Omix Blended Trainingen

inzicht
september 2022
Tekst: Lisanne van Brouwershaven

Waarom wij voortaan anders trainen.
Onze visie is dat goed onderwijs alleen werkt als het goed georganiseerd is. Dit betekent voor ons onder andere dat onderwijslogistiek medewerkers zoals de studentadministratie, roostermakers en examencommissies hun werk goed moeten kunnen doen. Hoe beter zij hun werk kunnen doen, hoe beter het onderwijs georganiseerd kan worden. En een goede organisatie hebben we hard nodig. Helemaal om de transitie naar ‘onderwijs op maat’ of ‘flexibilisering’ mogelijk te maken.

Snelle wisselingen in onderwijslogistieke applicaties

Tegenwoordig kun je als onderwijslogistiek medewerker je werk niet meer zonder software doen. In deze markt is het een komen, gaan en blijven van softwareapplicaties. De één breidt de concurrentie uit in een bestaande markt, zoals de buitenlandse leverancier die de Nederlandse markt betreedt, de ander specialiseert zich in een onderwijslogistiek deelproces dat nog niet geautomatiseerd werd, zoals voor curriculumontwerp. Naast de toenemende variatie van aanbod, volgen wijzigingen in de software zelf zich in steeds hoger tempo op. Een release per jaar of kwartaal kom je tegenwoordig bijna niet meer tegen. Daarnaast kunnen werkprocessen wijzigen waardoor applicaties anders worden geconfigureerd. Allerlei aanleidingen met als gevolg dat je meer software gebruikt om je werk te doen, sneller dan voorheen overstapt naar een andere applicatie en doorlopend bijleert door veranderingen in de interface of het gebruik van de software.

Overstappen naar een ander systeem is een flinke klus

De afgelopen jaren worden we als Omix steeds vaker gevraagd om softwaretrainingen te geven. Ook zijn onze professionals in toenemende mate als bijvoorbeeld implementatiebegeleider of procescoördinator betrokken bij de implementaties van deze software. Vanuit al deze opdrachten zien wij dat de overstap naar een nieuw onderwijslogistiek systeem organisaties veel moeite kost. En dat begrijpen wij. Een implementatie wordt vaak aangegrepen om lopende werkprocessen te optimaliseren en (meer) gelijk te trekken over de opleidingen of afdelingen heen. Daarnaast zijn de systemen per definitie complex door de vele mogelijkheden. Bovendien zijn ze veranderlijk. Enerzijds vanwege de sneller opvolgende releases die we eerder al beschreven, aan de andere kant veranderen de beschikbare functies en configuraties nog tijdens een implementatietraject. Een uitdagende klus om aan te beginnen!

Tijd voor een andere manier van trainen

Bij het implementeren van een nieuw systeem moeten medewerkers getraind worden om met dit nieuwe systeem te werken. In deze trainingen zelf zien we dat de focus vooral op het aanleren van (te veel van) de knoppen ligt. Ook al lopen deelnemers na een training tevreden de trainingsruimte uit; het vertalen van de trainingsinhoud naar de dagelijkse praktijk is daardoor vaak lastig te maken. Ook zakt een groot deel van de nieuwe kennis snel weer weg. Bijvoorbeeld doordat de periode tussen trainen en livegang te lang is. Of dat je een functie voor een deelproces hebt getraind dat pas aan het eind van een collegejaar nodig is. Tel daar de veranderingen in applicatie en werkwijze ná de training bij op, en je hebt een hoop veranderingen te pakken. Wij denken dat een andere vorm van trainen noodzakelijk is om met al deze veranderingen om te gaan. Een vorm waarin trainen een meer duurzaam effect heeft. Want uiteindelijk geldt nog steeds: hoe beter onderwijslogistiek medewerkers hun werk kunnen doen, hoe beter het onderwijs georganiseerd wordt.

Onze trainingen bereiden medewerkers voor om met vertrouwen én succes met onderwijslogistieke software te werken.

Learn to use, use the learned

Juist door met eigen voeten in de klei te staan, zien wij dat trainingen van onderwijslogistieke software om een ander ontwerp vragen. Een ontwerp waarmee je een duurzaam effect uit de trainingen behaalt. Een groot verschil is dat we trainingen voortaan bewust ontwikkelen met het uit te voeren werkproces als uitgangspunt. Wij leren je vervolgens met welke knoppen in de software je op de werkvloer aan de slag kan om dat proces uit te voeren. Ook kiezen we voor een blended opzet. Dit betekent dat een training wordt verspreid over een periode waarin leren asynchroon en synchroon plaatsvindt. Synchroon betekent dat je op hetzelfde moment bijeenkomt. Dit is bij ons in de vorm van een workshop. Met asynchroon bedoelen we dat je individueel en in eigen tempo instructie tot je neemt en gaat oefenen. Hierbij helpen we deelnemers op gang met interactieve materialen, instructievideo’s en opdrachten via ons leerplatform. Het voordeel hiervan is dat je op elk moment kan teruggrijpen op eerder doorlopen onderwerpen. De inhoud op het platform kan vervolgens meegroeien met de veranderingen in werkprocessen en software die er per definitie zullen zijn. Leren blijft overigens ook bij ons een sociale activiteit, net als op de werkvloer. Leren doe je dus samen met andere deelnemers, de trainer en een coach uit de organisatie.