Onze ervaringen met Osiris

Onze ervaringen met Osiris

Student-InformatieSystemen (SIS) zijn onmisbaar in het onderwijs. Osiris is in Nederland een zeer bekend SIS, waar veel onderwijsinstellingen in het middelbaar beroepsonderwijs en het hoger onderwijs gebruik van maken. Onze consultants hebben in verschillende rollen ervaring opgedaan met Osiris. Deze ervaring varieert van processen rondom aanmelding, toelating en inschrijving (ATI), het studievolg proces, het Functioneel Beheer en het geven van trainingen en begeleiden bij implementaties.

In dit artikel vertellen elf van onze consultants over hun opdrachten, kwaliteiten en ervaringen bij diverse onderwijsinstellingen.

Adviseur Haagse Hogeschool, Trainer MBO Utrecht, Projectleider en Business analist ROC TOP

Lukas heeft jarenlange ervaring met SIS waaronder Osiris. Deze ervaring brengt hij in bij de volgende projecten:

“Voor de Haagse Hogeschool breng ik de curriculumwijzigingen in kaart en adviseer ik opleidingsmanagers hoe zij dit goed kunnen doorvoeren in Osiris. Samen met het projectteam van MBO Utrecht zet ik trainingen op, waarmee de toekomstige trainers eindgebruikers kunnen opleiden in het gebruik van Osiris. Op basis van procesbeschrijvingen en een handleiding ontwikkelen we trainingsmateriaal en richten we de oefenomgeving in.”

“Binnen het implementatieproject van Osiris bij ROC TOP heb ik als projectleider het plan van aanpak voor de inrichting van het systeem gemaakt en bewaak ik de tijdige oplevering van producten in het deelproject inrichting. Ik organiseer inrichtingssessies met de proceseigenaren en stem de inrichting af op de implementatie als geheel en op de deelprojecten Conversie, Koppelingen, Rapportages en Opleidingen. Als business analist analyseer en bespreek ik de processen en structuren met de stakeholders binnen ROC TOP. Deze processen en structuren richt ik in en demonstreer ik in Osiris tijdens een Proof of Concept (PoC). Na goedkeuring van de PoC, leg ik de inrichting vast in een inrichtingsdocument en draag ik deze over aan de functioneel beheerders en key-users.”

Procesbegeleider Osiris – ROC Aventus

Fenna was als ervaren Young Professional verantwoordelijke voor de studentenadministratie van een faculteit van de Technische Universiteit Eindhoven. De opgedane Osiris ervaring neemt ze mee bij het Osiris project van de ROC Aventus.

“Als procesbegeleider Osiris help ik de Studentadministratie – afdeling Examinering bij ROC Aventus om een zachte landing te verzorgen in het nieuwe studenteninformatiesysteem. Vooral rondom het invoeren en vaststellen van resultaten, het inrichten van het diplomeringsproces en de bouw en inrichting van examenprogramma’s is er nog veel te doen. Hierin help ik om het onderwijs en de onderwijsvisie van Aventus zo goed mogelijk naar Osiris te vertalen.”

“Mijn opdracht bij Aventus heeft 3 facetten: de conversie van EduArte naar Osiris, de lopende processen en de nieuwe processen. In de eerste plaats houd ik mij bezig met het controleren van de geconverteerde informatie vanuit het oude systeem naar het nieuwe. Alle resultaten en vrijstellingen moeten op de juiste plek terecht komen en de juiste informatie bevatten. Daarnaast moet deze informatie worden gebruikt om de huidige, lopende, processen in te richten. Met als belangrijkste doel ervoor zorgen dat alle examenprogramma’s die nu in Eduarte staan ook in Osiris te krijgen. Dit is een proces wat moet worden afgerond voor de live-gang van Osiris. Hierin ben ik aan de slag gegaan met het ‘bouwproces’ inrichten, de collega’s te trainen, werkinstructies op te leveren en de ‘best practices’ uitwerken om het bouwproces te testen. We gaan nu al aan de slag met dit gedeelte van de implementatie en adaptatie.”

“Momenteel ben ik ook bezig met het inrichten van de nieuwe en toekomstige processen in Osiris zoals resultaten invoeren, diplomeren, vrijstellingen verwerken, inschrijvingen muteren, en nog veel meer. De mogelijkheid van automatisering via Osiris Zaak opent deuren om bepaalde processen helemaal via Osiris te laten verlopen. Voor deze processen help ik met het inrichten, het testen van functies, en het trainen van collega’s.”

Teamleider Studentzaken en Fuctioneel Beheerder Osiris – Aeres Hogeschool

Mariska werkt als ervaren consultant al met Osiris sinds 2005.

