Roostering of school­administratie uitbesteden, hoe wenselijk en haalbaar is dat?

Roostering of school­administratie uitbesteden, hoe wenselijk en haalbaar is dat?

Veel onderwijsinstellingen hebben werkzaamheden die niet direct met het onderwijs te maken hebben, zoals catering, schoonmaak en onderhoud, uitbesteed aan een derde partij. Een logische keuze, omdat expertise op deze gebieden ligt bij de externe partij. Op deze manier wordt de dienstverlening verbeterd en worden tijd en kosten gereduceerd. Zou uitbesteden ook wenselijk en haalbaar zijn als het gaat om bijvoorbeeld roostering of andere onderwijsadministratieve werkzaamheden? De Link ging op zoek naar het antwoord op deze vraag en sprak onder andere met Ellen van der Zanden, directeur van de Jorismavo in Nijmegen en Jacqueline Lavooy, Manager Operation & Finance van de Willem de Kooning Academie in Rotterdam.

Tekst: Bianca Hendriks
Fotografie: Lilian van Rooij

In andere branches gaat het uitbesteden van werkzaamheden al behoorlijk ver, bijvoorbeeld in de energiebranche en bij banken en verzekeringsmaatschappijen. Daar worden frontofficewerkzaamheden, zoals de klantenservice, ondergebracht bij gespecialiseerde dienstverleners, die ook buiten kantoortijden bereikbaar zijn.

Een belangrijk onderdeel bij de taakstelling van het onderwijs is het continu verbeteren van de kwaliteit. De ondersteunende diensten zijn daarbij van essentieel belang. Wanneer het onderwijs immers een curriculum ontwikkelt dat niet past binnen de huidige beschikbaarheid van zalen, zal dit effect hebben op de kwaliteit en op de tevredenheid van studenten, docenten en ouders. De ondersteunende administratieve werkzaamheden als roostering, toetsorganisatie, cijferadministratie en studentenadministratie kunnen uitbesteed worden. Hierdoor kan het onderwijs zich richten op de corebusiness en heeft men meer tijd voor het onderwijs.

Ellen van der Zanden, Jorismavo:

Hoe ga je een vacature van maar 0,25 fte opvullen, en wat nu als deze medewerker ziek is?”

Te klein voor eigen roostermaker

Binnen het onderwijs zien we dat eerste voorzichtige stappen gezet worden om bijvoorbeeld het roosterproces uit te besteden. Ellen van der Zanden, directeur van de Jorismavo in Nijmegen, geeft aan dat het voor een kleine school als die van haar met maar een beperkt aantal formatieplaatsen veel prettiger is om dit uit te besteden. Want hoe ga je een vacature van maar 0,25 fte opvullen, en wat nu als deze medewerker ziek is? Uitbesteden is dan een goed alternatief, bijvoorbeeld door een centrale roosterfunctie te creëren in samenwerking met andere scholen en/of door een externe partij in te schakelen.

Kwaliteit en continuïteit gewaarborgd

Uit het omnibusonderzoek dat DUO in opdracht van Omix verrichtte onder directeuren van het voortgezet onderwijs kwam naar voren dat scholen de werkdrukverlaging voor hun eigen medewerkers als een belangrijk pluspunt zien van uitbesteden. Zij kunnen zich focussen op hun primaire taken, omdat zij niet ook nog andere werkzaamheden waarin zij vaak niet gespecialiseerd zijn, moeten oppakken. Een ander voordeel dat scholen noemen is de garantie van kwaliteit en continuïteit. Het is prettig te weten dat het rooster goed en actueel is, en niet in gevaar komt door ziekte of afwezigheid van de eigen medewerkers. Ellen van der Zanden en Jacqueline Lavooy, Manager Operations & Finance Hogeschool Rotterdam, Willem de Kooning Academie, beamen dat.

Obstakels

Uitbesteden lijkt dus alleen maar voordelen te hebben, maar toch gebeurt het nog maar weinig in het onderwijs. Hiervoor zijn twee hoofdredenen te noemen. Te beginnen bij het feit dat het uitbesteden van roostering of onderwijsadministratie van organisaties vraagt dat zij hun processen goed op orde hebben en dat deze heel helder zijn. Zoals Ellen van der Zanden aangeeft is een goede communicatie belangrijk en is het zaak om heldere afspraken te maken over verantwoordelijkheden. Het moet dus duidelijk zijn wie wat precies doet en in welke volgordelijkheid. Een helder en eenduidige procesbeschrijving ontbreekt vaak nog bij onderwijsinstellingen. Bovendien zijn werkzaamheden niet altijd gecentraliseerd, waardoor uitbesteden ook lastig wordt omdat er dan geen vast aanspreekpunt is.

Te duur

Een ander veelgehoord argument is dat uitbesteden van werkzaamheden te duur is. En inderdaad, als je sec kijkt naar het uurtarief dat externe partijen in rekening brengen lijken de kosten van uitbesteden hoger dan wanneer je werkzaamheden in huis door een eigen medewerker laat uitvoeren. Maar is dat wel zo? Bij uitbesteden betaal je net zoals bij een uitzendbureau de omrekeningsfactor, waarbij rekening gehouden wordt met onder andere verzuim, verlof en pensioenregeling. Bij verzuim van een eigen medewerker betaal je echter kosten die vele malen hoger zijn doordat je, bij langdurig verzuim, naast de verzuimkosten ook nog eens de kosten draagt voor vervangend personeel. En zo zijn er meer kosten waarmee je rekening moet houden als je personeel op de loonlijst hebt staan. Uitbesteden hoeft per saldo niet duurder te zijn.

