Wat komt er kijken bij digitaal toetsen?
Digitaal toetsen, daar valt vast veel over te vertellen. Viora Eljon, Hoofd Bureau Onderwijslogistiek van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en de Universiteit van Amsterdam (UvA), weet hier alles van. Wat was bijvoorbeeld de impact van de coronaperiode en welke ontwikkelingen zijn er? Ruim een jaar maakt Omix-consultant Elsemiek Bartelink deel uit van Team Toetsen. Eerst als Scrum Master en Product Owner en sinds mei is ze Implementatiecoördinator van het nieuwe digitaal toetssysteem. In gesprek met Viora en Elsemiek over de ontwikkelingen en werkzaamheden.
Ditmaal geen bezoek aan een campus, maar aan een hoog kantoorgebouw in Amsterdam-Zuidoost. Hier zit Viora Eljon, Hoofd Bureau Onderwijslogistiek. Dat is een afdeling vanuit Facility Services; de gemeenschappelijke dienst van zowel de HvA als de UvA. Daaronder valt een aantal onderwijslogistieke processen, zoals de regie op roostering, zalenverdeling, AV-ondersteuning, webcolleges en toetsen.
Bijna drie jaar staat Viora aan het hoofd van de afdeling die uit circa 100 medewerkers bestaat. Ze geeft leiding aan de verschillende teams, zodat die optimale dienstverlening kunnen verlenen aan de faculteiten. En ze is MT-lid en denkt mee over het beleid en over de koers van Facility Services en haar afdeling.
Hoewel Elsemiek in 2022 startte in een andere rol, is ze nu implementatiecoördinator van het nieuwe digitale toetssysteem. In deze rol maakt ze deel uit van het projectteam van Team Toetsen en vormt de brug tussen de verschillende faculteiten en het projectteam. Ze zorgt ervoor dat de implementatie van het toetssysteem zo goed mogelijk verloopt. Omdat de faculteiten de werkelijke implementatie zelf doen, heeft Elsemiek vooral een faciliterende en adviserende rol. Elsemiek: “Doordat ik veel contact heb, ken ik de processen en weet ik waar ze tegenaan lopen. Ik denk met de faculteiten mee en zoek naar oplossingen.”
In welke mate heeft de coronaperiode het proces van digitaal toetsen versneld? En welke ontwikkelingen zijn er?
Viora: “Voor die tijd deden we wel aan digitaal toetsen, maar door corona is het percentage van digitaal toetsen ten opzichte van schriftelijk toetsen enorm gegroeid. De HvA toetst nu voor bijna 90% digitaal. Bij de UvA ligt het percentage iets lager, maar ook daar is een enorme groei doorgemaakt. Inmiddels zien we bij de HvA dat de piek voorbij is en toetst men ook op andere manieren, denk aan productpresentaties en portfolio’s. Bij de UvA verwachten we nog wel een groei, maar daar wordt goed gekeken naar ontwikkelingen van bijvoorbeeld ChatGPT en de invloed daarvan op toetsen.”
“Een andere ontwikkeling is dat we de mogelijkheden onderzoeken van digitaal toetsen op de eigen devices van studenten. Dat is spannend. Nu toetsen we alleen op devices van de instellingen, maar dat is minder duurzaam. Bovendien vinden veel studenten het prettig om op hun eigen device te toetsen. Daar kleven haken en ogen aan, denk aan de veiligheid en AVG. Of wat doen we als een device niet werkt?
Verder willen we toe naar een situatie van plaats- en tijdonafhankelijk toetsen. Als je studeert op je eigen tempo, moet je het toetsen daar ook op aanpassen. Dit is nog een vergezicht, maar wel noodzakelijk als je kijkt naar de flexibilisering van het onderwijs.”
Welke invloed heeft het digitaal toetsen op de totale onderwijslogistiek?
Viora: “Digitaal toetsen is een belangrijk onderwijslogistiek proces. Het toetsen vindt nu op de campus plaats dus dat vraagt de nodige ruimte. Het heeft ook invloed op de roostering. Maar het gaat verder dan onderwijslogistiek. Toetsen is een primair proces waarin het onderwijs in de lead is. Dat maakt het soms ingewikkeld. Als we iets willen veranderen, dan hebben we met veel stakeholders te maken. Je hebt met de organisatie te maken en met beleid.
