De huidige energietransitie vraagt onder meer actualisatie, herziening en uitbreiding van de bestaande stroom- en gasnetwerken. Er is daarom vooral veel vraag naar geschoolde installatiemonteurs. De interne bedrijfsschool van netwerkbeheerder Stedin biedt daarvoor technische theorie- en praktijkopleidingen op mbo-niveau aan. Omix-consultant Mariska Kouwenhoven ging er een nogal anders dan andere uitdaging aan.
Stedin faciliteert en beheert transport van elektriciteit en gas, voornamelijk in de Randstad, de provincies Utrecht en Zeeland. Tevens verzorgt de netwerkbeheerder de aanleg en het onderhoud van zijn transport- en distributienetten. Stedin heeft circa 2,3 miljoen particuliere en zakelijke klanten, verdeeld over ruim vier miljoen aansluitingen. Bij de particulier is Stedin vooral bekend van installatie van op afstand uitleesbare slimme meters voor elektriciteit en gas die handmatige opname van meterstanden overbodig hebben gemaakt. Stedin is een grote organisatie met veel medewerkers, waaronder een groot aantal technici zoals monteurs. Het aantal studenten dat de interne opleiding tot (installatie)monteur bij Stedin Bedrijfsschool volgt is de afgelopen jaren flink gegroeid. Een heel positieve ontwikkeling, maar niet zonder onderwijslogistieke problemen. Aan Omix de opdracht de Stedin Bedrijfsschool Utrecht toekomstgericht op weg te helpen. Mariska vertelt.
Hoe ziet het onderwijs van Stedin Bedrijfsschool er uit?
“Het is een werkend-lerentraject in de vorm van Beroepsopleidende leerweg (BOL) en/of Beroepsbegeleidende leerweg (BBL). Daarin zijn drie instroomrichtingen. Als eerste in samenwerking met ROC Midden Nederland waar studenten technisch onderwijs volgen en bij Stedin zich verder kunnen scholen tot bijvoorbeeld monteur laag- of middenspanningsdistributie. Daarnaast hebben ze interne opleidingen voor eigen personeel dat zich laat bij-, of omscholen. Als laatste zijn er zij-instromers van andere technische studierichtingen. Studenten volgen theorievakken, bijvoorbeeld hoe een slimme meter te plaatsen. Daarnaast lopen ze in het veld met een werkbegeleider mee en leren ze technische vaardigheden.
Omix had overigens voor de interne opleidingen van Stedin geen taak, wij richtten ons echt op de BBL-studenten van het ROC, waar ze zijn ingeschreven en ook het einddiploma wordt uitgegeven. In het tweede en derde jaar volgen ze een stuk beroeps- en praktijkvorming bij Stedin Bedrijfsschool waarop ze worden getoetst en certificaten halen. Als die met goed gevolg zijn afgerond communiceert Stedin dat richting ROC. In combinatie met het succesvol behalen van theorieonderwijs bij ROC stromen studenten uit met een (mbo 3-)diploma.
Wat was hier voor Omix de uitdaging?
“Dit was voor ons echt een nieuwe opdracht. Normaalgesproken consulteert Omix voornamelijk hbo- en wo-onderwijsinstellingen. Een mbo-vakschool zoals van Stedin kenden we eigenlijk niet. Maar, ook een mbo-onderwijsinstelling volgt vergelijkbaar met hbo een duidelijk format. Kort samengevat van aanmelding, toelating en inschrijving tot volgen van onderwijs, toetsing en uitstroom met een diploma. De Stedin Bedrijfsschool is in dit kader geen onderwijsinstelling, maar echt onderdeel van een bedrijf waar als nevenactiviteit nogal verbrokkeld theorie- en praktijkonderwijs wordt gegeven, op bovendien heel andere wijze dan wij meestal tegenkomen.”
Is er wel een onderwijsteam met onderwijsmanagers en studiecoaches?
“Jazeker, allemaal. Er zijn zelfs vier takken met een eigen manager: Planning en Advies, Onderwijs, Projecten en Innovatie, en Training en Programma’s. Desondanks was er een minimaal curriculum waarin heel weinig was vastgelegd en bovendien onvoldoende gefaciliteerd.”
Stedin Bedrijfsschool kan dus letterlijk wel wat energie gebruiken. Welke punten kwam je naast eerdergenoemde hiaten tegen?
“De opleiding is de afgelopen jaren sterk gegroeid, van ongeveer tachtig naar vierhonderd studenten. Het onderwijsteam was niet gewend in werkprocessen te denken, het overzag de onderwijslogistieke keten nog niet. De werkwijze was onsamenhangend en decennia terug in de tijd met veel losse input op papier, bijvoorbeeld over de aanwezigheid of voortgang van de student. Iemand maakte daar weer een Excel-bestand van, een ander stuurde een mailtje, er was een Teams-omgeving waar per student diverse gegevens werden vastgelegd, maar waar niet iedereen inzicht in had. Kortom: er was geen structuur in het vastleggen van data. Wie studeren er, welke cijfers zijn behaald, wie heeft welk onderwijs nodig, wie is er klaar voor examinering, wie is er vandaag ziek, wie is er verantwoordelijk voor het behalen van de diploma’s, wie is zonder diploma uitgevallen? Aanvankelijk kon de organisatie nog redelijk overzicht houden, maar dat is zij met de grote studentenaantallen nu kwijt. Het ontbreken van een geautomatiseerd Studentinformatiesysteem (SIS) is het grootste gemis; de bedrijfsschool moet met invoering hiervan echt de digitale slag gaan maken.
