Formatie­planner: geen helikopter, maar een giraffenview

Formatieplanner: geen helikopter, maar een giraffenview

Waar begint en eindigt de rol van de formatieplanner binnen het voortgezet onderwijs? Het korte antwoord is dat dit geheel afhankelijk is van de grootte, inrichting en keuzes van een school. Formatieplanning is soms versnipperd over verschillende rollen vanaf de administratief medewerker tot en met het management. Daarom duiken we eens dieper in op de functie en verantwoordelijkheden binnen dit specialisme.  

In de basis zorgt de formatieplanner voor een betrouwbare formatieplanning en adviseert vanuit prognoses de schoolleiding op personele inzet, scenario’s en mogelijke valkuilen. HR, roostering en het onderwijsconcept hangen allemaal nauw samen met formatieplanning. Voordat het nieuwe schooljaar van start gaat en de roostermaker aan de slag kan is er al een heel voortraject geweest. Vanuit beschikbare data uit het verleden en het heden gaat de formatieplanner aan de slag met maken van prognoses. Zowel voor leerlingen als docenten worden er doorstroomprognoses opgesteld. Waar de leerlingprognoses hier redelijk te voorspellen zijn, is dit voor docenten een stuk lastiger. Zij kunnen ook onverwachts van baan wisselen. Naast de toekomst voorspellen, kijkt de formatieplanner ook naar de vormgeving van het onderwijsprogramma. Komt het aantal onderwijsuren overeen met de wetgeving, maar ook welk onderwijs bieden we aan?

De keuzes in onderwijsaanbod vanuit de school moeten wel haalbaar en rendabel zijn, om ze ook daadwerkelijk te kunnen aanbieden aan leerlingen. Dit gaat in goed overleg met de directie, het onderwijs en de roostermakers. Zo wordt er bijvoorbeeld gekeken naar de mogelijkheden rondom klasgroottes en het samenvoegen van klassen, het aanbod van vakkencombinaties, keuzevakken en profielkeuzes voor de bovenbouw en worden roosterproblemen voorspeld. Hoe meer samenvoegingen er zijn, hoe lastiger het roosteren wordt. Vanuit financieel oogpunt gekeken kan het aantrekkelijk zijn om voor het samenvoegen van een klas te kiezen, maar didactisch en rooster technisch gezien zal het de leerling niet altijd ten goede komen. Daarnaast is duidelijkheid in de mogelijkheden en onmogelijkheden van belang voor de leerling. Dit om een weloverwogen vakkeuze te kunnen maken. Goede balans is hierbij het sleutelwoord. Ervoor zorgen dat het best mogelijke onderwijs voor de leerling kan worden georganiseerd, binnen de beschikbare financiële middelen. De directie bepaalt uiteindelijk de koers, maar wel met onderbouwing vanuit de formatieplanner.

Waarom dus geen helikopterview, maar een giraffenview? Wanneer een formatieplanner alleen maar boven het onderwijs blijft zweven zonder de diepte in te kunnen duiken en echt in de organisatie te staan, wordt het maken van prognoses en adviseren erg lastig. Daarom zien wij een goede formatieplanner figuurlijk gezien als een giraf. Hoog over en ver vooruit kunnen kijken, maar tegelijkertijd met de benen op de grond kunnen blijven staan. Inzicht en overzicht geven, de materie in kunnen duiken en de verbinding met de gehele onderwijsorganisatie opzoeken. Zo kan het onderwijs goed worden opgebouwd en staat er een stabiele basis voor het schooljaar.