Procesbeheer in het onderwijs
Een van de functies die we vervullen voor het onderwijs is die van procesbeheerder. Onze collega Lisa Venhoeven deelt met ons hoe zij deze rol ervaren heeft.
“Als procesbeheerder houd je je bezig met het in kaart brengen van de behoefte en wensen binnen jouw ‘proces’. Wanneer deze helder zijn maak je een inschatting of dit alleen binnen jouw proces is, of organisatiebreed speelt en wat er echt nu moet gebeuren, of wat kan wachten. Deze input komt vanuit alle procesbeheerders en vanuit daar wordt organisatiebreed gekeken wat prioriteit heeft en welke acties er in gang gezet kunnen worden binnen de beschikbare middelen.
Zelf was ik bij de VU onderdeel van het cluster rondom onderwijsvolg, hier vallen vooral de processen rondom inschrijven op onderwijs en cijferregistratie onder. In de expertgroep worden de verschillende clusters vertegenwoordigd door procesbeheerders en wordt de input door de product owner naast elkaar gelegd. Die neemt het uiteindelijke besluit op de prioriteiten en acties die in gang gezet kunnen worden. Als procesbeheerder heb je veel contact met het onderwijs, IT en functioneel beheer, waarbij je zowel informatie komt ophalen als brengen.
Het gaat vaak om een wijziging in de processen en systemen. In mijn rol zorgde ik ook voor de communicatie over de wijziging en het testen ervan samen met het onderwijs. Wanneer er foutmeldingen of noodsituaties voorkwamen was het mijn taak de juiste personen op de hoogte te brengen en te zorgen dat er actie ondernomen werd. Een mix dus tussen enerzijds procesvernieuwingen- en verbeteringen en anderzijds ervoor zorgen dat de dagelijkse gang van zaken door kan gaan.
Door de verschillende rollen die ik heb vervuld vanuit Omix heb ik al een sterk beeld ontwikkeld wat er nodig is om goed onderwijs te organiseren. Je hebt kennis van wat andere afdelingen doen en kunt daardoor ook nadenken over de impact van verbeteringen, wijzigingen of vernieuwingen. Mijn eerdere opdrachten helpen, naast de opgedane kennis, ook bij het kunnen verplaatsen in de gebruiker en het onderwijs. Zelf ben ik bijvoorbeeld geen functioneel beheerder geweest, maar heb binnen opdrachten wel gewerkt met de inrichting van systemen. Dit draagt eraan bij dat je kan meedenken over de mogelijkheden en dus beter inschattingen kan maken over wat er nodig is.
Wat ik heel leuk vond aan deze rol is dat je als procesbeheerder echt de schakel tussen de gebruikers in het onderwijs, functioneel beheer en IT en andere stakeholders binnen de organisatie bent. Om goed te kunnen prioriteren is het belangrijk dat je veel in gesprek bent met alle partijen en je snel hoofd- en bijzaken van elkaar kan onderscheiden. Je merkt dat je door het doen van de juiste dingen ook echt verbeteringen kan doorvoeren en het onderwijs beter maakt. In deze rol ben je continu bezig met verbeteringen en vernieuwingen op kleine en grote schaal.”
Meer weten over wat wij kunnen betekenen?
Accountmanager MBO/HO
Stuur mij een bericht