De verandering: afschaffing van de centrale loting

De verandering: afschaffing van de centrale loting

Verandering is de enige constante. Sommige veranderingen worden geïnitieerd van onderop, anderen van bovenaf maar er zijn ook veranderingen die worden geïnitieerd van buitenaf. De Link laat zien hoe betrokkenen vanuit verschillende invalshoeken aankijken tegen een verandering die heeft plaatsgevonden, of zoals deze keer: een verandering die nog volop bezig is. In de ‘Wet kwaliteit in verscheidenheid’ is vastgelegd dat de centrale loting voor numerus fixus studies wordt afgeschaft. Onderwijsinstellingen gaan vanaf het studiejaar 2017-2018 studenten zelf selecteren op basis van tenminste twee criteria, onder andere motivatie. Het idee erachter is dat selectie aan de poort een beter mechanisme is dan centrale loting en dat een betere match tussen de persoon en de opleiding betere studieresultaten oplevert. Dit moet de kans groter maken dat studenten op de juiste plek terecht komen, namelijk bij een studie waar ze echt bij passen.

Tekst: Ansfrida Vreeburg
Fotografie: Lilian van Rooij
Gepubliceerd in juni 2016

Zoals iedere verandering raakt ook het afschaffen van de centrale loting voor opleidingen met een numerus fixus verschillende partijen. Wat is hun visie over de verandering en op welke wijze bereiden ze zich er op voor? De Link vroeg het aan vertegenwoordigers van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), Studielink en het ISO (Interstedelijk Studenten Overleg). Ook peilden we de mening van het hoofd Onderwijs en Studentenzaken van de faculteit Diergeneeskunde van de Universiteit Utrecht.

Kor Brandts

Kor Brandts, directeur Registers & Examens: “Vanaf 2013 werd duidelijk dat de centrale loting afgeschaft zou gaan worden. Sinds die tijd heb ik mij ook beziggehouden met het beëindigen van de loting en het goed invoeren van selectie voor opleidingen met een numerus fixus bij de instellingen. Inzet van het verandertraject is dat instellingen zich bewust zijn van al deze veranderingen en dat er gekoppeld aan het decentrale selectieproces ook andere deadlines gelden dan dat zij tot nu toe gewend waren. Als DUO zijn wij onderdeel van het veranderproject; wij leveren onze bijdrage in de overdracht van activiteiten naar andere ketenpartners, maar het zwaartepunt van deze verandering ligt natuurlijk bij de onderwijsinstellingen zelf. Als DUO nemen wij afscheid van een relatief kleine activiteit, terwijl voor instellingen veel nieuw moet worden opgezet. Dat is veel meer werk. Geen rode stoplichten meer Het veranderingstraject is voor ons al vergevorderd. De grootste actie die er voor ons nog ligt, is het eenmalig aanleveren van alle historische gegevens aan Studielink. De meeste indicatoren op het zogenoemde dashboard van de Monitor van Studielink voor deze verandering staan op groen. Er is nog een aantal onderwerpen die op oranje staan, maar er is geen enkel rood stoplicht meer. Daarom is eind mei met een goed gevoel het definitieve GO-besluit genomen door de regiegroep onder voorzitterschap van OCW.”

Inge Draaisma

Inge Draaisma, Senior medewerker afdeling Loting bij DUO: “Ik ben lang geleden begonnen bij wat toen Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing heette. Daar hield ik mij ook al bezig met loting. De laatste acht jaren ben ik als Senior medewerker afdeling Loting betrokken bij het lotingsproces. Ik hield mij tot nu toe onder meer bezig met de controle van de vooropleidingseisen van de aanmeldingen. Mijn collega’s en ik stroomlijnden het hele proces en zorgden ervoor dat alle aanmeldingen op de juiste manier in de keten terecht kwamen. Gedurende het jaar werkten we hieraan met een aantal medewerkers die deels ook ander werk deden, maar in de zomer werkten we samen met uitzendkrachten met wel 40 personen aan de loting. De meeste medewerkers die in vaste dienst aan dit proces werkten, hebben inmiddels een andere functie gekregen. Ik vind het lastig om over de verandering een oordeel te vellen. Waar geselecteerd wordt, zullen er altijd mensen ongelukkig zijn, ongeacht of dat nu op basis van loting of op basis van selectie is. Decentrale selectie is al sinds 1999 een feit maar daar was tot een aantal jaren geleden altijd een maximum aan verbonden. De grootste verandering die nu wordt doorgevoerd is, denk ik, dat instellingen de controle op de vooropleiding nu zelf moeten gaan uitvoeren. Belangrijk is ook dat tijdens het selectieproces de eindexamenresultaten geen rol meer kunnen spelen.

