Een nieuw LMS implementeren tijdens een flexibiliseringszoektocht

inzicht
november 2022
Tekst: Lisanne van Brouwershaven

Onze consultant Petra is bij een hogeschool in de randstad betrokken bij de implementatie van een nieuw leermanagement systeem (LMS). Deze implementatie gaat in fases: door eerst praktijkervaring op te doen bij zes voorlopende pilotgroepen, wordt in collegejaar 2022/2023 het LMS bij de gehele organisatie geïmplementeerd. Bij dit implementatietraject kwam al gauw het onderwerp ‘flexibilisering’ om de hoek kijken. Een aantal opleidingen heeft namelijk de ambitie om studenten meer keuzevrijheid te geven dan nu via de keuzevakken en minoren mogelijk is. Hoe maakt deze hogeschool de vertaling naar een passende inrichting van de leeromgeving voor de gehele hogeschool? Vooral als de opleidingen met flexibiliseringsbehoefte nog niet exact weten wat ze nodig hebben, maar je wel weet dat dit de toekomst heeft?

Onderwijslogistieke processen op de schop

Eén van de zes voorlopende pilotgroepen doet momenteel ervaring op met flexibilisering door verschillende experimenten. Hierin verandert de gang van zaken aanzienlijk voor zowel studenten, onderwijsteams als ondersteunende diensten. In één van de experimenten bepalen studenten door middel van inschrijvingen zelf wanneer ze welk onderdeel van een opleiding volgen. Via portfolio’s houden ze hun ontwikkeling vervolgens bij. Dit portfolio geeft de docenten van de opleiding inzage waar iedere student zich bevindt op de weg naar professioneel beroepsbeoefenaar. Om studenten meer vrijheid te kunnen geven in de samenstelling van hun opleidingstraject, moeten een hoop (onderwijslogistieke) processen op de schop. Dit experiment alleen raakt al de deelprocessen ‘individuele studieplanning’, ‘studievolg’, ‘toetsing’ en ‘onderwijs’ aan van het onderwijslogistiek model.

Praktische vraagstukken over de inrichting van het LMS

In dit experiment komen allerlei praktische vraagstukken voorbij. Vraagstukken over hoe deze nieuwe processen te ondersteunen of te automatiseren zijn bijvoorbeeld. Een deel van deze vraagstukken raakt ook het LMS en bereiken daarom het implementatieteam van het nieuwe LMS. Voorbeelden van deze praktische vraagstukken zijn:

Kunnen studenten zich via het LMS inschrijven op onderwijsactiviteiten, bijvoorbeeld met een agendafunctie?
Kunnen we studenten op voorhand inzicht geven welke onderdelen ze nog moeten doen om de opleiding af te kunnen ronden?
Kunnen studenten in het LMS een portfolio bijhouden en deze met stagebegeleiders op de werkvloer delen om feedback te verzamelen?
Hoe houden we de voortgang van de studenten vakoverstijgend bij?
We bouwen ieder opleidingstraject op vanuit leeruitkomsten. Deze zijn vastgelegd in het student informatie systeem (SIS). Hoe komen de bij de leeruitkomsten behorende onderwijsactiviteiten in het LMS terecht?

Al deze vragen leveren weer een concrete vraag op voor het implementatieteam. Want hoe zorg je dat het oude LMS op tijd vervangen is door het nieuwe en geef je tegelijkertijd ruimte voor vraagstukken van de opleidingen met flexibiliseringsbehoefte?

Experimenten en eerdere ervaring als antwoord voor praktische vraagstukken

Veruit het overgrote deel van de opleidingen van deze hogeschool is nog niet concreet bezig met ‘flexibilisering’. Een aantal opleidingen voeren al wel flexibiliserings-experimenten uit. Vanwege deze verdeling is bij de implementatie gekozen om het ondersteunen van het overgrote deel van de opleidingen als focus te hanteren. Door een opleiding met flexibiliseringsbehoefte als pilotgroep te betrekken, kan er tegelijkertijd al mee worden gedacht en eerste ervaring worden opgedaan wat flexibilisering van (de inrichting van) het LMS vraagt. Op een aantal praktische vraagstukken van de voorlopende opleiding is nog geen pasklaar antwoord te geven. Voor deze vragen leent de pilot-fase zich bij uitstek om te ontdekken ‘wat werkt’. Aan de andere kant kunnen eerder opgedane inzichten of ervaringen van andere onderwijsinstellingen al richting of zelfs een antwoord geven.

Informatie ophalen uit het applicatielandschap

We delen twee voorbeelden. Iedere onderwijsinstelling gebruikt een student informatie systeem (SIS). Omdat studenten zich via het SIS inschrijven op onderwijs, is het SIS een rijke bron voor het LMS. In dit systeem is bijvoorbeeld een antwoord te vinden op de twee opvolgende vragen ‘Welke studenten hebben zich voor welke cursus in welke periode ingeschreven?’ en ‘Door welke docent of docenten wordt deze cursus verzorgd?’. Door in te richten dat het LMS via een geautomatiseerde uitwisseling de antwoorden op deze twee vragen ontvangt, kunnen in dit systeem dezelfde cursussen worden aangemaakt en gebruikers gekoppeld.

Via standaard templates herkenbaarheid én maatwerk mogelijk maken

Een ander vaak gedeeld inzicht is dat je met kaders of, in andere woorden, standaarden meer mogelijk kunt maken. Zodra de cursussen via de geautomatiseerde koppeling met het SIS in het LMS zijn aangemaakt, moet een cursusruimte worden ingericht. Omdat het waarschijnlijk is dat in de toekomst meer en meer variatie in opleidingstrajecten ontstaat, is het belangrijk om te blijven denken vanuit de ervaring van de student. Hoe kan het LMS ingericht worden, zodat een student altijd vanzelf een antwoord vindt op de vraag ‘Waar moet ik zijn?’. Het implementatieteam heeft hier goed over nagedacht en kwam tot drie sjablonen voor de inrichting van een cursusruimte. Hierdoor is er aan de ene kant sprake van standaardisatie en kaders. Binnen deze kaders is echter nog wel enige vrijheid, door niet één maar drie sjablonen uit te denken. Zo kan iedere opleiding nog steeds een best passende inrichting kiezen.

Wil je meer weten? Neem contact met ons op

Dit artikel gaf je een inkijkje in één van onze ervaringen op het gebied van flexibilisering. Wil jij met ons van gedachten wisselen over flexibilisering van het onderwijs en wat we voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen? Neem dan contact op met Petra Lankhorst.

Dit was een artikel uit de reeks ‘Flexibilisering in het onderwijs’. In deze reeks geven we kort en krachtig een inkijkje wat er op de onderwijslogistieke werkvloer gebeurt in de transitie naar flexibel onderwijs.