoordelijk bent voor iets, het brengt eigenaarschap met zich mee. Dat eigenaarschap is belangrijk en dat hebben ze alle drie genomen.”
Terug naar overzicht
