Fuseren en verhuizen: welke roosteruitdagingen brengt dat met zich mee?

Wat gebeurt er als je drie scholen samenvoegt tot twee en welke invloed heeft dat op het roosteren en de onderwijslogistiek? We gaan op bezoek bij UGO in Apeldoorn, waar we praten met Marina Kers, teamleider Algemeen Ondersteunend Onderwijs Personeel (AOOP) en Omix-consultants Kim Buitenhuis en Hanneke Steinvoort. Een fusie, een verhuizing in twee fases en de overgang naar één leerlingenadministratie- en één roostersysteem brengen de nodige uitdagingen met zich mee.

Het is een komen en gaan van leerlingen op UGO, een vmbo school in een woonwijk in Apeldoorn. De conciërges heten iedereen vriendelijk welkom. UGO is samen met UDO, een andere vmbo school, ontstaan door een samenvoeging van drie scholen; Sprengeloo, Veluws College Cortenbosch en het Edison College. Je spreekt ze uit als ‘you go’ en ‘you do’. UGO richt zich op het profiel dienstverlening en producten, terwijl UDO zich meer richt op zorg & welzijn en techniekprofielen. Nu lopen de profielen nog wat door elkaar omdat de samenvoeging per leerjaar, vanaf schooljaar 22/23, wordt doorgevoerd. Over 1,5 jaar is de samenvoeging een feit voor alle leerjaren. Daarnaast staat er een verhuizing op stapel.

Het laat zich raden dat deze veranderingen veel vragen van de onderwijslogistiek en het rooster. Er zijn voldoende interessante uitdagingen. Dat is een bezoek waard aan UGO waar we in gesprek gaan met teamleider Marina en vanuit Omix roostermakers Kim en Hanneke. Marina is verantwoordelijk voor de aansturing van de receptie, administratie, conciërges en roostermakers, waar ook gebouwenbeheer en facilitair onder vallen. Kim doet het basisrooster en Hanneke het dagrooster.

V.l.n.r: Marina, Kim en Hanneke

Kun je iets meer vertellen over de totstandkoming van de samenvoeging van de scholen?

Marina: “De drie bovengenoemde scholen zijn in schooljaar 22/23 samengevoegd tot de twee nieuwe scholen met de namen UDO en UGO. In feite is het een fusie van drie scholen naar twee nieuwe scholen. Daar ligt natuurlijk een case aan vooraf, zoals de prognose van dalende leerlingenaantallen. De fusie vraagt jaren voorbereiding. Het was ook hét moment om opnieuw goed te kijken naar het onderwijs. We willen beter aansluiten op de vraag van leerlingen en ontwikkelingen van deze tijd. Gericht op de individuele leerling, meer keuzemogelijkheden en een bredere oriëntatie. Dit vraagt meer dan alleen de algemeen vormende vakken. We zijn vorig schooljaar met leerjaar 1 gestart en zitten nu in leerjaar 2. Er komt elk jaar een nieuwe jaarlaag bij.

In de eerste twee leerjaren zitten de meeste overeenkomsten tussen UGO en UDO. In de bovenbouw maken de leerlingen een keuze voor een profiel dat het best bij ze past. Doordat we nauw samenwerken met UDO kunnen we een breder pallet aan profielen aanbieden.

Welke hulpvraag hadden jullie voor Omix?

Marina: “Voorheen had iedere school zijn eigen roostermaker en dat was logisch. Door de samenvoeging werd het allemaal complexer en was er meer werk voor de roosterkamer. UGO was een samenvoeging van twee scholen naar drie scholen in één gebouw – UGO, Veluws College Cortenbosch en Edison College. Dat vraagt best veel van de roostermakers. Zeker ook in afstemming met de andere locatie.

Onderwijscontinuïteit staat bij ons op één. Daarom hebben we Omix gevraagd om in een vroegtijdig stadium mee te denken over een nieuw basisrooster en dagrooster in deze complexe situatie. Dat vraagt om een nieuwe visie, denkwijze, planning en een steeds vooruitziende blik. We zijn erg blij met het effect van het werk dat Kim en Hanneke leveren. Het is fijn dat we erop kunnen vertrouwen dat het goedkomt. Ook is de nauwe samenwerking met de onderwijskundige teamleiders waardevol.”

Hanneke en Kim vullen aan: “Daarbij gingen we ook nog eens van verschillende roostersystemen naar één systeem. De koppeling met de diverse systemen aan de achterkant vraagt bij een fusie de nodige aandacht.”

Kim, kun je wat vertellen over jouw functie van basisroostermaker en alle uitdagingen waarmee jij te maken hebt?

Kim: “Het is een andere manier van inrichten van het roosterprogramma omdat we nu nog te maken hebben met drie scholen. Het is een hele puzzel, maar dat vind ik leuk. Het vraagt afstemming met de samenwerkende programma’s onder elkaar. Je hebt te maken met de keuzes van de schoolleiding van de school. Het is fijn als je daar al vroegtijdig bij betrokken bent. Het basisrooster vraagt om een vooruitziende blik. En daarin kan ik ondersteunen en adviseren. In januari begin ik al met alle voorbereidingen voor een basisrooster. Dit houdt in dat ik alle informatie verzamel en analyseer. In mei/juni begin ik dan echt met roosteren en maak ik conceptroosters. Dan zijn ook de prognoses van het aantal nieuwe leerlingen bekend.”

