Succesvolle implementatie van Brightspace bij Saxion

De overstap naar een nieuw Learning Management System (LMS) is een complex proces dat verder gaat dan alleen techniek. Het raakt docenten, studenten en de gehele onderwijslogistiek. Bij Saxion Hogeschool begeleidde Omix de implementatie van Brightspace als vervanger van Blackboard. Consultants Aimée Muller en Lisanne van Brouwershaven stuurden binnen dit project een team van studentassistenten aan en zorgden voor een soepele migratie en ondersteuning. In deze blog delen zij hun ervaringen, uitdagingen en leerpunten.

Waarom Saxion koos voor Brightspace?

Voorafgaan aan de overstap naar Brightspace werkte Saxion met het Learning Management Systeem (LMS) van Blackboard, wat meer dan 10 jaar geleden is geïmplementeerd. De markt voor het LMS heeft zich sindsdien verder ontwikkeld. Daarnaast eindigt het huidige contract binnen een aantal jaar. Dit gaf aanleiding om een aanbesteding in de markt te zetten. Op basis daarvan werd gekozen voor Brightspace, inclusief een uniform coursetemplate, verbeterde toetsingstools, een AI-chatbot en geïntegreerde samenwerkingsplatformen.

De implementatie werd stapsgewijs aangepakt, met een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden tussen een centraal projectteam en decentrale projectteams per academie.

Vier fasen van de implementatie

1. Ontwerp

“Uit de wensen van studenten kwam naar voren dat er behoefte was aan eenheid binnen de cursusomgevingen in het LMS. Vooral omdat studenten veel moesten zoeken naar hun materialen doordat iedereen de cursusomgeving op een andere manier had ingericht,” vertelt Aimée. “Daarom is er al vroeg in het project gekozen om binnen de hele instelling te werken met een uniforme coursetemplate met een vaste structuur en opmaak. Dit werd ontworpen op basis van onderwijskundige inzichten en functionele mogelijkheden in Brightspace.”

Daarnaast werd nagedacht over de integratie van aanvullende tools, zoals een plagiaatscanner, videoplatform en peerfeedbacksysteem.

2. Bouw

“De migratie van cursusinhoud vanuit Blackboard naar Brightspace werd uitgevoerd door een team van studentassistenten,” legt Lisanne uit. “Om deze overgang gestructureerd te laten verlopen, werkten we met een migratiebestand waarin per cursus werd bijgehouden welke inhoud overgezet moest worden, wat was afgerond en welke stappen er nog nodig waren.”

“Zodra een cursus was gemigreerd, namen de studentassistenten contact op met de moduleverantwoordelijke voor een overdracht,” zegt Aimée. “Dit deden ze via mail, gevolgd door een afspraak via Teams of op locatie. We hanteerden een strakke communicatie over deadlines en verwachtingen, zodat de migratie soepel bleef verlopen.”

3. Uitrol

Het nieuwe LMS werd niet in één keer uitgerold, maar in twee fases. Eerst voor een kleinere groep opleidingen en daarna instelling-breed.

“Tijdens de livegang ontstonden veel vragen over gemaakte keuzes in de ontwerp- en bouwfase,” vertelt Aimée. “Waarom was een bepaalde functionaliteit zo ingericht? Waarom werkte een proces in Brightspace anders dan in Blackboard? Hier lag een grote uitdaging: niet alleen technische ondersteuning bieden, maar ook de meerwaarde van het nieuwe systeem helder uitleggen.”

Om de overgang soepel te laten verlopen, werden extra communicatiemomenten georganiseerd. Daarnaast speelden de projectleiders in de academies een actieve rol in de begeleiding van hun teams. De beschikbaarheid van adviseurs met zowel onderwijskundige als technologische kennis was een gouden zet. Ze waren beschikbaar als vraagbaak, sparringpartner en eventuele aanvullende trainingsbehoeften.

4. Nazorg

Nadat Brightspace volledig was uitgerold, verschoof de focus van migratie naar support en een diepgaandere kwaliteitsslag.

“Veel contracten van studentassistenten liepen in de zomerperiode af, waardoor er een kleiner team overbleef voor de eerstelijns support,” vertelt Lisanne. “Daarom bereidden we ons voor op de livegang in september door veelgestelde vragen en uitgebreide documentatie op te stellen en antwoorden te verzamelen in een supporthandleiding.”

Daarnaast werd een AI-chatbot ingezet die op basis van gebruikersvragen direct relevante antwoorden uit de handleidingen kon filteren.

“We voerden in deze fase ook kwaliteitschecks uit op de door ons en academies zelf gemigreerde cursussen,” zegt Aimée. “Met een checklist controleerden studentassistenten of alle cursussen voldeden aan de vastgestelde richtlijnen. Kleine aanpassingen voerden we direct door, voor grotere zaken werd feedback gegeven aan de academies.”

Belangrijkste leerpunten

• Goede projectorganisatie voorkomt chaos
  Een combinatie van centrale en decentrale teams zorgde voor efficiënte samenwerking en duidelijke communicatie.
• Een gefaseerde uitrol werkt beter dan een ‘big bang’
  Door eerst op kleine schaal te starten, konden lessen worden geleerd en bijsturingen worden gedaan voordat de volledige instelling overstapte.
• De menselijke factor is net zo belangrijk als de techniek
  Een uniforme course template, duidelijke communicatie, trainingen en laagdrempelige support hielpen om weerstand te verminderen en gebruikers sneller op weg te helpen.
• Een slimme aanpak van migratie en nazorg bespaart tijd en middelen
  Door te werken met studentassistenten en een AI-chatbot werd de werkdruk op functioneel beheer verlaagd.

Meer weten?

Bij Omix hebben we uitgebreide ervaring met LMS-implementaties zoals Brightspace, Blackboard en Canvas. Wil je het volledige rapport “Een implementatie van Brightspace door de bril van twee Omix consultants” ontvangen? Neem contact met ons op!