Conclusie

De vraag of uitbesteden wenselijk en haalbaar is, hangt dus sterk af van de aard, omvang en professionaliteit van de onderwijsorganisatie. Voor kleine scholen is uitbesteden het meest voor de hand liggend, omdat het hun vaak aan middelen ontbreekt om onderwijslogistieke vakmensen, zoals roostermakers of planners in dienst te nemen. Voor grotere organisatie lijkt uitbesteden minder urgent en ook lastiger haalbaar, omdat met de grotere aantallen opleidingen en studenten de organisatie complexer is. De voordelen die uitbesteden biedt, zijn echter ook groot. Bijvoorbeeld voor wat betreft het verminderen van de werkdruk bij de eigen medewerkers en het zo voorkomen van overbelasting. Bovendien biedt uitbesteding toegang tot gespecialiseerde kennis die niet het hele jaar nodig is. Uitbesteden heeft een aantal voor- en nadelen, maar wanneer men zich wil richten op het borgen van continuïteit, de kwaliteit wil verbeteren en meer tijd (en geld) wil besteden aan het onderwijs zelf, dan is het zeker interessant om samen met een externe partij om de tafel te gaan zitten om samen te bepalen hoe dit gerealiseerd kan worden.

Ellen van der Zanden
Directeur Jorismavo Nijmegen

Onze school telt 172 leerlingen en is daarmee een van de kleinste scholen van het land. Met maar 23 medewerkers vind ik het niet wenselijk om zelf een roostermaker in huis te hebben. Dat is een functie die vraagt om specialistische expertise die je slechts een paar keer per jaar nodig hebt. Onze school maakt onderdeel uit van scholengroep Rijk van Nijmegen, een stichting waarin zeven scholen zich hebben verenigd. Een groot voordeel hiervan is dat we in principe onderwijsondersteunende werkzaamheden samen kunnen regelen. Dit jaar lukte dat even niet en daarom heb ik het roosteren uitbesteed aan een gespecialiseerde zzp’er. Ik vind dat dat prima is gegaan. Je in je eigen school, moet je ook als je het roosteren uitbesteedt wel een paar keer afstemmen met de externe roostermaker om het helemaal goed te krijgen. Goede communicatie is een belangrijke voorwaarde om uitbesteden tot een succes te maken. Het moet duidelijk zijn wat je van elkaar verwacht. Daarnaast vind ik het belangrijk dat de externe roostermaker weet hoe het onderwijs in elkaar zit. Een prettig voordeel van het uitbesteden van roostering is de leveringsgarantie. Je weet zeker dat er uiteindelijk een goed rooster ligt en dat dit niet in gevaar komt door bijvoorbeeld uitval van je eigen medewerker. Het biedt zekerheid en gemak om het op deze manier te regelen en de focus te kunnen houden op onze core business, het onderwijs zelf.”

Jacqueline Lavooy,
Manager Operations & Finance Hogeschool Rotterdam, Willem de Kooning Academie

“Ik heb nog geen ervaring opgedaan met uitbesteding, maar zou dat kunnen overwegen voor bepaalde routinematige werkzaamheden. Bij de afweging om wel of niet uit te besteden zou ik kijken naar verschillende aspecten, bijvoorbeeld of de kwaliteit en continuïteit gegarandeerd zijn en of het betaalbaar is. Bij de Willem de Kooning Academie zijn er zoveel uitzonderingen in het onderwijs en de onderwijsondersteuning dat uitbesteding voorlopig niet aan de orde is. Wel vliegen we regelmatige externen in. We werken nu bijvoorbeeld met Omix-professionals samen in het project ‘Van roosteren naar reserveren’. We gaan het roosterproces heel anders inrichten en zij helpen ons om dit bij een van onze bacheloropleidingen in goede banen te leiden. De externe Omix-professionals adviseren ons bij de omslag en assisteren ook in de pilotperiode, waarin we inzicht krijgen in de mogelijkheden van de applicatie en het nieuwe proces vorm krijgt. Een wezenlijk onderdeel van dit project is dat het onderwijzend personeel zich bewust wordt van deze heel andere werkwijze en deze verantwoordelijkheid ook neemt. Door de samenwerking met Omix hebben we gerichte expertise in huis gehaald. We hebben samen duidelijke afspraken gemaakt over de inzet tijdens het project, zodat we precies wisten waar we financieel aan toe waren. We konden snel schakelen over issues die op kwamen tijdens de projectfase en er was regelmatige afstemming, zowel met de Omixprofessional op locatie als met diens leidinggevende. Omix heeft het project zodanig ingericht dat bij het eindigen van het project de medewerkers van Willem de Kooning in staat zijn het proces in de breedte zelf over te nemen. Indirect zit hier dus tevens een scholings/ begeleidingsopdracht in verweven.“

Omnibus-onderzoek DUO

Hieronder een aantal percentages uit het DUO-onderzoek van juni 2018 onder directeuren van het voortgezet onderwijs.

  • 70% van de respondenten geeft aan uitbesteden te overwegen om de werklast van werknemers te verminderen.
  • 37% van respondenten overweegt uitbesteding om de beschikking te krijgen over gekwalificeerde vakmensen.
  • 35% van de respondenten geeft aan uitbesteding te overwegen voor de flexibele inzetbaarheid.