Rust en ruimte door de inzet van interim managers

Rust en ruimte door de inzet van interim managers

Toen er bij het Center for Student Administration van de Technische Universiteit Eindhoven bijna gelijktijdig twee teamleiders weggingen, ontstond er een probleem. Want hoe vind je in deze tijd zo snel twee nieuwe goede krachten? Een telefoontje van Marcel Visschers van de TU/e naar Omix bracht de tijdelijke oplossing. Omix leverde twee interim managers. Shahroez Peraee en Annique Rijndorp-Beukman konden de continuïteit waarborgen én de nieuwe teamleiders inwerken. Marcel deelt zijn ervaringen en Shahroez vult aan.

Sinds vijf jaar is Marcel Manager Center for Student Administration bij de Technische Universiteit Eindhoven. Zijn afdeling met circa 85 medewerkers (60 fte), zorgt voor de administratieve, logistieke en deels organisatorische ondersteuning van het onderwijs van de TU/e. De werkzaamheden zijn breed. Denk aan het toelaten van studenten, het roosteren van het onderwijs, de inzet van surveillanten, de ondersteuning van de examencommissie en het opnemen van videocolleges. En dit is nog maar een deel van de werkzaamheden. Alles om de 14.000 reguliere studenten kwaliteitsonderwijs te kunnen bieden en de docenten zo goed mogelijk te ondersteunen.

Wat was de reden dat je op zoek was naar interim managers?

Marcel: “Van vier teamleiders gingen er twee in dezelfde periode weg, omdat ze ergens anders een mooie uitdaging vonden. De arbeidsmarkt is op dit moment niet zo dat je direct een goede vervanger hebt. Als er iemand weggaat, heb je vaak te maken met een periode waarin je geen vervanger hebt. Medewerkers moeten in de tussentijd ergens kunnen aankloppen of binnenlopen. Dit zijn sleutelfuncties en daarom was ik op zoek naar een goede tijdelijke oplossing. Aan Omix heb ik gevraagd of zij mij konden helpen. Gelukkig kon Annique al snel starten als interim manager studievoortgang en Shahroez als interim manager onderwijsplanning.”

Op welke manier hebben zij bijgedragen aan de continuïteit?

Marcel: “Beiden pakten het snel op. Ze zijn ervaren en doen moeite om het team in korte tijd te leren kennen. De leidinggevende aspecten waren vooral belangrijk. Er speelde veel die periode. Zo waren er veel vacatures.”

Shahroez: “Natuurlijk heb je een korte inwerkperiode nodig, maar de functie maak je je snel eigen. Dat zijn wij gewend. We hadden onder meer te maken met zieken, functioneringsgesprekken, nieuwe mensen aannemen en de dagelijkse gang van zaken. En vervolgens is het belangrijk om alles zo goed mogelijk overdragen aan de nieuwe teamleider.”

“De interim managers vormen de schakel tussen de afdeling en de faculteiten”

Loop je er dan niet tegenaan dat je de mensen nog niet kent?

Shahroez: “Nee eigenlijk niet. Het zijn volwassen teams. Iedereen werkt zelfstandig, dus dat ging behoorlijk vlekkeloos. Je weet dat je er tijdelijk zit en je bent gedreven om de functie snel op te pakken. Mensen wisten mij snel te vinden.”

Marcel: “Iedereen is taakvolwassen, zoals we dat noemen. De medewerkers hebben soms behoefte aan een goede sparringpartner of feedback. Ze zien dat iets niet zo goed loopt en vragen jou om mee te denken. Inmiddels zijn de twee nieuwe teamleiders begonnen. Zij zijn ingewerkt door Shahroez en Annique. Ik zie dit als een soort dakpanconstructie, waardoor geen kennis verloren gaat.”

Wat zijn de voor- en nadelen van het werken met interim managers?

Marcel: “Er valt geen gat. Op deze manier waarborg je de continuïteit. Je hebt altijd te maken met vakantiedagen van degenen die ons verlaten en met een opzegtermijn van de nieuwkomers. Werken met interim managers geeft rust. De medewerkers hebben een aanspreekpunt. Als iemand ergens mee zit, kun je niet zeggen: ‘het komt nu even niet uit’.

Het is een voordeel dat de managers van Omix ruime ervaring en kennis hebben. Ik heb weinig hoeven uitleggen. Je hebt iemand nodig met senioriteit, ook richting de faculteiten en studenten.

Nadelen zie ik eigenlijk niet.” Met een knipoog zegt hij nog: “Je kan de mensen die weggaan moeilijk klonen.”

Was je ervan op de hoogte dat Omix ook interim managers kan leveren?

Marcel: “Ik heb me er nooit in verdiept en heb gewoon gebeld. Al sinds enkele jaren werken we graag met Omix samen. Bijna altijd hebben we twee of meer tijdelijke Omix-professionals voor onder meer speciale voorzieningen, grote vakkenondersteuning, examencommissie of cijferverwerking. Door ziekte of verlof is er regelmatig behoefte aan tijdelijke vervanging.”

Zijn er werkwijzen veranderd door de komst van Annique en Shahroez?

Shahroez: “Toen ik begon heb ik gevraagd of er dingen anders moeten. Die behoefte was er niet. Je wilt de nieuwe teamleiders niet het gras voor de voeten wegmaaien. Zij moeten ook ruimte krijgen voor vernieuwingen.”

Marcel: “Dit was geen veranderopdracht. Wel is het prettig dat ze weten hoe het onderwijs in elkaar zit. Met ingang van het volgende studiejaar gaan we over naar een nieuw onderwijsmodel. Dit betekent dat alles goed doorberekend moet worden, denk aan de logistiek en de zalen. Dan is het fijn dat de medewerkers kunnen aankloppen bij een professional. Ook in de gesprekken met de faculteiten laten ze zien dat ze ruime onderwijslogistieke ervaring hebben. Ze vormen de schakel tussen de afdeling en de faculteiten. Ook hebben ze de ontwikkeling van taakvolwassenheid van het team doorgezet.”

Hoe is de samenwerking met Omix?

Marcel: “Die is al jaren goed. Ieder halfjaar hebben we een voortgangsgesprek. Tussentijds is alles bespreekbaar. Het is goed dat ze het takenpakket verbreden. Een aantal jaren geleden had ik iemand voor de examencommissie nodig. Toen was dat wat lastiger. Inmiddels is dat geen enkel probleem meer. De mensen van Omix denken goed met je mee en kunnen steeds meer professionals voor verschillende onderwijsdisciplines leveren.”

Heb je tips voor andere onderwijsinstellingen die interim managers zoeken?

Marcel: “Zorg voor vervanging als mensen weggaan op sleutelposities! En ik raad de eerdergenoemde dakpanconstructie aan. Dit geeft rust en ruimte.”

Shahroez blijft nog even bij de TU/e. Wat ga je doen?

Shahroez: “De TU zit in een afrondende fase van een nieuw curriculum. Voor een aantal dagen per week ben ik hierbij betrokken als projectleider. Daarnaast ga ik met de teamleider kijken hoe het team nog meer zelfsturend kan werken. Op het interim management kijk ik zeer positief terug. Een leuk team, afwisselend werk en internationale aspecten.”