Duizenden vragen

Voor DUO verandert er veel. Het lotingsproces bracht aardig wat werk met zich mee. Neem alleen al de berekeningen die we maakten voor het bepalen van de wegingsfactor. En wat te denken van de duizenden vragen die wij jaarlijks van studenten kregen. Hoe goed je het op je website ook communiceert, er komen veel vragen ook van buitenlandse studenten – en bijzondere gevallen naar voren. Vanaf volgend collegejaar moet iedere onderwijsinstelling deze vragen zelf gaan beantwoorden. De instellingen worden hierbij gefaciliteerd door het Studielink portal. Studenten werden tot nu toe doorverwezen naar de onderwijsinstelling of naar DUO. Straks kunnen studenten alleen nog maar terecht bij de onderwijsinstelling. Studenten die tussen wal en schip dreigden te raken, konden zich bij ons beroepen op een hardheidsclausule. Ook dat gedeelte moet nu worden ingericht bij de onderwijsinstelling. Onze basis van onze ervaring proberen we de instellingen zo goed mogelijk te helpen. Onze rol in de verandering is vooral informatief: “heb je wel gedacht aan…”.

De Linde de Nie

De Linde de Nie, voorzitter van het Interstedelijk Studenten Overleg (ISO): “Het ISO is regelmatig in overleg met het ministerie van OCW over onderwerpen waar wij belang aan hechten. Het ISO was vanaf het begin voorstander van dit onderdeel van de ‘Wet kwaliteit in verscheidenheid’. Bij de centrale loting spelen cijfers een belangrijke rol terwijl die niet alles zeggen over een student. Wij zijn er vóór om tenminste ook te kijken naar de intrinsieke motivatie van de student, zodat je als student invloed hebt op je kansen.

Aan de andere kant heeft selectie ook weer nadelen. Het is toch afhankelijk van hoe de selectie is ingericht en hoe je hier als (aspirant)student mee om kan gaan. Het gebeurt steeds vaker dat aankomend studenten trainingen volgen om te leren hoe je je het beste kunt profileren en presenteren voor of tijdens de selectie. Dit zorgt voor ongelijkheid in de voorbereiding. De uitdaging is dus dat iedereen juist wel gelijke kansen heeft, ook als je geen geld hebt om buitenschoolse cursussen te volgen. Een voorbeeld hiervan is de motivatiebrief. Je kunt heel goed leren wat daar precies in moet staan of zelfs iemand anders de brief laten schrijven, maar helemaal eerlijk is dat natuurlijk niet.

Selectiegesprekken hebben ook een nadeel, want een gesprek is eigenlijk een soort spiegel: ben je een beetje hetzelfde en mag je elkaar, dan kan dat in je voordeel werken. Er zouden dus nog andere factoren mee moeten tellen. Bij een University College moet je bijvoorbeeld je eigen studieprogramma samenstellen en dat is een onderdeel van de selectie. Daar krijg je schijnbaar al een heel goed beeld van welke aanmelder daar werk van heeft gemaakt en wie niet. Maar een proeftentamen op basis van een hoofdstuk geeft ook wel weer hoeveel motivatie de persoon heeft om in de stof te duiken. Een mogelijk probleem kan zijn dat bepaalde studentengroepen zich niet gaan aanmelden omdat ze van tevoren al denken geen kans te maken. Zelfselectie noemen we dat en dat kan onwenselijke effecten hebben op de instroom van selectieopleidingen. Een ander punt is de aanmelddatum. Aanmelden tot 15 januari is erg vroeg voor aankomende studenten. Dan moet je in havo-4 en vwo-5 al weten wat je gaat studeren. Dat vraagt extra inspanning bij het voortgezet onderwijs in het begeleiden van het keuzeproces. De vraag is verder in hoeverre je als student strategisch moet kiezen, bijvoorbeeld voor een stad waarvan je verwacht dat er minder aanmeldingen voor een bepaalde studie worden gedaan dan voor dezelfde studie in een andere stad.”