Momenteel doe ik dat in verschillende rollen bij Aeres Hogeschool. Hier zijn recent Osiris Basis, Osiris Zaak, Osiris Docent en Osiris Student geïmplementeerd. Voor de live-gang ben ik verantwoordelijk geweest voor het test- en trainingstraject. Het test- en trainingsmateriaal moest geschreven worden en de gebruikers begeleid in het testtraject. Naast het test- en trainingstraject was mijn rol ook controlerend en adviserend ter attentie van de data conversie. Mijn functie na live-gang is teamleider Studentzaken en functioneel beheerder Osiris. Vanuit mijn rol als functioneel beheerder ben ik ook lid van het projectteam Osiris Inrichting en Implementatie. Hierbij zorg ik voor de juiste inrichting van het systeem, schrijf ik werkinstructies en probeer ik het team zoveel als mogelijk kennis bij te brengen van Osiris.”

“Als teamleider geef ik nu leiding aan het team studentzaken en coördineer ik de onderwijslogistieke processen binnen de afdeling. Deze afdeling is verantwoordelijk voor alle onderwijsprocessen: van aanmelden tot inschrijven, van voortgang tot afstuderen en van diplomeren tot en met uitschrijven.”

Secretaris van de Examencommissie – Technische Universiteit Eindhoven faculteit Bouwkunde

Elsemiek heeft als Young Professional verschillende rollen in de onderwijslogistiek vervult.\

”In mijn rol als secretaris van de examencommissie maak ik gebruik van Osiris als informatiebron. De informatie uit het systeem gebruik ik voor inzichten en het maken van overzichten. Ik controleer bijvoorbeeld of studenten die een verzoek hebben ingestuurd wel van de opleiding Bouwkunde zijn, koppel besluiten of andere relevante documenten vanuit de examencommissie aan de studentendossiers en kan op aanvraag van studenten hun studievoortgangsoverzicht uit Osiris halen. Osiris fungeert daarnaast als communicatiemiddel naar studenten, maar ook voor het opzoeken van eenvoudige zaken zoals een studentnummer of adresgegevens wordt Osiris momenteel door mij gebruikt.”

Functioneel Beheerder Osiris – Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

Rob heeft als ervaren onderwijslogistiek consultant vele implementaties van Osiris begeleid.

“Op dit moment ben ik werkzaam als functioneel beheerder en ben ik betrokken bij de implementatie van Osiris bij de HAN. De primaire focus ligt daarbij op Osiris Aanmeld en Inschrijf en Osiris Zaak, maar ook op Osiris Studievolg, De module Osiris Docent en Osiris Student zullen weldra volgen. Sinds 2007 ben ik bij zeer veel klanten betrokken geweest bij één of meerdere Osiris projecten. Zo heb ik een groot aantal aanmeldprocessen ontworpen en ingericht voor onder andere de Universiteit Twente, Technische Universiteit Eindhoven en ArtEZ. Daarnaast heb ik meerdere implementaties begeleid en ondersteund zoals die van Osiris Studievolg bij de Hogeschool Rotterdam en Hanzehogeschool (Groningen) en Osiris Inschrijf bij Breda University of Applied Sciences. De afgelopen 14 jaar heb ik veel functioneel beheerders, key-users, docenten en administratief medewerkers bij WO, HBO en MBO-instellingen begeleid en getraind in de vele facetten van Osiris.”

Trainer en ontwikkelaar trainingsmateriaal – ROC Aventus

Jeroen is onderwijslogistiek specialist en docent in zowel planning als Osiris vraagstukken.

“Vanuit mijn ervaring bij de Hanzehogeschool als spin in het web bij de implementatie van Osiris heb ik een goed overzicht van de mogelijkheden en functionaliteiten. Mijn taken bij mijn huidige opdracht bij ROC Aventus zijn toegespitst op het ontwikkelen van trainingsmateriaal voor docenten en begeleiders zodat zij Osiris na implementatie kunnen gebruiken en alle voor hun rol noodzakelijke handelingen in Osiris kunnen uitvoeren. Denk hierbij aan het vinden van studenten, het opvragen van informatie, notities vastleggen bij studenten, voortgang inzien en interpreteren, resultaten invoeren en actiepunten opstellen en afhandelen.”

“Naast het trainingsmateriaal voor docenten en begeleiders worden er zogenaamde “Osiris coaches” opgeleid die meer inzicht krijgen in Osiris in het algemeen. Op die manier kunnen zij in de toekomst de docenten en begeleiders helpen bij allerlei voorkomende vragen en dit plaatsen in de context van de werking van Osiris. Zij krijgen dus ook meer inzicht in de inrichting van Osiris in de backoffice omgeving. Dit vergt vooral inzicht in de opbouw van de formatieve en summatieve programma’s en hoe dit in Osiris vastgelegd kan en moet worden.”

‘’We letten op de juiste inrichting van het systeem en bouwen summatieve examenstructuren.”

Begeleider Osiris implementatie – ROC Aventus

Ina is als Young Professional ingezet bij diverse onderwijslogistieke vraagstukken.

