Professiona­liseringstraject: De planner als sparringpartner

Professionaliseringstraject: De planner als sparringpartner

Dat de planners van hogeschool Saxion goed kunnen plannen was al duidelijk. Toch ontstond de behoefte aan verdere professionalisering van de afdeling Planning. In gesprek met de bevlogen teamleider onderwijsplanning van hogeschool Saxion André Kouwenberg duiken we hier verder op in. Hij licht zijn drijfveren toe en vertelt meer over dit traject dat door Omix is begeleid. Als teamleider vindt hij het belangrijk dat de planner sparringpartner van het onderwijs wordt.

Zo net na de zomervakantie is er weer volop beweging in de hogeschool in Deventer. In de hal lopen studenten en docenten kris kras door elkaar en iedereen weet waar hij of zij moet zijn. Voor een groot deel is dit te danken aan goede planning en duidelijke roosters. Saxion biedt op dit moment aan circa 27.000 studenten onderwijs, met hoofdlocaties in Deventer en Enschede. André Kouwenberg staat sinds vier jaar aan het roer van de onderwijsplanning van de hogeschool. Zijn afdeling bestaat uit 35 planners en twee dagroosterbeheerders.

Toen André in 2018 bij Saxion begon waren roostermakers en planners twee aparte functies. Kouwenberg heeft niet stil gezeten want sinds zijn komst is er veel veranderd. Sinds twee jaar is er nog maar één functie, namelijk die van planner. André vindt het belangrijk dat de planner totaaloverzicht heeft en is van mening dat het één niet zonder het ander kan. Voor een planner begint het met het verzamelen van alle informatie, die geanalyseerd moet worden en vervolgens verreikt en aangevuld. Al deze stappen zijn nodig om uiteindelijk tot het meest optimale rooster te komen. De planner is verantwoordelijk voor dit hele proces.

Er was bij Saxion behoefte om de planners functie verder te professionaliseren. Waarom?

“Plannen konden ze al dus dat was niet het issue. Ik wilde dat alle planners meer inzicht zouden krijgen in het hele onderwijsproces. Zodat ze weten hoe alles werkelijk bij de opleidingen werkt en begrijpen waarom er bepaalde vragen vanuit de academies komen. Door deze inzichten kunnen ze beter nadenken over een goede oplossing. Met als doel dat ze meer een adviesrol richting academies kunnen vervullen. Zij zijn specialist in het onderwijsplanningsproces en moeten zich ontwikkelen om meer sparringpartner worden.”

Welk proces hebben jullie samen met Omix doorlopen?

“Met Iwan Brouns en Annemieke ter Avest van Omix heb ik meerdere keren gesproken over onze wensen, de doelen en de aanpak. Onze keuze viel op een langdurig opleidingsprogramma van één jaar dat door Omix is ontwikkeld. Het begon met een frisse energieke aftrapsessie met Peter Heerschop. Vervolgens hebben alle planners in dat jaar in vier gemixte groepen 12 sessies gevolgd. De opzet van de sessies waren kort, bondig en interactief. Iedere sessie belichte een actueel onderwerp, waarbij kennis en kunde telkens werden gecombineerd met een praktische casus. Juist deze combinatie vind ik erg belangrijk.”

We zijn nu een jaar verder en het professionaliseringstraject is afgerond. Wat heeft het opgeleverd?

“Het belangrijkste resultaat is dat het kennisniveau van de planners nu in de breedte beter op peil is. Ze hebben meer gevoel wat er bij de opleidingen speelt. Dit is van belang om een goede sparringpartner te kunnen zijn voor de teamleiders van de academies. Als planner moet je kunnen meedenken over het onderwijs. Alleen dan word je een ‘planner 2.0’ zoals ik dat noem. Een ander voordeel is dat er een betere samenwerking is tussen de planners, ook van verschillende clusters. Het onderlinge contact is aanzienlijk verbeterd, ze zoeken elkaar sneller op dan voorheen. Dat vind ik erg positief in een zelflerende organisatie!”

“De planners zoeken elkaar sneller op dan voorheen”

Was er tussentijdse bijsturing nodig en waren er valkuilen?

“Soms liepen we er tegenaan dat de niveaus van onze planners verschillend waren. Daardoor hoorden de beginnende planners soms meer nieuws dan hun ervaren collega’s. En soms gingen ze te snel aan de slag met de cases, terwijl er meer behoefte was aan kennis. Dit hebben we teruggekoppeld en werd snel bijgeschaafd.”

De titel van het professionaliseringstraject was: het lonkende perspectief; wat gaan we na vandaag (anders) doen? Wat is daarop jouw antwoord?

“Met onze afdeling zitten we al middenin een transitie. Meer en meer zal de planner het echte gesprek met de academies aangaan. Mijn ideaalbeeld is dat teamleiders van de academies al in de beginfase van de totstandkoming van nieuwe plannen en ontwikkelingen, de planner erbij betrekken. Als sparringpartner. Deze hele transitie heeft tijd nodig. Zoiets doe je niet in een jaar. Ik denk eerder aan een periode van circa vijf jaar. En bedenk dat iedere planner in een andere fase zit, de ene planner zit al meer in de nieuwe rol dan de ander. Daarom is het goed dat we het professionaliseringstraject zijn ingegaan. Zo kan iedereen in zijn rol groeien.

Het is mijn taak om iedereen daarin zo goed mogelijk te faciliteren en om het verhaal binnen het Saxion verder te brengen. Ik hoop ook dat we een meer verbindende rol in het onderwijs krijgen. De planners weten immers precies wat overal speelt. Zij kunnen ervoor zorgen dat verschillende afdelingen van elkaar blijven leren.”

“Ik hoop dat we een meer verbindende rol in het onderwijs krijgen”

Tot slot, kun je iets zeggen over de samenwerking met Omix?

“Dit was een uitstekende samenwerking. Korte lijntjes, ze denken mee en alles was goed geregeld. Natuurlijk hebben we tussentijds best eens moeten bijschaven, maar dat is logisch. Omix beschikt over veel kennis en ervaring. En het is interessant dat ze samenwerken met veel andere hogescholen.”