Marina vult aan: “Een goed roosterplan is de basis. Dat begint met een lessentabel en het uitvragen van beschikbaarheid van docenten. Die formatieplanning ligt al aan de voorkant. Welke vragen stellen we aan het personeel, welke voorkeuren zijn er, enzovoort.”

“Zet de leerling op één, ook tijdens het roosteren.”

Jullie gaan ook nog verhuizen. Welke consequenties brengt dat met zich mee voor het rooster?

Marina: “De verhuizing is uitgesteld, want eigenlijk zou die afgelopen zomer plaatsvinden. Nu gaat het komende zomer gebeuren. Er is wel een uitdaging: hoewel een groot deel gaat verhuizen naar het nieuwe schoolgebouw, blijft een aanzienlijk deel nog in het huidige gebouw voor de duur van één schooljaar. Dat heeft allerlei oorzaken waarop we niet altijd invloed kunnen uitoefenen. Dit vraagt dus weer om die vooruitziende blik. Wat betekent het voor de inzetbaarheid? Welke keuzes moeten we maken? Welke lokalen houden we open in het bestaande gebouw? Waarschijnlijk krijgen we te maken met reistijd voor de docenten. En leerlingen krijgen mogelijk te maken met pendelbewegingen tussen UGO en UDO. Het wordt voor het komende jaar een complexe puzzel”

Kim lacht: “Dat wordt een mooie uitdaging!”

Leerlingen van UGO kunnen zelf meer kiezen. Denk aan de keuzes voor profielen en beroepenoriëntatie. Wat vraagt dit van het roosteren?

Kim: “De leerlingen maken de keuze voor een profiel voor aanvang van het schooljaar, dus die keuzes nemen we al mee in het basisrooster. Maar het kan ook voorkomen dat er bijvoorbeeld maar één leerling biologie volgt. Meer maatwerk vraagt om meer clustering en dat legt een grotere druk op het rooster. En vanaf volgend schooljaar kan het ook voorkomen dat een leerling een les volgt op de andere school, UDO. Dan krijg je door de reistijd te maken met pendelbewegingen waarmee je moet rekening houden in het rooster.”

“We denken in oplossingen en niet in problemen. Wij roosteren voor de leerlingen.”

 

Hanneke, met welke hectiek heb jij te maken in je werk als dagroostermaker?

Hanneke: “Ik begin iedere dag thuis om 7 uur met de ziektemeldingen van de docenten, waarna ik schakel met de teamleiders. Vervolgens probeer ik zoveel mogelijk ‘dicht’ te roosteren zodat er voor de leerlingen zo min mogelijk tussenuren zijn. Als dat echt niet lukt, dan kan ik dat uur last minute vullen met een externe partij die lessen verzorgt in burgerschap.

Als dat allemaal geregeld is, rij ik naar school en ga ik aan de slag de andere werkzaamheden. Denk aan het plannen van de volgende week, de dagelijkse zaken, verzoeken van docenten, lokaalwisselingen en speciale activiteiten.”

Wat bedoel je met speciale zaken?

Hanneke: “Eigenlijk alles wat eenmalig is. We hebben projectweken om de leerlingen andere vaardigheden bij te brengen. Of onlangs was er de reisweek, waarin leerlingen uit klas 4 naar Berlijn, Parijs en andere bestemmingen gingen. Welke docenten gaan dan mee? Wat betekent dit voor het rooster van die week?

Een ander voorbeeld is het project ‘Comeback’ waarin topsporters voorlichting geven over weerbaarheid. Die les duurt langer dan een normale les dus dat heeft invloed op het rooster. Of denk aan het Techniekfestival of het inplannen van schoolfoto’s. Al deze projecten moet tijdig ingepland worden.

Kortom: geen dag is hetzelfde. Er ligt altijd werk omdat je ook vooruit moet plannen.”

Marina benadrukt: “Je hebt absoluut een signalerende functie. En je denkt altijd mee en dat is erg fijn!”

Marina, hoe kwam je in contact met Omix en wat zijn je ervaringen?

“Sinds vorig jaar oktober zit ik deze functie. Net daarvoor heeft onze directeur het eerste contact gelegd. De Omix-consultants hebben een frisse blik omdat ze geen geschiedenis hebben met de school. Ze hebben een helicopterview en werken doelgericht. Een voordeel is dat ze dingen kunnen afstemmen met hun collega’s als ze er zelf niet uitkomen. En het is handig dat er een vangnet is. Kim gaat over 8 weken met verlof en dan vervangt een collega haar.”

Kim vult aan: “We denken in oplossingen en niet in problemen. Wij roosteren voor de leerlingen.”

Hebben jullie nog tips voor andere scholen die gaan fuseren of verhuizen?

Marina: “Je moet maatwerk leveren. Het onderwijs in Nederland verandert. Dat vraagt een visie, een plan en aanpassingen van het onderwijsconcept. Wij willen aansluiten bij wat de leerling nodig heeft. Dat is een mindset die overal invloed op heeft. Zet de leerling op één, ook tijdens het roosteren.”

Kim: “Op deze school staat het rooster voorop en is het geen afvoerputje. Wij worden er hier al in een vroeg stadium bij betrokken en dat vind ik best bijzonder. Mijn ervaring is soms anders. Dus dat is mijn tip: betrek ons er vroeg bij.”