Functioneel beheer: een kijkje in de keuken
De functioneel beheerder is de verbindende schakel tussen ICT en de bedrijfsvoering. Binnen Omix dragen onze consultants bij aan de continuïteit van de onderwijslogistieke systemen. Daar waar nodig vervullen ze een ondersteunende rol. Maar ook geven ze steeds vaker advies. Omdat de functioneel beheerders kennis hebben van verschillende systemen en processen zijn ze vaak spin in het web binnen de onderwijsinstelling.
Benieuwd wat een functioneel beheerder precies doet? Lees de ervaringen van onze consultants bij diverse onderwijsinstellingen.
Wencke: de spin in het web
Wencke is functioneel beheerder bij Fontys en is betrokken bij de afronding van het implementatieproject van Xedule. Zij laat zien hoe veelzijdig de functie is.
Een functioneel beheerder heeft veel kennis van applicaties en processen. Denk aan roosterprogramma’s, studenten informatiesystemen, cijferadministratie of managementinformatie. “Je bent de spin in het web tussen alle aspecten van de logistieke keten in het onderwijs”, aldus Wencke. “Je zorgt ervoor dat de organisatie functioneert met de applicaties waarmee wordt gewerkt.” Ze benadrukt dat functioneel beheer zich niet zozeer bezighoudt met de werking van de applicatie, maar met het werken mét de applicatie.
Vroegtijdig betrokken
“Het is prettig als iemand feeling heeft met ICT, maar nog belangrijker zijn de processen”, vertelt Wencke. Het gaat om het vertalen van het proces naar de applicatie en de applicatie naar het proces. Met verschillende collega’s zorg je voor een goed functionerende organisatie. Volgens Wencke is het belangrijk dat functioneel beheer al vroegtijdig is betrokken bij organisatieveranderingen; vanaf de start van een implementatieproject of zelfs al daarvoor.
Werkzaamheden in de praktijk
Wat houdt haar werk in de dagelijkse praktijk in? Ze biedt veel ondersteuning aan mensen die minder bedreven zijn in het werken met het systeem en die moeten wennen aan een nieuwe werkwijze. Wencke vult aan: “Ook houd ik me bezig met de inrichting van een intern webportaal als nazorg van het implementatieproject.”
Zelf training geven
Hiervoor was Wencke roostermaker en planner. In die functie deed ze veel ervaring op met applicaties, processen en het verband ertussen. Wencke staat niet stil bij Omix: “Ik volg de vakopleiding voor functioneel beheerder. En daarna ga ik zelf training geven aan collega’s.”
Shahroez: mijn visie op functioneel beheer
Shahroez signaleert een verschuiving in het vakgebied van functioneel beheer. “De functioneel beheerder wordt steeds vaker gevraagd om ook over processen en informatievoorziening mee te denken.”
Shahroez, Implementatie Leider Xedule, heeft zelf geen ervaring als functioneel beheerder, maar heeft bij verschillende organisaties nauw met ze samengewerkt. In de basis komt functioneel beheer bij onderwijslogistiek vooral neer op functioneel applicatiebeheer. Dat houdt in dat je als functioneel beheerder met name een aanspreekpunt bent als er iets niet werkt zoals dat zou moeten. “Je merkt dat er in het vakgebied een verschuiving in plaatsvindt naar een bredere context”, is de ervaring van Shahroez. “De functioneel beheerder denkt vaker mee over processen en informatievoorziening.”
Samenhang tussen softwaresystemen
Ook kijkt men verder dan naar één bepaald pakket. Het gaat om de samenhang tussen verschillende softwaresystemen en het verhogen van de totale kwaliteit van het ICT-gebruiksgemak binnen een onderwijsinstelling. Shahroez licht toe: “In mijn ogen is functioneel beheer het verhogen van het gebruiksgemak binnen een organisatie. Dit is mogelijk door goede informatievoorziening, rechtlijnige procedure-uitwerkingen en gerichte begeleiding.”
Elsemiek: op de werkvloer hoor je wat er speelt
Elsemiek benadrukt het belang van adviesvaardigheden. Zij is functioneel beheerder van het inzet- en onderwijsplanningsprogramma Xedule bij Aventus en volgt vanuit Omix de vakopleiding Functioneel Beheerder.
Elsemiek richt zich vooral op het gebruiks- en wijzigingenbeheer. Ook test zij nieuwe releases en functies binnen de applicatie en schrijft ze handleidingen. “Voor vragen en wensen vanuit de gebruiker ben ik het eerste aanspreekpunt.” Bij de Haagse Hogeschool deed zij al eerder ervaring op met Xedule.
Wisselende ervaringen
“Mijn ervaring met functioneel beheer is heel wisselend. Ik heb ervaren dat de functie overal anders wordt ingevuld”, vertelt Elsemiek. De functioneel beheerder heeft minder technische kennis nodig dan de applicatiebeheerder. Het gaat veel meer om de goede adviesvaardigheden en persoonlijke vaardigheden. Het vakgebied van functioneel beheer begeeft zich tussen de business en ICT waarbij de gebruiker centraal staat. Elsemiek vult aan: “Je zorgt ervoor dat de gebruikers de applicaties zo optimaal kunnen gebruiken.”
