De meest waanzinnige opdracht die ik ooit heb gedaan!

“De meest waanzinnige opdracht die ik ooit heb gedaan!”

Na z’n bachelor Bedrijfskunde en master Msc aan Rotterdam School of Management van de Erasmus Universiteit in Rotterdam (RSM/EUR), stoomt hij in 2013 vrijwel meteen door naar de allereerste lichting als Young Professional bij Omix. Na diverse functies bij ruim 25 onderwijsinstellingen is Omix’er Koen van den Eshof ineens, vorig jaar, terug op z’n oude nest. Hij wordt door EUR gevraagd om als roostercoördinator een roosterteam vorm te geven. EUR-breed over alle faculteiten. Officieel parttime, 0,5 FTE voor een periode van 1 jaar. Het wordt uiteindelijk anderhalf jaar, waarvan een groot deel fulltime. 

Tekst: Henk-Jan Winkeldermaat
Fotografie: Punkmedia
Gepubliceerd in oktober 2020

Bekend terrein, op fietsafstand van zijn huis, met een volle vijf jaar aan ervaring weet Koen wat hem te doen staat. Hij heeft er zin in en gaat zoals hij zegt ‘de roosteruitdaging aan bij de EUR’. Met als doel de roostermakers van de 7 verschillende faculteiten aan elkaar te binden en één team te vormen. Daar kon winst worden behaald. “Alle zalen hier op de campus worden gedeeld. Geen faculteit heeft eigen zalen.”

Jij hangt er als het ware als roostercoördinator boven, hoe was de sfeer in het begin?

“De sfeer was nogal vijandig.” Koen drukt zich diplomatiek uit, kijkt naar Carolien Rijnsburger, teammanager bij RSM, en schiet met haar meteen in de lach. “Ik weet nog heel goed dat ik binnen kwam bij het eerste key user overleg, waar alle roosteraars bij elkaar komen om het roosterproces door te spreken, en toen schrok ik eigenlijk wel even. Het was best vijandig. Over en weer. En er was ook een groepje dat altijd stil was.”

“De sfeer was nogal vijandig, toen schrok ik wel even.”

Daar sta je dan voor de groep. Hoe maak je dan een team?

“Wat ik vooral voor de groep heb gedaan is verteld dat ik een bepaalde opdracht heb, om een team te gaan vormen. Nou dat kwam niet uit de lucht vallen, want dat wisten ze allemaal natuurlijk. Dat ging niet zonder slag of stoot, ik heb veel één-op-één gesprekken gehad. Uiteindelijk kwam er over en weer begrip en loste de vijandigheid ook op. Men vroeg elkaar om hulp, en die hulp werd geboden. Men dacht niet meer meteen aan het eigen belang. Integendeel zelfs.”  

Carolien herkent de situatie heel goed. De oorzaak voor de onderlinge vijandigheid tussen de faculteiten ligt in de organisatie. “Destijds was één persoon verantwoordelijk voor het hele zaaltoewijzingsproces. Als je dan als roosteraar geen (bewuste) invloed hebt op de zaaltoewijzing en je vervolgens op veel aanvragen geen zaal krijgt – waardoor je moet omroosteren – dan is natuurlijk degene die ervoor zorgt dat jij die zaal niet krijgt de boeman.”

Koen: “Wat ik gedaan heb is eigenlijk deze verantwoordelijkheid van die ene persoon bij de roostermakers zelf gelegd. Zij gaan vanaf april meermaals in overleg met elkaar en leggen dan de puzzel voor dat jaar. Het mooie was dat ze inzicht kregen in de invloed die ze hiermee zelf kregen op dit proces. En het was ook goed om te zien dat wanneer ze voor een knelpunt kwamen te staan, bijvoorbeeld twee faculteiten die op hetzelfde moment een bepaalde zaal wilden, ze dan in overleg gingen en er ook goed uit kwamen. Soms werd zelfs het belang van de eigen faculteit aan de kant schoven om een collega te helpen. De momenten van samenkomen werden ineens ook gezellig.”

Dit krijgt niet iedereen voor elkaar, hier moet je toch wel bepaalde vaardigheden hebben. Wat is het geheim? Carolien, wat zijn Koen’s talenten?

“Belangrijk is dat Koen van buiten kwam. Koen had geen belang. Geen EUR-belang, geen faculteit-belang. Het enige was dat Koen z’n best zou doen om samenwerking en synergie te creëren. Koen is altijd heel rustig. Ook al heb je een storm aan tafel, Koen blijft rustig. Ik denk dat de roosteraars een bondgenoot in hem hebben gezien. Hij begrijpt wat ze bedoelen, luistert naar wat de groep zegt én wat de individuen zeggen. Koen observeert goed en helpt en verbindt waar het nodig is. En bovenal gaat Koen er ook mee aan de slag om het beter te maken voor hen allemaal.”

“Ik denk dat de roosteraars een bondgenoot in hem hebben gezien.”

Mission accomplished dus?

“Ja, het is eigenlijk alleen jammer dat Koen niet gebleven is. Aan mij en ons heeft het niet gelegen. Het is zijn eigen keuze geweest. De tijdelijke functie moest uiteindelijk ingevuld worden met een vaste aanstelling. Koen kon hier wel door, maar dan wel in een dienstverband van de EUR.” 

Waarom ben je niet gebleven? 

“De directeur van Omix was ter ore gekomen dat ik hier een aanbod had gekregen, en hij heeft me opgebeld en gezegd dat hij graag samen met mij zou willen kijken naar mijn mogelijkheden binnen Omix.”

Carolien: “Omix wilde Koen niet kwijt. Heel begrijpelijk. Dat hebben ze heel goed gedaan!”

Je kijkt met plezier terug?

“Ja, dit is wel de meest waanzinnige opdracht die ik gedaan heb sinds ik bij Omix werk.”