Samen sterk met functioneel beheer en kennis bij de HAN

Samen sterk met functioneel beheer en kennis bij de HAN

“Kunnen jullie ons helpen bij het professionaliseren van functioneel beheer?”, was de vraag van de HAN. Het doel: Ervoor zorgen dat alle functioneel beheerders meer inzicht krijgen in het totaalplaatje van onderwijs en onderwijslogistiek. Omix verzorgde een professionaliseringstraject. Met Loes van Dommelen, senior functioneel beheerder bij de HAN, blikken we hierop terug. Daarnaast staat de HAN voor een grote uitdaging. Begin december 2022 vindt de introductie van het studentinformatiesysteem OSIRIS plaats. Spannende tijden waarbij Omix helpende hand biedt. 

Ruim drie jaar is Loes senior functioneel beheerder bij de HAN, Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. We lopen door een wir war van gangen richting haar afdeling op de indrukwekkende en levendige campus in Arnhem, een van de hoofdlocaties van de hogeschool. Loes is ooit afgestudeerd als leraar Aardrijkskunde. Voor de klas heeft ze nooit echt gestaan. Haar hart gaat sneller kloppen van alle complexe en uitdagende processen waarop het onderwijs drijft. 

Loes houdt zich bezig met het beheer van de systemen rondom het aanmelden, inschrijven, uitschrijven en de studievoortgang (AIU/V). Ook valt het digitale leerplatform onder haar beheer. Ze heeft een verbindende rol. Als iets niet goed gaat, kijkt ze wat er aan de hand is en bij wie ze het probleem kan beleggen. Richting het management heeft ze een signalerende rol. Ze benadrukt dat ze géén ict’er is. “Dat is een grote misvatting.” 

Stappen van de student journey 

Het functioneel beheer van de onderwijslogistieke processen van de HAN volgt de stappen van de student journey, dus van binnenkomst van de student tot aan het afstuderen. Loes licht toe: “Het proces is leidend en daarop zijn de systemen ingericht.” Bij de hogeschool werken circa 35 functioneel beheerders. In hectische tijden, zoals nu voor bij de implementatie van OSIRIS, springt een aantal consultants van Omix bij.  

Vanuit de HAN was er vorig jaar de wens om de functie van de functioneel beheerders verder te professionaliseren, vooral op gebied van de onderwijslogistieke processen. Loes: “Het doel was om onze functioneel beheerders meer inzicht in het hele onderwijs te geven. Welke invloed hebben andere processen op het stuk dat ze zelf beheren?”. Als je begrijpt hoe het onderwijs in elkaar steekt, kun je beter omgaan met diverse vraagstukken. 

Op basis van deze wensen ontwikkelt Omix in 2021 een professionaliseringstraject. Een opleidingstraject dat bestaat uit vijf modules voor alle functioneel beheerders, waarbij het onderwijslogistieke model centraal staat. Drie groepen van ruim tien mensen volgen de op maat gemaakte opleiding. In elke groep zitten functioneel beheerders vanuit verschillende teams, ter bevordering van de interactie tussen de academies. Het traject begint met een plenaire aftrap en eindigt met een slotsessie onder begeleiding van Peter Heerschop waarin ruimte is voor reflectie en interviews. 

Inzicht in alle processen 

Loes vertelt enthousiast: “Ik was best bang voor te veel theorie. Tuurlijk is dat de basis, maar tijdens het hele traject werd veel kennis en ervaring uitgewisseld. Het werd niet statisch. Omix werkt met open werkvormen, zelfs in de coronatijd, waardoor goede gesprekken op gang kwamen. Opeens werd duidelijk waarom we bepaalde dingen doen. Regelmatig hoorde ik: ‘hey over dat stuk heb ik eigenlijk nooit nagedacht.’ Door meer inzicht in alle processen kun je op zoek naar het probleem en een gerichte oplossing.” Ook werd duidelijker dat mensen elkaar kunnen opzoeken en helpen. Tijdens het professionaliseringstraject waren er regelmatige gesprekken met de trainers om de voortgang te bewaken. En de communicatie is goed. “Gewoon heel prettig.” 

Uiteraard was er her en der weerstand. Niet iedereen zag de noodzaak. Loes: “Veel mensen zijn bijgedraaid. Maar helaas heeft niet iedereen het opleidingstraject kunnen afronden. En het werkte niet mee dat de voorbereidingen van het nieuwe systeem al speelden. Sommigen hadden het simpelweg te druk op dat moment. Zonde is dat.” Loes vindt het lastig om precies aan te geven wat het professionaliseringstraject precies heeft opgeleverd. “Veel kennis. Iedereen snapt nu beter hoe het onderwijs werkt. Je hoopt dat mensen elkaar nu makkelijker vinden en het gesprek aangaan. Ze weten van elkaar wat ze doen. Eigenlijk zou het een continu proces moeten zijn, zodat de kennis en inzichten in de waan van de dag niet versloffen.” 

Livegang studenteninformatiesysteem 

Op dit moment staat de HAN voor een grote uitdaging: binnenkort is de livegang van studentinformatiesysteem OSIRIS. Loes: “Dit is gigantisch! Het zijn nu twee systemen en dat wordt er straks één. Er komt zoveel bij kijken.” Dit vraagt veel van de hele afdeling. Vier functioneel beheerders van Omix helpen bij de implementatie. Een groot voordeel is dat zij ruime ervaring hebben met implementaties vindt Loes. “Onze functioneel beheerders kennen de processen binnen de HAN. En Omix kent het systeem. Door deze kennis samen te voegen, scheelt het veel uitzoekwerk, problemen en tijd.” 

Al zijn de Omix-collega’s er maar tijdelijk, ze zijn onderdeel van het team. Loes benadrukt dat de functioneel beheerders van Omix nauw samenwerken met de collega’s van de HAN: “Op deze manier gaat geen kennis verloren als ze straks weg zijn. Naast de extra handjes kunnen we leren van hun ‘best practices’. Op 6 december gaan we over en dat is behoorlijk spannend.” Daarnaast verzorgt Omix OSIRIS-trainingen aan medewerkers van de HAN. Ze werken in duo’s, zodat de functioneel beheerders van de hogeschool straks zelf de training kunnen geven. Loes is blij met de samenwerking.   

“Door de kennis samen te voegen, scheelt het veel uitzoekwerk en problemen” 

Nog even terug naar Loes zelf. Wat maakt háár functie zo leuk? “De mensen! Ik zorg ervoor dat anderen hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. En de diversiteit. Ik zie en hoor erg veel. Het uiteindelijke doel is dat de systemen zo goed mogelijk werken voor medewerkers en studenten.”