Marlise Mensink

Marlise Mensink, Hoofd Onderwijs- en Studentenzaken Faculteit Diergeneeskunde Universiteit Utrecht: “Ik vind dat je veel vragen kunt stellen bij het afschaffen van de loting. Het argument om de centrale loting af te schaffen is dat er op basis van tenminste twee aspecten geselecteerd moet worden. Er wordt al 20 jaar onderzoek uitgevoerd over selectiemethodes en het blijkt dat voor de leeftijdsgroep waar we het hier over hebben selecteren in de praktijk geen betere kandidaten oplevert. Tegelijkertijd wordt de diversiteit ondermijnd. Er is niet één selectiemethode of combinatie van methodes die zoveel validiteit geeft dat je echt de beste studenten, laat staan ‘de juiste’ toekomstige dierenartsen selecteert. Wat betreft diversiteit geeft het kijken naar overgangscijfers van 5- naar 6-vwo een ander beeld dan de eindexamencijfers. Jongens staan er gemiddeld slechter voor in 5-vwo dan bij het eindexamen, omdat ze nog even een eindsprintje maken. Een ander punt wat betreft de diversiteit is dat wij voorheen de groep aanmelders die aangaf dat ze straks landbouwhuisdierenarts wilden worden, decentraal selecteerden. Met de nieuwe selectie kunnen we geen onderscheid meer maken. Dat kan mogelijk voor structureel te weinig instroom in het masterprogramma Landbouwhuisdieren zorgen waardoor de uitstroomafspraken met het Ministerie van Landbouw onder druk kunnen komen te staan. Onze zorg is dat het een minder eerlijk systeem wordt.

Selectiedag

Deze maand zijn we gestart met de communicatie aan de student. We verwachten dat we misschien wel twee keer zoveel aanmeldingen voor Diergeneeskunde zullen krijgen dan voorheen, omdat studenten zich vanaf komend jaar voor maximaal twee numerus fixus opleidingen mogen aanmelden. Dat betekent dat we in plaats van de ruim 800 aanmeldingen die we nu krijgen misschien wel 1600 aanmeldingen zullen krijgen. Daarom is onze selectie in twee delen opgedeeld. Nadat een student een inschrijfverzoek heeft gedaan in Studielink (vanaf 1 oktober) krijgt de student toegang tot een digitale aanmeldomgeving. In deze omgeving melden studenten zich aan door onder andere de overgangscijfers te uploaden en een motivatieformulier in te vullen. Doet de student dit niet voor de deadline dan kan de student niet deelnemen aan de selectiedag. Nadat de student zich heeft aangemeld krijgt de student op zijn vroegst vanaf 1 december toegang tot het online studiemateriaal voor de selectiedag. Op die dag krijgen ze twee toetsen en een persoonlijkheidstest.

Bezorgd

Bij het voorbereiden van de decentrale selectie zijn al veel mensen betrokken geweest, waaronder de medewerkers die het instellingsreglement en het aanvullende facultaire reglement hebben opgesteld, een groep hoogleraren en een projectleider die alle processen en communicatie onder de loep heeft genomen en georganiseerd. Ook bij de uitvoering zijn vanaf nu veel mensen betrokken. Denk maar aan voorlichters, studieadviseurs, keyusers van het SIS (Student Informatie Systeem) en de ELO (Elektronische Leeromgeving) en een groot aantal van mijn medewerkers die er straks voor moet zorgen dat het juiste rankingnummer bij de juiste student wordt geadministreerd en dat bij het niet accepteren van een plaats de volgende in de ranking de plaats krijgt aangeboden. Een aantal zaken moeten per student automatisch worden gecheckt maar er komt ook veel handwerk bij kijken. Ik verwacht dus veel menskracht nodig te hebben om dit werk gedurende het jaar uit te voeren. Dan heb je nog alle inzet die we nodig hebben op de selectiedag zelf. Daarvoor hebben we alle verloven ingetrokken; we maken er een teamhappening van. We verwachten niet alleen ongeveer 1500 aankomend studenten maar ook al hun ouders die er, zo is de ervaring, een gezellig dagje Utrecht van maken. Daarom zorgen we in overleg met de busmaatschappij zelfs voor extra bussen die naar de stad rijden. Voor de selectie moet dus veel werk verzet worden en we zijn nu aan het onderzoeken hoe we dit gehele proces zo economisch mogelijk uitvoerbaar kunnen inrichten.”

