Een roostermaker op afstand, hoe werkt dat?

Een roostermaker op afstand, hoe werkt dat?

Bij het Walburg College werken ze sinds enige tijd met een roostermaker op afstand van Anna van Omix. We praten met afdelingsleider Marien Vogel en met Omix-roostermaker Debora van der Windt. Hoewel Debora op afstand werkt, merk je al tijdens het gesprek dat ze goed op elkaar zijn ingespeeld. Hoe werkt roosteren op afstand? Wat zijn de voordelen en zijn er ook nadelen?

Sinds een halfjaar werkt Marien bij het Walburg College, een school voor mavo, havo en atheneum. Met circa 1050 leerlingen is de school ondergebracht in één overzichtelijk gebouw midden in een woonwijk in Zwijndrecht. Marien is afdelingsleider mavo en is eindverantwoordelijke voor alle processen binnen de mavo. Zijn afdeling, het organisatiebureau, houdt zich onder andere bezig met het roosteren en de logistiek. Hij is verantwoordelijk voor het aansturen en begeleiden van docenten en in feite ook de leerlingen. Daarnaast levert hij een bijdrage aan het beleid van de school.

Sinds half september 2022 werkt Debora van der Windt via Anna van Omix als roostermaker op afstand voor het Walburg College. Marien: “We hebben het roosteren opgesplitst in twee rollen. Onze collega Tony van Leenen is verantwoordelijk voor het basisrooster. Hij houdt zich bezig met de roosterzaken meer op de lange termijn. Debora houdt zich bezig met het flexibele dagrooster en daarmee vallen de adhoc activiteiten onder haar. Die splitsing bevalt ons goed.”
Debora houdt alle wijzigingen in het dagelijkse rooster bij. Alle ziekmeldingen komen bij haar binnen. Ze regelt de vervanguren van de afwezige collega’s en ze neemt het surveillancerooster voor haar rekening. Ook kloppen de docenten bij haar aan als ze afwijkende wensen voor bijvoorbeeld een lokaal hebben.

Gebouw leren kennen

Marien vertelt hoe de onderwijsinstelling terechtkwam bij Anna van Omix: “We hadden te maken met ondercapaciteit, omdat de vorige roostermaker intern doorschoof naar een andere functie. Om het hele rooster bij één collega neer te leggen was te veel. Via via hoorde de directrice over Anna van Omix, het roosteren op afstand. Zij nam contact op met Omix en na een gesprek met twee consultants is de vervanging op afstand in werking gezet. Omdat Debora in eerste instantie op vakantie was, pakte een andere collega van Omix de eerste werkzaamheden op.”

Al snel kwam Debora als dagroostermaker op afstand in actie. Ze werkt vanuit het Omix-kantoor in Deventer en vanuit huis. In het begin kwam Debora een dagje in Zwijndrecht langs om kennis te maken met de collega’s, voor werkoverleg en om het schoolgebouw te bekijken. “Als je je bezighoudt met de planning van lokalen is het noodzakelijk om een het gebouw te leren kennen”, licht Marien toe.

Voor het Walburg College is Debora de eerste roostermaker op afstand. Hoe bevalt dat? Marien: “Ik was erg blij met de invulling van de dagroostering. Tuurlijk was het in het begin ook wennen en waren we soms wat zoekende. Fijn dat ze met ons systeem Zermelo kan werken. Wat ik enorm aan Debora waardeer is dat ze echt áltijd bereikbaar is. Ze werkt 20 uur per week voor ons. Iedere dag om zeven uur ’s ochtends hoort ze welke docenten afwezig zijn. Ze doet de communicatie richting de collega’s, ze is flexibel en denkt in oplossingen. Altijd zet ze dat stapje extra. Ik besef me wel dat dit persoonsgebonden is.”

Hoewel Debora onmisbaar lijkt, kan ze gelukkig straks wel op vakantie. “Dan neemt een collega van Omix het tijdelijk over”, vertelt ze.

Even langslopen kan niet

Naast de vele voordelen zijn er natuurlijk ook nadelen. Marien: “De snelle last minute vragen wil je bij voorkeur direct stellen. Dan mis je de fysieke nabijheid van een collega. Haar collega Tony mist dit ook. Soms is het gewoon fijn om samen in één kamer te zitten.” Ditzelfde geldt voor de docenten. Het even langslopen is er niet bij. Maar de drempel is laag om haar te bereiken.” Debora vult aan: “Soms is het ook een voordeel dat bijna alle communicatie via de mail gaat. Dan is alles vastgelegd en weet je vaak precies wat de vraag is.”

 

“Sommige zaken zijn door de komst van Debora efficiënter geworden”

Marien: “Sommige zaken zijn door de komst van Debora efficiënter geworden. Voorheen was er ’s ochtends én ’s middags een communicatiemoment over het rooster. Omdat Debora in principe alleen in de ochtenduren werkt, hebben we dit teruggeschroefd naar één moment. Dit was wennen maar het kan dus wel.” De ervaringen van Debora zelf zijn overwegend positief. “Het werkt goed. Maar soms mis ik de sfeer en het contact met de collega’s en leerlingen. Als je op afstand werkt, krijg je dat gewoon minder mee.” Ze vindt de afwisseling bij Omix erg leuk. Voor deze opdracht, werkte ze als roostermaker fysiek op een school.

Ideale tussenoplossing

Wat als Debora zou zeggen, vanaf volgende week kom ik fysiek op school werken? Marien maakt een grapje: “Ik weet nog wel een huis te koop. Maar even serieus: wij boffen erg met haar. We zijn een ‘warme’ school en zijn bereid iets voor elkaar te doen. Debora past hier goed.” Marien vindt Anna van Omix een ideale tussenoplossing voor een bepaalde periode. “En wat ook prettig is, mochten er personeelsproblemen op het roosterbureau ontstaan, dan kan Anna van Omix direct werkzaamheden oppakken. Dit komt doordat zij verschillende pakketten aanbieden die maandelijks opzegbaar zijn.”

Voor de langere termijn heeft hij andere wensen. “Uiteindelijk willen wij toch een collega die fysiek op school zit. Als tip voor andere onderwijsinstellingen zou ik zeggen: blijf zoveel mogelijk communiceren wat je wenst. En maak af en toe een fysieke afspraak met je roostermaker op afstand. Doe niet alles via Teams.” Met Omix heeft Marien af en toe een evaluatiemoment. Zo houden ze vinger aan de pols. Marien: “Er komt een hoop vertrouwen bij kijken. Daarom spreken Debora en ik elkaar ook regelmatig. Door onze open en eerlijke communicatie, hebben we een goede samenwerking.” Debora sluit af: “Inderdaad, maak goede duidelijke afspraken. En spreek wederzijds je verwachtingen uit.”