De ambtelijk secretaris 2.0

De ambtelijk secretaris 2.0 

De gevolgen van de coronacrisis hebben grote impact op het onderwijs. Ook examencommissies staan voor flinke uitdagingen. Dit vraagt om nieuwe vaardigheden en competenties van de ambtelijk secretaris van een examencommissie. Meer dan ooit heeft deze een helicopterview nodig over alle logistieke onderwijsketens. In dit artikel gaan we in op de nieuwe rol van de ambtelijk secretaris. Met een casus laten we zien hoe we die rol binnen een onderwijsorganisatie in samenhang met andere actoren in de onderwijslogistiek kunnen uitbouwen. 

“Een ambtelijk secretaris beschikt over probleemoplossend en analytisch vermogen.”  

De maatregelen sinds covid-19 hebben bepaalde facetten van het onderwijs(beleid) blijvend veranderd. Daarnaast zijn meer studenten tijdens de crisis van gebaande studiepaden afgeweken. Deze veranderingen hebben grote invloed op de werkwijze van de examencommissie. Examencommissies, en dus ook ambtelijk secretarissen, moeten hiermee bij het vervullen van hun rol en functie rekening houden. Het is een uitdaging om ver vooruit te (blijven) kijken, iets wat cruciaal is voor de onderwijslogistiek. Dat betekent ook dat het oorspronkelijke takenpakket van de Examencommissie kritisch tegen het licht moet worden gehouden. Daar komt bij dat onderwijslogistieke processen toe zijn aan herziening. 

Ambtelijk secretarissen bekleden niet langer een ‘voorspelbare’ functie, maar moeten een beroep doen op hun probleemoplossend en analytisch vermogen, hun communicatieve vaardigheden en flexibiliteit. Op deze manier kunnen zij de examencommissie goed ondersteunen op administratief, organisatorisch en beleidsvoorbereidend vlak.

Aanvullende competenties 

Van de ambtelijk secretaris van een examencommissie vragen de veranderingen aanvullende competenties, bovenop de ‘normale’ vaardigheden die nodig zijn om de functie goed te kunnen uitoefenen. We gaan in de volgende alinea in op de benodigde eigenschappen.  

Eerst iets meer over de werkzaamheden. De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor verschillende taken die variëren van meer ondersteunend (notuleren, plannen en organiseren van vergaderingen) tot zeer beleidsmatig (toetsen van voorgenomen standpunten en besluiten van de examencommissies aan relevante besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen en meedenken over nieuw beleid). Dit maakt de rol afwisselend, maar vraagt ook om flexibiliteit.

Helicopterview 

Omdat de besluiten van de examencommissie alle geledingen van een onderwijsinstelling kunnen raken, is het belangrijk dat een ambtelijk secretaris beschikt over goede communicatieve vaardigheden en samenwerkend vermogen. Daarnaast kan de ambtelijk secretaris autonoom, onafhankelijk van de examencommissies, advies geven in beleidsmatige en studentenkwesties. Dit vraagt om een helicopterview. 

Een andere benodigde eigenschap is de vaardigheid om beleid te kunnen vertalen naar uitvoering of processen. Wat zijn de praktische implicaties van beleid? Vooral  het vermogen om onderwijslogistieke processen bij te stellen of vorm te geven aan de hand van onderwijsbrede en organisatiespecifieke ontwikkelingen is erg belangrijk. Dit is een continu proces, dat vraagt om goede afstemming en verbinding met de uitvoerders van het proces. Dáár ligt de kracht van een ambtelijk secretaris.  

Vooruitkijken 

Het is als ambtelijk secretaris daarnaast essentieel om goede kennis te hebben van het onderwijslogistieke werkveld. Dit vraagt inzicht in hoe de verschillende actoren zich tot elkaar verhouden. Immers, om beleid te kunnen vertalen naar uitvoering, moet men eerst weten wat de impact van het beleid op alle betrokkenen is. Een onderwijslogistiek adviseur van Omix speelt hierin een belangrijke rol doordat deze door ervaring binnen verschillende onderwijsinstellingen inhoudelijke kennis van het gehele werkveld heeft. De adviseur weet daardoor precies wie geraakt gaat worden door een bepaalde beslissing. 

Deze kennis maakt het gemakkelijker om vooruit te kijken naar toekomstige ontwikkelingen. Bovenal brengt een externe adviseur een onafhankelijke en vernieuwende visie met zich mee. 

Er zijn verschillende Omix adviseurs werkzaam (geweest) in de rol van ambtelijk secretaris bij diverse grote onderwijsinstellingen. Vaak worden zij ingezet omdat er een concreet probleem is of omdat er behoefte is aan het draaiende houden van (een onderdeel van) de organisatie. De adviseur is verantwoordelijk voor de continuïteit van de primaire processen, zoals toetsing, diplomering en kwaliteitsborging aan de hand van de OER, de Onderwijs- en Examenregeling. Deze processen kunnen immers direct invloed hebben op de zogeheten Student Life Cycle. 

Casus 

Het volgende voorbeeld laat zien dat onderwijslogistiek vraagt om een helicopterview. Een onderwijsinstelling heeft een achterstand in de verwerking van e-mails en studentverzoeken door uitval. Een adviseur van Omix wordt benaderd om de initiële achterstand bij te werken. Gedurende de inzet merkt de adviseur dat verschillende zaken binnen de onderwijsinstelling bijdragen aan een inefficiënte werkwijze. Werkprocessen lopen niet goed waardoor de achterstand groeit. Mogelijke oorzaken zijn inefficiënte communicatiestromen, verkeerd gebruik van ondersteunende middelen en inadequate inzet van  medewerkers.  

Het oorspronkelijke probleem benaderen we dus vanuit een andere context. Dit doen we door te kijken naar de optimalisatie van de huidige werkprocessen. We zoeken naar een betere afstemming met andere actoren uit de onderwijslogistieke ketens. Het resultaat: de achterstand is weggewerkt én er worden structurele veranderingen in de organisatie doorgevoerd. Vervolgens kijken we naar het optimaliseren van andere deelprocessen binnen de organisatie. Denk aan het stroomlijnen van  processen rondom de verwerking en archivering van besluiten die in het verleden genomen zijn door de examencommissie en het opzetten van  betere overlegstructuren met andere actoren uit het onderwijslogistieke werkveld. 

Structurele verbeteringen 

Dit voorbeeld laat zien dat de rol van een ambtelijk secretaris uitgebouwd kan worden binnen een onderwijsinstelling. Door oog te hebben voor de andere onderwijslogistieke ketens in de organisatie, kunnen we werken aan structurele verbeteringen die niet alleen betrekking hebben op de examencommissies zelf. Ook dat is de kracht van een goede ambtelijk secretaris. 

Wil je meer weten over de uitdagingen voor de examencommissie door de coronacrisis? Lees het artikel Examencommissies in het hoger onderwijs in coronatijd.