Tloor Veld

Tloor Veld, projectleider Studielink: “Samen met DUO, studentenbonden, de onderwijsinstellingen en OCW is Studielink medio 2013 met dit project van start gegaan, toen in de vorm van Kerngroep-bijeenkomsten. Naast het gezamenlijk uitwerken van het nieuwe proces, hebben we sinds die tijd zowel gekeken naar onze toekomstige rol als organisatie in de keten als de rol van de applicatie Studielink die we beheren. In de applicatie kijken we hoe we het toekomstige proces zo kunnen ondersteunen dat het voor instellingen zo gemakkelijk mogelijk is om bepaalde informatie te verzamelen en hoe we ervoor kunnen zorgen dat het voor de student een duidelijk en gelijkvormig proces is. Vanuit OCW is vastgesteld dat 15 april de landelijke datum is waarop alle studenten die hebben deelgenomen aan de selectie hun rangnummer krijgen te horen. Op basis hiervan kan de student inschatten in hoeverre hij of zij een kans maakt om geplaatst te worden. Het is logisch om de communicatie daarover ook via de centrale applicatie Studielink gelijktijdig te laten verlopen in plaats van dat instellingen dat allemaal zelf doen. Datzelfde geldt voor het in de gaten houden hoe vaak een student al heeft deelgenomen aan een loting/selectie in eerdere jaren. Daar is immers een maximum aantal voor vastgesteld en je wil real-time met de aanmelder kunnen communiceren dat hij/zij niet nog een extra aanmelding mag doen omdat de limiet dan wordt overschreden. De student kan vanaf volgend jaar zien hoe vaak hij/zij zich al heeft aangemeld voor een numerusfixusstudie en op basis daarvan hoe vaak hij/zij nog mag meedoen aan de selectie. We zijn in die zin een doorgeefluik, maar zorgen wel voor een gestroomlijnd, uniform proces richting de student. Studielink moet dus over allerlei informatie beschikken die op verschillende plekken in de keten aanwezig is.

Multidisciplinair proces

De veranderingen voor Studielink zitten met name in de aanpassingen in de applicatie. Wij proberen het proces van selectie en plaatsing zo goed mogelijk te ondersteunen vanuit de Studielink applicatie. Het interessante is dat we in deze verandering gebruik maken van bestaande overlegstructuren, waarbij je met de bekende ketenpartners samenwerkt, zoals de onderwijsinstellingen en de studentenbonden. Daarnaast zijn diverse werkgroepen opgetuigd om hierover vanuit verschillende disciplines na te denken. Dan moet je bijvoorbeeld denken aan een juridische werkgroep met mensen vanuit OCW, DUO en de instellingen, maar ook een technische groep met bijvoorbeeld leveranciers van de Student Informatie Systemen (SISsen). Er is tevens een communicatiegroep die kijkt naar welke communicatie er moet plaatsvinden. We hebben ook contact met andere ketenpartners, zoals Studiekeuze123, die een belangrijke rol spelen in de communicatie aan de zich oriënterende toekomstige student. Binnen Studielink kijken we welke gegevens nodig zijn en hoe we de applicatie daarvoor moeten aanpassen. Dan voeren we de aanpassingen door in een bepaalde release terwijl we verbeteringen, wensen en optimalisaties in vervolgreleases oppakken. We zijn nu in de implementatiefase van het project aanbeland. Een fase die met name voor de onderwijsinstellingen heel belangrijk is en veel werk met zich mee brengt. We adviseren tijdens deze fase over hoe instellingen het beste gebruik kunnen maken van bepaalde Studielink functionaliteiten en denken mee over hoe ze zaken het beste kunnen regelen. We hebben in vier weken tijd, samen met instellingen en uitzendkrachten die de studentkant naspeelden, een heel jaar volgens de selectie- en plaatsingsprocedure nagespeeld. Tijdreizen noemen we dat. Hierdoor konden we in vier weken tijd alle mogelijke scenario’s naspelen en alle berichten (communicatie tussen de verschillende systemen zoals het SIS en Studielink) in een keer voorbij zien komen.”

Tijdlijn in collegejaar 2016-2017:

vanaf 1 oktober 2016 tot 15 januari 2017 kunnen aankomend studenten zich gaan aanmelden voor selectie, voor maximaal twee studies in plaats van één. Op 15 april 2017 wordt de uitslag gegeven van de decentrale selectie. De student kan zich desgewenst tot 1 mei alsnog aanmelden voor een andere studie zonder selectie. Na de uitslag van de examens komen er mogelijk nog plaatsen vrij en gaan open plaatsen naar studenten lager op de rankinglijst, een dans van acceptatie en afwijzing van studieplaatsen dus.