Centraal in de onderwijs­organisatie als applicatie­beheerder

Centraal in de onderwijsorganisatie als applicatiebeheerder

Bloed kruipt waar het niet gaan kan. Na twee jaar een uitstap te hebben gemaakt naar een andere sector, is Jacqueline Huizing nu weer terug in het onderwijs. ‘Back to school’ pronkt er op haar LinkedIn-profiel. Jacqueline is sinds de zomer consultant bij Omix en werkt op dit moment als applicatiebeheerder bij het IJburg College in Amsterdam. Ze neemt ons mee in haar functie en drijfveren.

Jacqueline snapt hoe het werkt op een middelbare school. In verschillende rollen heeft ze 17 jaar lang gewerkt bij het Dalton College in Alkmaar. Als facilitair manager, hoofd administratie en als applicatiebeheerder. Met een kleine ‘onderwijspauze’ is ze nu weer terug. “Op een gegeven moment kom je in de fase van wat wil ik nou?”, vertelt ze. Het onderwijs blijft trekken. “Je weet waarvoor je het doet. Je bent ondersteunend aan een betekenisvolle organisatie. Dat past bij mij.”

Sinds twee maanden zit Jacqueline als applicatiebeheerder bij het IJburg College ter overbrugging naar de definitieve oplossing. De vorige applicatiebeheerder ging weg en het was zaak dat het applicatiebeheer van Magister, het leerlingvolgsysteem, direct opgepakt zou worden. Naast het oppakken van de taken stoomt ze twee collega’s klaar voor het applicatiebeheer, zodat zij dit straks van haar over kunnen nemen. Jacqueline werkt ze in en is hun vraagbaak. Binnenkort rondt ze haar opdracht daar af en kunnen de nieuw ingewerkte applicatiebeheerders aan de slag.

Applicatiebeheer en meer

De taken van een applicatiebeheerder focussen zich onder meer op het inrichten van het leerlingvolgsysteem op basis van de school- en cijferstructuur. Jacqueline vult aan: “Het heeft met vele aspecten te maken. Zo legt het systeem het verzuim vast en is het gekoppeld aan DUO. Door de koppeling met DUO is het ook de grondlegger voor de schoolfinanciën.” Naast het inrichten is Jacqueline ook verantwoordelijk voor de rechtenstructuur; wie heeft welke rechten en op basis van welke verantwoordelijkheid? Ook gaat het om het toekennen van digitale licenties aan de leerlingen. En voor 1 oktober moest het PTA in Magister staan. Op dit moment is Jacqueline samen met haar collega’s bezig met het herinrichten van de AVG-module en het herstellen van schoonheidsfouten in het systeem. En ook de inrichting van de schoolstructuur voor volgend schooljaar staat alweer op de planning.

De functie van Jacqueline gaat verder dan alleen applicatiebeheer. Ze heeft een coachende rol voor de administratieve collega’s van het IJburg College: “Je moet de knoppen kennen binnen Magister, maar ook begrijpen hoe de organisatie van de school is ingericht. Ik leer ze om op een andere manier naar een vraag te kijken. Het puzzelen naar het antwoord is meestal de oplossing.” Naast meewerken en coachen, adviseert Jacqueline de schoolleiding over de inrichting van de administratieve organisatie. “Bekijk het niet alleen systeemtechnisch, maar ook organisatorisch. En waarom kun je sommige zaken beter centraliseren en andere juist niet?”

Je doet het samen

Een applicatiebeheerder werkt vooral samen met de leerlingenadministratie, examensecretaris, roostermakers en hoofd bedrijfsvoering. Jacqueline benadrukt dat je het écht samen doet. Je leert van elkaar. “Van alle kanten krijg je input die je in het systeem kunt samenbrengen. Het is een uitdaging de applicatie en schooladministratie zo efficiënt mogelijk in te richten.” Rechtstreeks contact met leerlingen heeft ze niet, maar de leerling is wel leidend. Deze moet zo goed mogelijk onderwijs krijgen. Het systeem faciliteert. En de docent? “Die wil je ontzorgen. De docent moet zo min mogelijk bezig zijn met administratieve lasten en zoveel mogelijk met het onderwijs en de leerlingen.”

Het leukste aan haar rol vindt Jacqueline de combinatie van coachen en puzzelen. “Om mensen wat te leren. Te stimuleren om over bepaalde zaken na te denken en deze op te pakken. Bij sommigen merk je koudwatervrees. Het is fijn om ze te helpen en vooral mooi om te zien hoe ze zich ontwikkelen.” Het puzzelen waar ze zo gek op is, komt echt terug in het applicatiebeheer. “De tijd nemen om het systeem in te duiken, te puzzelen en te komen tot een oplossing.”

“Verlies de cultuur en de ontwikkeling van de school nooit uit het oog”

Kritische blik

Als je vanuit Omix voor een onderwijsinstelling werkt, kom je met een opdracht of een missie op school. Dat spreekt Jacqueline aan. “Op school ben ik collega, maar ik ben ook heel doel- en resultaatgericht bezig. Het geeft je als externe in die zin enige vrijheid om kritisch te zijn. Maar daarbij mag je nooit de cultuur en de ontwikkeling van de school uit het oog verliezen. Soms betekent het dat niet alles zo snel of zo perfect kan als je zou willen. Het leuke van Omix hierin is de diversiteit aan opdrachten en scholen. Ik kan mijn kennis en inzichten brengen, maar ook halen. Bij verschillende organisaties én bij Omix.”

Jacqueline vindt het belangrijk om bij te blijven. “Ik krijg alle ruimte om mezelf te blijven ontwikkelen.” De informatie vanuit de overheid, vooral wet- en regelgeving, houdt ze bij. En wanneer er nieuwe modules worden geïntroduceerd in de applicaties, duikt ze er gelijk in. “Ook probeer ik dingen zelf uit.” Ze sluit het interview tevreden af: “Ik ben heel blij terug te zijn in het onderwijs en op deze plek.”