Lysanne start, optimaliseert en vertrekt als alles klaar staat

Lysanne start, optimaliseert en vertrekt als alles klaar staat

“De kracht van Lysanne is dat ze ervoor zorgt dat ze niet onmisbaar wordt. Ze komt hier binnen, gaat er met de bezem doorheen… en als alles staat, gaat ze weer.” Toch gaat teamleider Ammelie de Wit haar enorm missen. Lysanne Heitkönig (31) is sinds januari een heel jaar bij NHL Stenden Hogeschool in Leeuwarden aan het werk als procesmanager voor de Centrale Studenten Administratie.

Het voelde als thuiskomen bij NHL Stenden. “Ik heb hier aan de Hogere Hotelschool gestudeerd, dus het voelde een beetje als nostalgie toen ik hier dit jaar weer binnenstapte. Echter deze keer vanuit een totaal andere rol.” Na 8 jaar gewerkt te hebben als congrescoördinator bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in Den Haag heeft Lysanne haar carrière vervolgd bij Omix. Aansluitend aan haar eerste opdracht via Omix als coördinator logistiek voor Rotterdam Business School, gaat ze aan de slag bij NHL Stenden.

De opdracht is om binnen NHL Stenden processen te optimaliseren. “Ik ben gestart met een procesanalyse voor de Commissie Bijzondere Toelating (CBT). Na de fusie van NHL en Stenden naar NHL Stenden hogeschool is de regeling van de CBT nooit herzien. Hierdoor was het niet duidelijk hoe bijvoorbeeld bevoegdheden geregeld waren, wie leden kon ontslaan en benoemen en waar de verantwoording lag voor het opvullen van vacatures.” Lysanne heeft een adviesrapport opgesteld met concrete beslispunten. Deze punten zijn het afgelopen jaar ook gelijk opgepakt.

Naast het CBT project, valt binnen haar verantwoordelijkheid ook het optimaliseren van de processen binnen het team van de Centrale Studenten Administratie (CSA). “Samen met het team zijn de processen in kaart gebracht. Dit hebben we gedaan door middel van het opstellen van processchema’s. Door met elkaar hieraan te werken, werden optimalisaties geconstateerd en ook direct opgepakt door het team. Zo werk je samen aan een efficiënter en nog studentvriendelijker werkproces, dat geeft energie!”

Ammelie de Wit is vanaf september de vaste collega van Lysanne geworden. “Vandaag is eigenlijk de eerste dag dat we elkaar fysiek ontmoeten. Wat dat betreft zijn we erg gewend aan het nieuwe werken op afstand.” Als teamleider is Ammelie onder meer verantwoordelijk voor de aansturing van de medewerkers en twee procescoördinatoren. Per 1 januari neemt zij de taken van Lysanne over. De verandering die Lysanne ingezet heeft, kan Ammelie nu voortzetten. Van overdracht is dan ook geen sprake, alles loopt. ‘’Het mooie is dat Lysanne echt onderdeel is van het team. Bij aanpassingen of veranderingen kan ze dat goed verwoorden en gaan we met z’n allen die kant op. Lysanne heeft al heel veel warmte opgebouwd zou je kunnen zeggen, en krijgt daardoor gezamenlijk met het team veel voor elkaar.”

“Ik zie wat Lysanne in die acht maanden voordat ik hier startte allemaal heeft gedaan en dat helpt mij enorm om inzicht te krijgen in CSA. Ik pak er regelmatig een processchema bij om te kijken hoe het in elkaar zit. Dit werkt heel fijn. Zo weet je in één oogopslag wie, wat op welk moment doet binnen het proces”. Lysanne vult aan: “We zitten in een dynamisch werkveld. Het is leuk om met elkaar te kijken hoe we onszelf als team en het werk kunnen organiseren, zodat het behapbaar blijft. Voor mij is belangrijk om faciliterend op te treden, zodat iedereen zijn werk zo goed mogelijk kan doen”.

Ammelie: “Als interimmer heeft Lysanne ervoor gezorgd dat ze niet meer onmisbaar is, dat is het fijne. Ze komt ergens, haalt de bezem er doorheen. Zodra alles staat, vertrekt ze weer.” Ze lacht: “Maar als persoon ga ik haar enorm missen.”