Het project POIM – Fontys Hogescholen

Het project POIM – Fontys Hogescholen.

Het megaproject is klaar. Het proces loopt. Fontys Hogescholen heeft succesvol het project POIM in gang gezet en afgerond. Een gesprek bij Fontys in Eindhoven met programmamanager Paul Cornelissen, Paula Verschoof, consultant onderwijslogistiek bij Omix en Wencke Reussink, consultant planning en roostering bij Omix. Paula en Wencke werden allebei ter ondersteuning ingevlogen. Paula als procesmanager onderwijslogistiek en Wencke in eerste instantie als roostermaker, later als functioneel beheerder.

Zonder Paula en Wencke was het lastig geworden.

Met het project POIM zorgt Fontys voor een uniforme, eenduidige werkwijze voor het Plannen van Onderwijs, Inzet en Middelen. Dat implementeren heeft wel wat voeten in de aarde gehad en kon volgens Paul “niet gerealiseerd worden zonder de ondersteuning en sturing van Omix’ers Paula en Wencke. Het College van Bestuur heeft inmiddels décharge verleend aan de projectorganisatie van POIM wat betekent dat onze doelstellingen zijn bereikt.”

Paul praat zoals hij werkt: snel en efficiënt. “Er valt wel een last van m’n schouders. Het implementeren is afgerond. De hele projectorganisatie die wij hebben ingericht met projectleiders op campussen en instituten, transitiecoaches, IT-projectleiding, projectsecretaris, communicatieadviseur, controller en met ondersteuning vanuit Omix is per 1 juli klaar.”

Fontys is een fusieorganisatie met een decentrale besturingsfilosofie met 30 instituten. “Inmiddels zijn dat er 24, maar ieder instituut heeft z’n eigen verantwoordelijkheden.” In deze context is in 2018 het POIM-avontuur van start gegaan.

Paul legt uit wat destijds het probleem was dat met POIM moest worden opgelost. “Ieder instituut mocht alles zelf organiseren. Er zat weinig sturing op. Als je het hebt over het plannen van onderwijs had ieder instituut zijn eigen proces. Dat varieerde van op papier roosteren tot uitgebreide technische ondersteuning en alles wat daartussen zit.”

Een grote organisatie met een veelvoud aan instituten die in wezen weinig tot niet met elkaar samenwerkten. “Twintig jaar lang werden pogingen ondernomen om te komen tot een gezamenlijk planningsproces, maar pas met POIM is het gelukt om de zaak te stroomlijnen. POIM moest dat probleem binnen 3 jaar oplossen om te komen tot een organisatie met 1 systeem dat efficiënt met elkaar kan communiceren, organiseren en plannen.”

Paula vult aan: “Naast de gebruikelijke communicatiekanalen zoals WhatsApp, e-mail en Excel waren er allerlei verschillende tools en systemen in gebruik voor planning en roostering: Untis; Rostar; Takenplaatje; Access; pen en papier, die allemaal niet met elkaar konden communiceren. Dat is nu 1 systeem geworden: Xedule.”

Het belangrijkste voor Paul is echter niet de implementatie van Xedule, maar juist “dat het één gezamenlijk proces is geworden. De succesfactor is hierin niet de techniek die zich in die twintig jaar exponentieel heeft ontwikkeld, maar het succesvol implementeren van het proces en de mensen meekrijgen.”

Paula Verschoof wordt als procesmanager onderwijslogistiek in juni 2019 naar Fontys gehaald om Paul te ondersteunen en Wencke Reussink als consultant planning en roostering, om de pilot in goede banen te leiden. Een schot in de roos, want zoals Paul het helder aangeeft “zonder Paula en Wencke was het erg lastig geworden.”

Wencke: “Waar ik twee jaar geleden begonnen ben, bij de campus van TF in Eindhoven startte de pilot van POIM met de implementatie van Xedule. Tot aan de zomer van 2019 waren andere systemen in gebruik. Uit deze pilot zijn voor Fontys belangrijke do’s en don’ts naar voren gekomen. Hier is de verdere implementatie op gebouwd.”

De procesmanager onderwijslogistiek is structureel verantwoordelijk voor het vormgeven, ondersteunen en verbeteren van het proces van plannen en roosteren op een manier waarop deze past voor heel Fontys en goed samenhangt met andere processen. Paula: “Wat ik bij de start van mijn opdracht wist was dat er een project gestart was, dat er een projectleiding was en dat er al een plan lag. Alleen zat er in die centrale projectgroep nog geen onderwijslogistieke expertise. Daar lag voor dit project mijn verantwoordelijkheid.” “En dat iedereen het ook zou gaan doen conform het referentieproces, zoals we dat noemen,” vult Paul naadloos aan.

“Het geluk was dat je ook nog enigszins verstand had van Xedule” lacht Paul naar Paula. “Een klein beetje, haha!” Paula staat bekend als expert op het gebied van Xedule. Hierdoor kon zij onmiddellijk aan de slag met het overdragen van kennis naar de toekomstige gebruikers binnen Fontys. Een goede start om aan de slag te gaan als procesmanager en Fontys te leren kennen. “En natuurlijk vice versa, dat Fontys mij leerde kennen”.

Paul wil afsluitend nog heel graag reflecteren op de bijdrage van Omix. “Want we hebben nu verteld hoe het project is gegaan en wat de toegevoegde waarde voor Fontys is geweest, maar Omix heeft een flinke bijdrage geleverd aan het realiseren van POIM. Dat wil ik toch wel even gezegd hebben. Kwantitatief in het leveren van menskracht, maar kwalitatief hadden we echt een procesmanager nodig – wij zaten echt wel even met onze handen in het haar. Ik was niet betrokken bij de werving van Paula, maar toen ik jouw profiel zag, was ik meteen onder de indruk. Het was meteen oké, en dat is heel fijn bij zo’n complex proces.”