De verschuiving bij planners en roostermakers

De verschuiving bij planners en roostermakers

De rol van planners en roostermakers is onderdeel van de draaiende motor van het onderwijs. Binnen de onderwijslogistiek is roostermaker voor de leken van het vakgebied waarschijnlijk de meest bekende rol. Het rooster is een zichtbaar product en iedereen begrijpt dat dit gemaakt wordt door een roostermaker. De complexiteit die erbij komt kijken wordt vaak wel onderschat. Omix’er Dominique Ridderinkhof vertelt ons meer over de rol en het belang van planners en roostermakers.

Met zo’n drie jaar ervaring op het gebied van planning en roostering weet Dominique heel goed waar ze het over heeft. Ze loopt al een tijdje rond in het onderwijs en bij Omix en heeft inmiddels al een mooi aantal onderwijsinstellingen van binnen gezien. Zo is ze aan de slag geweest in het mbo en hbo als planner en roostermaker. Dominique: “Het is ontzettend leuk om niet alleen de verschillen in dynamiek bij de onderwijsinstellingen, maar ook de impact van de inhoud van het onderwijs op het vakgebied te kunnen ervaren.”

Dominique vervolgt: “Als planner en roostermaker ben je niet alleen bezig in de uitvoering. Het daadwerkelijk maken van de onderwijsplanning en de roosters is natuurlijk een kerntaak, maar je kijkt ook mee naar de mogelijkheden voor het onderwijs. Zo werk ik bijvoorbeeld niet alleen naar een rooster toe, maar kijk ik op basis van analyses ook wat de mogelijkheden en vooral de onmogelijkheden zijn. Dit koppel ik dan terug naar de betrokkenen. Uit de systemen kun je ontzettend veel managementinformatie halen. Ik vind het heel leuk om in deze informatie te duiken en mijn advies te bespreken met mijn teamleider. Zo werken we samen aan de optimalisering van de processen rondom planning en roostering.

Natuurlijk zijn de taken en verantwoordelijkheden die bij de rol van planner of roostermaker liggen per onderwijsinstelling verschillend. Het onderwijs is anders ingericht, de samenstelling van teams verschilt en iedereen heeft een eigen invulling en verwachting van de rollen. Wat ik heb gezien in het mbo en hbo is dat hier ook duidelijke verschillen zijn. Het mbo heeft bijvoorbeeld meer te maken met de wet- en regelgeving rondom de leerplicht en met praktijkonderwijs. Dat maakt dat er andere uitdagingen bij komen kijken. Je hebt relatief gezien meer contacturen, schaarste in lokalen voor de praktijkuren en ook een groter deel aan stagedagen dan in het hbo. Het aantal dagen in de week blijft wel voor iedereen hetzelfde, dus de uitdaging voor het maken van een studeerbaar en doceerbaar rooster is wat groter in het mbo. Daarnaast zie je over het algemeen ook wel dat er een verschuiving plaatsvindt. De rol van roostermaker verschuift steeds meer naar die van planner. Ik zie dit als een hele mooie verschuiving. Waar het eerst vooral het over de schutting gooien van informatie was met een beetje de boodschap succes ermee, zie je nu samenwerkingen ontstaan. Zowel in het mbo, als het hoger onderwijs.”

Een heel actueel onderwerp in het onderwijs is flexibilisering. Hierin heeft Dominique ook ervaring opgedaan. Naast dat ze het een ontzettend interessante ontwikkeling vindt, ziet ze ook de valkuilen die met het enthousiasme meekomen.

Dominique: “Flexibilisering wordt overal anders ingericht, maar wat wel overeenkomt zijn de nodige uitdagingen die het voor plannen en roosteren met zich meebrengt. De bestaande software ondersteunt nog niet altijd de visie op flexibilisering, waardoor er mooie plannen liggen die lastig uitgevoerd kunnen worden. Mijn advies is om te starten met duidelijke kaders. Dus bedenken waarin we willen flexibiliseren en hoe breed we het willen implementeren. Verder zie ik ook echt dat communicatie ‘key’ is bij flexibilisering. De mensen die het moeten uitvoeren moeten worden aangehaakt in de planningsfase. Zo creëer je niet alleen draagvlak in de organisatie, maar kun je ook gebruik maken van de expertise van deze mensen. Onderwijs en logistiek moeten hand in hand gaan, zodat de visie en processen bij elkaar passen. Door planners en roostermakers te betrekken in de ontwikkelingsfase van flexibel onderwijs, kunnen de plannen straks ook daadwerkelijk uitgevoerd worden.”