Omix Logo
  • inzicht
  • februari 2023
  • Tekst: Charlotte van Vught

Organisatie van het Voortgezet Onderwijs: de onderwijslogistieke bril

Wanneer we kijken naar de organisatie van het onderwijs op middelbare scholen, zien we heel letterlijk het gebouw, de docenten, leerlingen en het rooster. Als alles goed loopt, weet iedereen waar ze moeten zijn, hoe ze ervoor staan en welke mogelijkheden tot volgen van onderwijs er zijn. Waar in het mbo en hoger onderwijs gesproken wordt over het vakgebied onderwijslogistiek, is dit in het voortgezet onderwijs nog niet heel bekend. Wat komt er allemaal kijken binnen dit vakgebied voor het vo?

Om de route die een leerling aflegt goed te kunnen faciliteren zijn er achter de schermen ontzettend veel processen gaande. Deze processen zijn in de basis voor iedere school gelijk. Een leerling komt immers binnen, volgt onderwijs, en gaat met een diploma op zak de wereld in. De grootte van de school en het aanbod van onderwijs zijn hierin onder andere van invloed op de complexiteit van de onderliggende processen. We duiken wat dieper in op de rollen en processen, vanuit een onderwijslogistieke bril.

We beginnen het onderwijslogistieke proces al ver voor de start van het nieuwe schooljaar. Zo rond de kerstvakantie gaat de jaarroostermaker aan de slag met het aanmaken van het nieuwe schooljaar. Er moet goed nagedacht worden over de globale invulling, zoals richtlijnen voor de vakken en wat er onderwijskundig kan en moet. Daarna kunen de formatiebeheerder en team- of schoolleiders aan de slag gaan met de prognoses. Een belangrijke stap om niet alleen inzicht te krijgen in hoe het onderwijs ingedeeld wordt, maar ook welke vacatures er uitgezet moeten worden voor nieuwe docenten. In de periode na de kerstvakantie tot aan april zijn de prognoses idealiter rond. Gelijktijdig kan ook de jaarroostermaker alvast aan de slag om op basis van de beschikbare informatie in grote lijnen de klassen en randvoorwaarden in het rooster in te richten. Dit kan steeds concreter worden gemaakt naarmate het nieuwe jaar dichterbij komt. Er komen nieuwe inschrijvingen binnen en de huidige leerlingen geven keuzes door, of krijgen duidelijkheid in het wel of niet overgaan naar het volgende jaar. De nieuwe inschrijvingen moeten natuurlijk ook nog verwerkt worden. Vaak door de leerlingenadministratie, met ondersteuning van de managementassistent. Dit goed inrichten kost tijd. Zo moeten mentoren en coaches gekoppeld worden aan de klassen en leerlingen.

2022 19k Wij Zijn Omix Ria Van Der Ploeg 145 Groot

 

Ondertussen loopt het huidige schooljaar ook nog door. Het onderwijsondersteunend personeel blijft het hele jaar door druk. Niet alleen met de voorbereidingen voor komend jaar, maar ook dagelijkse gang van zaken. Zo werken de dagroostermaker en maatwerkcoördinator iedere dag aan de invulling van de roosters. Zij verwerken van de wensen van leerlingen en eisen van het onderwijs, ziekmeldingen en verzoekjes. Met de opkomst van de individuele leerweg wordt dit steeds arbeidsintensiever. Een andere rol die het hele jaar druk is, is de verzuimcoördinator. Wanneer een leerling verzuimt moet er contact komen met leerling en ouders.

De maanden voor de zomervakantie zijn altijd wel een piekperiode in de onderwijslogistiek.

Vanaf ongeveer april is de rol van de examensecretaris zeer actueel. Alle cijfers moeten worden gecontroleerd, er komt een check of de toetsen allemaal gemaakt zijn en rond de meivakantie moeten de definitieve cijfers voor de examenklassen naar DUO. Daarna komen nog de toetsweken voor de niet-examenklassen en de herkansingen. De maanden voor de zomervakantie zijn altijd wel een piekperiode in de onderwijslogistiek. De jaarroostermaker moet zorgen dat het rooster op tijd staat, de laatste keuzes moeten worden gemaakt door de leerlingen en alles moet goed in het leerlingvolgsysteem staan. Het goed inrichten van dit systeem is weggelegd voor de applicatiebeheerder. Alle ontwikkelingen van de leerling worden hierin bijgehouden en vormen de basis voor het volgen van de studieloopbaan.

Vlak voor de zomervakantie moeten er nog wijzigingen worden doorgevoerd. Leerlingen die toch een ander vak willen of moeten volgen. Werk voor zowel de formatiebeheerder als de jaarroostermaker. Dan is het tijd voor de laatste afronding om komend schooljaar goed van start te gaan en een welverdiende zomervakantie. Na de vakantie begint het zichtbare gedeelte pas echt. Ook nu zijn er weer tal van verzoeken voor wijzigingen. Toch een ander vak, liever in een andere klas willen, of nog een wijziging bij de beschikbaarheid van docenten. De vacatures die zijn ingevuld moeten worden verwerkt en eventuele openstaande vacatures moet een oplossing voor komen. Op basis hiervan is de jaarroostermaker bezig met het herstellen, verbeteren en vernieuwen van het rooster. Vanaf oktober tot aan december is er wat meer rust in de tent, afgezien van de dagelijkse gang van zaken. Het meeste staat en er zal hier en daar een kleine wijziging nog komen.

Iedere school is en blijft uniek. Dus ook de inrichting van de processen en rollen is verschillend. Zo is er nu nog niet gekeken naar het verschil bij grote en kleine scholen. Bij grote scholen is er een duidelijkere afkadering in rollen, waar kleinere scholen vaker een duizendpoot hebben rondlopen. Waar komen deze verschillen in tot uiting? Stof om over na te denken.

Meer weten over wat wij kunnen betekenen?

Ruud Vrijenhoek
Ruud Vrijenhoek

Accountmanager VO

Stuur mij een bericht
Deel dit bericht Linkedin Whatsapp Mail