Eerdergenoemde probleempunten vond je daar ook in het praktijkonderwijs terug. Als een student voor een vaardigheid slaagt, behoort de werkbegeleider het resultaat in een Beroepspraktijkvormingsboek (BPV) af te vinken. Alle met voldoendes afgeronde theorie- en praktijkvakken van ROC en Stedin samen zijn bepalend voor het behalen van het mbo-diploma. Maar meer dan eens verliep de uitwisseling van informatie over de voortgang van de student heel stroef. De werkbegeleider zag ook vaak niet in dat zijn rapportage medeverantwoordelijk en/of doorslaggevend is voor het uiteindelijk al of niet behalen van het diploma. De studenten vergaten nog wel eens het BPV-boek mee te nemen om te laten aftekenen zodat resultaten van vaardigheden niet werden geregistreerd. De coach wil er op klassieke wijze bewijs van op papier zien. Teamleider, roostermaker, docent, studiecoach konden het proces niet volgen. Er is wel iemand op de vloer die inventariseert, maar er ontbrak eigenaarschap en verantwoordelijkheid.
Voor uitwisseling van gegevens met ROC hanteerde Stedin Bedrijfsschool ook weer allerlei administratieve manieren. Het ontbreken van een eenduidig inzicht én overzicht in een centraal systeem betekende dat er ook fouten worden gemaakt. Ik heb met diverse onderwijsinstellingen gewerkt waar studenten van A tot Z worden begeleid in geautomatiseerde processen waar de student ook snel inzicht in het complete programma van het aangeboden onderwijs heeft, zo ook bij het ROC. Daar is het ondenkbaar dat alle processen op papier plaatsvinden. Bij Stedin was het allemaal heel tijdrovend.”
Hoe veranderde je deze verbrokkelde lijn in een soepel lopend proces?
“Vanuit mijn ruim twintig jaar lange ervaring met kennis van ontwikkeling van onderwijslogistiek en het functioneel beheer van diverse studentinformatiesystemen inventariseerde ik de werkzaamheden en deelde die in hoofd- en sub-processen op. Ik hield een spreadsheet bij waarin ik alle betrokken bevroeg over wat zij deden rond de processen van aanmelding tot afstuderen. Ik liet in een RASCI-tabel aanvinken wie moest worden geïnformeerd en wie verantwoordelijk moest worden gesteld. Stukje bij beetje bracht ik alle stapjes van werkprocessen bij Stedin in kaart. Ondertussen nam ik alle wensen en eisen ten aanzien van een applicatie op, met betrekking tot het vastleggen van gegevens over de studenten, studenteninstroom en -uitstroom. Gegevens van de student zelf, zoals persoonsgegevens, over studievoortgang en opleidingsgegevens. Gegevens over de aan-en afwezigheid van de student, het vastleggen van (vertrouwelijke) notities, de wensen en eisen over de uitwisseling van data met andere – bestaande – applicaties en die tussen de verschillende belanghebbenden bij de Stedin Bedrijfsschool en richting collega’s van het ROC. De wens om rapportages te kunnen draaien, onder meer voor het opleveren van rendementsgegevens: hoeveel studenten er binnen zijn, wie een diploma hebben behaald, of hoeveel er een voldoende hebben gehaald en voor analyse van aan- en afwezigheidsgegevens. Maar ook de wens om simpelweg een klassenlijst uit het SIS te genereren, of een lijst af te drukken van (een groep) studenten met de al of niet behaalde resultaten voor een toets.”
Is je missie geslaagd?
“In het begin was ik erg zoekende. Wie moest ik aanspreken, of bij elkaar krijgen? Ik trof een projectleider die tempo met verbeteringen wilde maken. Gelukkig, want ik hou ook van opschieten. Ik heb gedurende de opdracht uiteindelijk heel veel mensen gesproken zodat ik stapsgewijs goed in kaart heb weten te brengen welke processen er zijn en wie voor welke stap verantwoordelijk is. Ik heb helder inzicht gekregen in wensen, eisen en in waar er grote verbeterslagen kunnen komen. Tijdens het traject ontmoette ik hardwerkende, welwillende en resultaatgerichte mensen die behoefte aan facilitering hebben.
Na vele kleine stapjes heb ik er echt een knop omgezet. Er komt een SIS ter structurering van en inzicht in werkzaamheden en verantwoordelijkheden, in september 2025 moet het draaien. Automatisering kan alles wat nu in vooral in de hoofden van werknemers zit gestructureerd gaan overnemen, zoals een complete jaarplanning en gegevensuitwisseling met andere afdelingen, waaronder natuurlijk het ROC.
Medio december dit jaar volgt er een aantal sessies met een aantal leveranciers van systemen die demo’s geven van wat hun applicaties kunnen. Aanschaf van een digitaal informatiesysteem is een aanbestedingstraject waarin uiteindelijk Stedin een keuze maakt. Ook Omix is daarbij betrokken, zodat we gezamenlijk kunnen beoordelen of een applicatie aan alle wensen en eisen voldoet. Indien gewenst kan Omix na definitieve keuze nog verder gaan de bedrijfsschool te helpen met inrichten van alle functionaliteiten, documenten, werkinstructies, processen, autoriseren en testen van de applicatie. Als onderdeel van het enorme landelijke netwerk is Stedin Bedrijfsschool dankzij onze inzet alvast klaar voor de toekomst!”
Meer weten?
Oprichter Omix
Contact opnemen
Terug naar overzicht