”Dagelijks runnen wij de praktische gang van zaken met betrekking tot het bouwen van de examenprogramma’s. Zoals het bouwen van de examenstructuren, de begeleiding van de huidige medewerkers, het bijhouden van de planning en ook het in gesprek gaan met onderwijs- en examencommissies.”

“Samen met de examencommissies willen we een juiste vertaling maken van het gegeven onderwijs naar een systeem. Daarnaast controleren wij de conversie en geven hier feedback over. Ook kijken wij naar vervolgstappen over de inrichting. Waar liggen momenteel de problemen nog? En op basis daarvan maken wij een juiste vertaling voor de toekomst.”

Ondersteuning Osiris – Universiteit Twente

Emma heeft als Young Professional de kennis van de studentenadministratie om te kijken naar procesoptimalisatie.

“In mijn opdracht bij de Universiteit Twente ondersteun ik het studentenadministratie team. Binnen dit team worden onder andere cijfers, vakspecialisaties en andere studievoortgangsdata verwerkt in Osiris. Bij deze opdracht werd gevraagd of ik kon ondersteunen bij het wegwerken van achterstanden, om vervolgens te kijken naar procesoptimalisatie zodat achterstanden in de toekomst voorkomen kunnen worden. Al snel bleek, dat onder andere door een snelle groei bij de opleidingen en veel ruimte voor uitzonderingen per student, de werkdruk binnen het team heel hoog lag. Ik probeer daarom in kaart te brengen welke stappen die nu worden uitgevoerd overbodig zijn en hoe de verschillende teamleden beter inzicht kunnen krijgen in elkaars werkwijze. Zo kunnen ze met een gerust hart vrij nemen.”

“De processen zijn eigenlijk het vertalen van input van studenten en docenten naar administratieve formats in Osiris en andere Studentvolg programma’s, zoals Mobility Online en online checklists. De input wordt niet op dezelfde manier aangeleverd en klopt ook niet altijd, waardoor er extra checks uitgevoerd moeten worden die veel tijd kosten en niet nodig zouden hoeven zijn. Samen met de medewerkers beschrijf ik de verschillende processen en ga ik het gesprek met de opleiding aan. We kijken hoe de situatie voor iedereen werkbaar blijft, zonder dat de student last krijgt van achterstanden bij de administratie.”

Ondersteuning Osiris – ROC Aventus

Lisa ondersteunt de implementatie van Osiris vanuit haar ervaring als Young Professional.

“In mijn opdracht bij ROC Aventus ondersteun ik de implementatie van Osiris vanuit de afdeling examinering. Daarnaast bouw en test ik examenprogramma’s en communiceer ik de inhoud van het onderwijs met teamleiders en de examencommissies. Op dit moment ligt de focus op het bouwen van examenprogramma’s in Osiris voor alle bestaande opleidingen van vóór 2021, waar dus resultaten op staan in het oude systeem. Ook ben ik verantwoordelijk voor het begeleiden en training geven aan collega’s en het nakijken van de gemaakte programma’s die de collega’s van de afdeling bouwen.”

“Samen met onder andere mijn Omix collega’s Fenna en Ina brengen we alle processen in beeld om te zorgen dat Osiris, na live-gang goed te gebruiken is voor de afdeling. Ik zit hierbij op het stuk vertaling van de processen naar de praktische uitvoering in het systeem. We testen hierbij hoe resultaten uit het oude systeem (EduArte) overkomen in het nieuwe Osiris en hoe examenprogramma’s werken. In contact met het onderwijs (met name de examencommissies van de teams) onderzoeken we of de onderwijsprogramma’s juist in het systeem terechtkomen en waar we nog wijzigingen moeten aanbrengen. Tegelijkertijd zijn we ook bezig met het in beeld brengen wat er nodig is voor het bouwen van examenprogramma’s vanaf het volgend collegejaar.”

Medewerker Opleidingssecretariaat – Hanzehogeschool

Olivia is een ervaren IT-consultant die haar kennis en ervaring meebrengt naar de onderwijslogistiek.

“Momenteel verwerk ik de achterstallige administratie van cursussen en cursisten voor de Hanzehogeschool in Osiris. Ik ben daarnaast bezig met een aantal nascholingsopleidingen in Osiris, waaronder de cursus en cursist administratie, facturering en communicatie.”

“Ieder jaar worden bepaalde cursussen 1 of 2 keer aangeboden.  Ik regel hiervoor zaken rondom de cursussen met betrekking tot PR, reserveer externe locaties en zorg voor het inplannen van de locaties en studenten. In Osiris zorgen we ervoor dat ieder cursusjaar de cursussen weer aangemaakt en gekopieerd worden en regelen we dat via de website binnengekomen aanmeldingen omgezet worden in daadwerkelijke inschrijvingen op de betreffende cursus. Verder gebruiken we Osiris als informatiesysteem waarin de resultaten van de cursisten worden geregistreerd, deelnemerslijsten worden aangemaakt, certificaten worden uitgedraaid en facturen worden aangemaakt.”