Elsemiek: “De inhoudelijke kant ligt bij het onderwijs zelf. Er is niet altijd een duidelijke knip tussen de organisatie van het toetsen en de wensen van het onderwijs.
Viora noemt een voorbeeld: “Hoe ver zet je de tafeltjes uit elkaar tijdens een toets? Je kunt denken dat we dit vanuit de organisatiekant benaderen. Maar het oordeel van de examencommissie is hierin leidend. Dus moeten we altijd overleggen met het onderwijs.”
En hoe zit het met de toetsweken? Die hebben toch grote invloed op de logistiek?
Viora: “Dat is altijd een uitdaging. Al zijn de toetsweken van de HvA en de UvA gelukkig nagenoeg altijd na elkaar en niet gelijktijdig. In die periodes hebben we te maken met enorme pieken. Eigenlijk bouw je alles rondom zo’n piek.”
Elsemiek: “In die periodes huren we daarom externe ruimtes. Maar je hebt meer nodig dan een geschikte ruimte; denk bijvoorbeeld aan goede en beveiligde wifi.”
Viora: “We zien wel een ontwikkeling, zeker bij de HvA, dat er steeds meer doorlopend getoetst wordt. Op den duur krijg je daardoor minder piekweken.”
“Tijdens de toetsweken hebben we te maken met enorme pieken. Je bouwt alles rondom zo’n piek”
Hoe kwam het dat Elsemiek van Omix als Scrum Master op deze afdeling begon?
Viora: “Vanuit Team Toetsen waren we in 2022 net begonnen met agile werken. Dan werk je met een Scrum Master en Product Owner. Deze twee rollen zaten bij twee verschillende mensen. Bijna gelijktijdig waren zij een tijdje uit de running. Die twee rollen moesten we dus opvangen. Daarvoor zochten we naar een goede oplossing en zo werd een vacature uitgezet waarop Omix reageerde. Na een sollicitatieprocedure kwam Elsemiek. Voor zowel haar als ons was dat spannend. Zeker omdat we tijdelijk kozen voor een combinatierol wat best bijzonder is. Gelukkig heeft dat goed uitgepakt.”
Elsemiek: “Voor mij was het een nieuwe functie, dus dat was best uitdagend. Maar het was ook leerzaam. In korte tijd heb ik veel nieuwe mensen leren kennen binnen zowel Bureau Onderwijslogistiek als de faculteiten en andere diensten.”
En sinds mei ben je implementatiecoördinator van het nieuwe digitale toetssysteem. Hoe ging dat?
Elsemiek: “Eigenlijk viel alles samen. Mijn rollen in het scrum team zaten erop en ik had goed zicht op de aanbesteding van een nieuw toetssyteem. Er kwam een nieuw systeem uit de aanbesteding: Ans. Vervolgens kwamen we in de implementatiefase van dit nieuwe systeem. Het was een voordeel dat ik al bekend was met de processen, de inhoud, faculteiten, de stakeholders, collega’s en digitale toetsprocessen. Dus eigenlijk was het een logische vervolgstap. Achteraf hoorde ik regelmatig positieve reacties van mensen die het fijn vonden dat ik in deze nieuw rol doorging.”
Wat houdt je functie in?
Elsemiek: “Ik zit in het projectteam samen met een projectleider en functioneel beheerders en heb vooral contact met de faculteiten over de implementatie. Ik denk mee over hoe we de implementatie gaan vormgeven. Met de expertteams van de diverse faculteiten hebben we het over de planning, de inrichting van het systeem, over de toegang, trainingen en de migratie. In september 2024 is het zover, dan worden alle toetsen via het nieuwe systeem afgenomen. Tot de zomer blijf ik in deze rol en daar is genoeg te doen.”
Viora, hoe vind jij de samenwerking met Omix?
Viora: “Vanuit vorige functies kende ik Omix al. Destijds vooral vanuit roostering. Als er een tekort was aan roostermakers, sprong Omix regelmatig bij. Pas later ontdekte ik dat Omix ook actief is rondom toetsing en examinering. Op dit moment heb ik niet meer rechtstreeks met Elsemiek te maken, maar in de vorige functies wel en dat is heel goed verlopen. Mooi om te zien hoe zij zich heeft ontwikkeld in de verschillende rollen en functies.”
Terug naar overzicht