Op de werkvloer
Functioneel beheer heeft te maken met vele belanghebbenden. Elsemiek: “Je beweegt je veel op de werkvloer zodat je hoort wat er speelt en wat de gebruikerservaringen zijn. Werken bepaalde functies niet of heeft iemand geen toegang? Ook heb je inzicht in de logistieke processen in het onderwijs en de rol die verschillende applicaties hierin spelen.” Het gaat om het optimale gebruik en inzet van de applicaties. De functioneel beheerder heeft een adviserende rol in de onderwijslogistiek.
Lukas: beter onderwijs(logistiek) door functioneel beheer
Lukas geeft trainingen over de implementatie, optimalisatie en beheer van studenteninformatiesystemen. Volgens hem gaat het erom dat docenten en studenten dankzij goed onderwijslogistiek meer tijd en energie hebben voor hun werkelijke taken.
Lukas: “Functioneel beheer betekent voor mij het beheren van applicaties, zodat de eindgebruiker toegang heeft tot de juiste data en functionaliteiten.” Ook gaat het volgens hem om het beheer van onderwijsapplicaties voor studentenadministratie, informatie- en volgsystemen, elektronische leer- en toetsingsomgevingen en roosterpakketten.
Goed georganiseerde onderwijslogistiek
Onderwijsapplicaties zijn tools die kunnen helpen bij het organiseren van de onderwijslogistiek. “Als de tools goed zijn ingericht en worden beheerd, ontstaat goed georganiseerde onderwijslogistiek”, vertelt Lukas. “Hierdoor hebben de docenten en studenten meer tijd en energie voor hun werkelijke taken.”
Van beheerder naar trainer
Lukas heeft niet stil gezeten. Eerder was hij functioneel beheerder bij ROC TOP. “Mijn rol ontwikkelde zich daar van het beheren van trajectplanner tot het coördineren van de taken van het team van functioneel beheer.” Op dit moment geeft Lukas trainingen over implementeren, optimaliseren en beheren van studenteninformatiesystemen zoals Osiris en Trajectplanner.
Rob: faciliteer de interne klant maximaal
Samen met het implementatieteam is Rob altijd op zoek naar de best mogelijke inrichting van de systemen. Hij is functioneel beheerder bij de HAN.
“Functioneel beheer is het vertalen van de wensen van de eindgebruiker naar de inrichting van een systeem. En dat is de kern van mijn functie. Dit kan gaan over allerlei soorten systemen binnen een organisatie”, vertelt Rob enthousiast.
Optimale inrichting
Functioneel beheer is volgens hem een belangrijk aspect binnen de onderwijslogistiek. “Het is onze taak dat we de interne klant – docenten en studenten – maximaal faciliteren! We moeten de primaire, secundaire en tertiaire onderwijslogistieke systemen optimaal inrichten en beheren.”
Mariska: dé schakel tussen gebruiker en ICT
Als functioneel beheerder ben je dé schakel tussen de gebruiker en de ICT-organisatie van vaak meerdere informatiesystemen. Mariska weet er alles van. Zij was functioneel beheerder bij twee onderwijsinstellingen.
Mariska werkte voorheen voor Aeres Hogeschool en bij de Protestants Theologische Universiteit. Als functioneel beheerder van Osiris en Studielink had ze een adviserende en uitvoerende rol. Ze was onder meer bezig was met inrichtingsvraagstukken en koppelingen met andere systemen of leeromgevingen. Een afwisselende functie, want ze gaf bijvoorbeeld ook trainingen en schreef werkinstructies.
Stroomlijnen
Onderwijslogistiek is het geheel van processen, systemen en informatiestromen. Het doel is gestroomlijnd onderwijs, van onderwijsontwikkeling tot diplomering. Mariska: “De functioneel beheerder zorgt ervoor dat docenten en studenten door de juiste informatievoorziening optimale en efficiënte ondersteuning krijgen. Omdat je kennis hebt van verschillende processen en systemen, ben je een belangrijke spil binnen de onderwijsinstelling.” Mariska is werkzaam als consultant bij Omix en werkt mee aan de ontwikkeling van onderwijslogistiek bij verschillende onderwijsinstellingen.
Femke: het is de kunst om ieder systeem optimaal in te zetten
Femke is vanuit Omix gestart met de vakopleiding Functioneel Beheer. Een functioneel beheerder vertaalt volgens haar de wensen van de gebruiker naar ICT.
“Ik vind het leuk om in contact te zijn met mensen, dus toen mij werd gevraagd om de opleiding Functioneel Beheer te volgen was ik direct enthousiast!” Femke is key-user van Osiris bij de Universiteit van Utrecht geweest. Zij heeft daarin veel contact met de functioneel beheerders gehad. “Het is interessant om te zien hoe zij de schakel vormen tussen de gebruiker en ICT.”
Vertaler
Volgens Femke is de functioneel beheerder veel bezig met processen en de verbetering ervan. “Door in gesprek te gaan met de gebruikers leer je hun behoeften kennen.” Hoe kan een systeem helpen zodat zij hun werk nog beter kunnen uitvoeren? De functioneel beheerder vertaalt deze input naar de ICT-specialist die op basis hiervan het systeem kan bouwen.
Uitdaging
Onderwijsinstellingen werken met verschillende informatiesystemen, zoals een studenteninformatiesysteem of roosterprogramma. Femke vindt het een uitdaging om als functioneel beheerder nauw samen te werken met gebruikers van ál deze systemen. “Het is de kunst om ieder systeem optimaal in te zetten.”
Terug naar overzicht
